3 Ultimate εργαλεία PM που πρέπει να μάθετε για να γίνετε πραγματικός ανώτερος διαχειριστής έργου

WBS (Work Breakdown Structure): Επωφεληθείτε από το να δείτε το έργο σας ως χάρτης σκέψης

Δεν μπορείτε να αποφύγετε τις μέρες που υπάρχουν πάρα πολλά από τα πάντα. Αλλά μπορείτε να το αντιμετωπίσετε κομψά με το WBS - ένα είδος θεραπείας για έναν υπεύθυνο έργου.

Είναι όλα σχετικά με τη χρήση ενός χάρτη πορείας για να ξεδιπλωθεί ένα μεγάλο έργο σε διαχειρίσιμα μέρη - παραδοτέα. Μόλις γίνει σωστά, οι προτεραιότητες είναι σαφείς και είστε βέβαιοι ότι θα εστιάσετε σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό. Επιπλέον, θα είστε έτοιμοι να προγραμματίσετε τις εργασίες του έργου (Διάγραμμα Gantt) και τους πόρους (στη Διαχείριση Πόρων).

Συμβουλή 1: Αποσυνθέστε το έργο με τη βοήθεια όλων των εμπλεκομένων, ώστε να αποφύγετε ξαφνικά κενά στη ροή εργασίας. Μόλις το WBS σας είναι έτοιμο, όλα τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτό και να συμφωνούν με αυτά που λέει.

Συμβουλή 2: Η διαχείριση έργων μπορεί μερικές φορές να μετατραπεί σε θορυβώδη αγορά εργασιών. Αλλά εάν αποφύγετε να αναλύσετε υπερβολικά τις λεπτομέρειες κατά την αποσύνθεση του έργου σας, θα λάβετε μια σαφή λίστα παραδοτέων. Τα ακόλουθα δευτερεύοντα καθήκοντα πρέπει να προγραμματιστούν στο Διάγραμμα Gantt.

Διαχείριση πόρων: Κάντε τους ανθρώπους να αγαπούν τη δουλειά τους

Ποιο είναι το πιο κοινό λάθος που κάνουν οι διαχειριστές έργων; Απλώς αγνοεί ένα βασικό εργαλείο PM - Διαχείριση πόρων.

Και εκεί ξεκινούν τα προβλήματα - οι ικανότητες δεν προγραμματίζονται αλλά μαντεύονται και τα παραδοτέα αφορούν περισσότερο το «ελπίζοντας» παρά το «να είμαστε σίγουροι». Η συνεργασία με τη διαχείριση πόρων σημαίνει βελτιστοποίηση δυνατοτήτων, έτσι ώστε οι σωστοί πόροι (άτομα) να προγραμματίζουν να αποφέρουν συγκεκριμένα αποτελέσματα σε έναν εφικτό χρόνο. Μόλις είστε έτοιμοι με αυτό, μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό εργασιών στο γράφημα Gantt.

Συμβουλή 1: Λάβετε υπόψη την ατομικότητα! Χωρίς να γνωρίζετε το στυλ εργασίας των μελών της ομάδας σας, δεν μπορείτε να προγραμματίσετε σωστά τον χρόνο τους. Αλλά αν το κάνετε, θα αποφύγετε περιττά κενά ή καθυστερήσεις.

Συμβουλή 2: Αφήστε χώρο στους ανθρώπους! Μην προγραμματίζετε τους πόρους σας για εργασίες πλήρους απασχόλησης (π.χ. 8 ώρες την ημέρα). Διαφορετικά, μπορεί να καταλήξετε με όλους εξαντλημένους και καμένους. Εάν κρατήσετε λίγο επιπλέον χρόνο, μπορείτε αργότερα να τον χρησιμοποιήσετε για να λύσετε ένα απροσδόκητο ζήτημα που, ας είμαστε ειλικρινείς, είναι μέρος της δουλειάς μας.

Νέες αναφορές πόρων στο Easy Project

Διάγραμμα Gantt: Αποκτήστε τη μεγάλη εικόνα του τι και πότε πρέπει να γίνει

Μερικές φορές πρέπει να απομακρυνθείτε από τα έργα για να δείτε ξεκάθαρα πώς συμβαίνει - αυτή είναι η ώρα για το Διάγραμμα Gantt.

Σας βοηθά να οπτικοποιήσετε τη σχέση μεταξύ των εργασιών του έργου σας και του χρόνου που πρέπει να το ολοκληρώσετε. Και πόσο εκπληκτικό είναι να βλέπουμε με σαφήνεια ποιες εργασίες πρέπει να γίνουν τώρα και τι μπορεί να περιμένει!

Συμβουλή 1: Αρχικά, εξοικειωθείτε με τις κύριες εργασίες από τις οποίες αποτελείται το έργο σας και τον κατά προσέγγιση χρόνο που χρειάζεται για να τις ολοκληρώσετε. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το γράφημα Gantt για να απεικονίσετε τη διαδικασία ροής εργασίας. Ως επιπλέον μπόνους, θα δείτε τους κινδύνους και τις πιθανές συγκρούσεις, ώστε να μπορείτε να βάλετε προτεραιότητες καλύτερα.

Συμβουλή 2: Συμμετοχή όλων! Εφόσον το γράφημα Gantt δείχνει τόσο την εκτίμηση χρόνου όσο και τη σημασία ορισμένων εργασιών, αφήστε την ομάδα σας να συνδεθεί και να το δει. Στη συνέχεια, είναι ευκολότερο για τα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν ο ένας τον ρόλο του άλλου στο έργο.

Συμπέρασμα

Για να εξοικονομήσετε πραγματικά χρόνο και ενέργεια και να κάνετε τη ροή εργασίας ολόκληρου του έργου πιο ομαλή, συνιστούμε τη χρήση των καλύτερων εργαλείων PM – WBS, Διαχείριση πόρων, να Gantt διάγραμμα – μαζί σε μια πλατφόρμα. Απλώς θα νιώσετε πολύ καλύτερα χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε νέα και νέα προγράμματα και παράθυρα. Κοίτα, το δικό μας Εύκολο έργο είναι τώρα δωρεάν για τις πρώτες 30 ημέρες και σας επιτρέπει:

➔ Διαχωρίστε το έργο σας σε μικρότερα βήματα χρησιμοποιώντας το WBS Tool και κάντε όλα τα παραδοτέα όσο το δυνατόν πιο οπτικά.

➔ Τοποθετήστε όλες τις απαραίτητες εργασίες και τον εκτιμώμενο χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωσή τους το ένα δίπλα στο άλλο χρησιμοποιώντας το Διάγραμμα Gantt.

➔ Προγραμματίστε τις ικανότητές σας ρεαλιστικά και αποφύγετε συγκρούσεις, καθυστερημένες και απαίσιες εμφανίσεις των μελών της ομάδας σας.

➔ Να είστε απαλλαγμένοι από μη αυτόματες αλλαγές και προσαρμογές – αυτό που κάνετε στη Διαχείριση πόρων αντικατοπτρίζεται στο Gantt και αντίστροφα.

➔ Δείτε τι πραγματικά χρειάζεστε για να εργαστείτε και αποκρύψτε ό, τι δεν είναι απαραίτητο αυτήν τη στιγμή (π.χ. ορόσημα, επισημάνσεις).

Καλή τύχη με την επιλογή το σωστό λογισμικό για το έργο σας!