6 επιχειρηματικές απειλές το 2020 και πώς να τις αντιμετωπίσουμε χρησιμοποιώντας τη διαχείριση κινδύνων

2020 είναι ένα σημείο καμπής όσον αφορά τη διαχείριση κινδύνων. Με το ξέσπασμα του κρίση του κοροναϊού και το οριστικό τέλος της μακράς περιόδου οικονομικής ανάπτυξης, οι περισσότερες εταιρείες αλλάζουν από τη μεγιστοποίηση των κερδών και την επίτευξη των KPI ανάπτυξης σε σταθεροποίηση και εξασφάλιση της επιχείρησής τους και προετοιμασία για τις σημαντικές αλλαγές που μας περιμένουν τις επόμενες εβδομάδες, μήνες και χρόνια.

Ποιοι είναι οι πιο συνηθισμένοι κίνδυνοι;

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πιο συνηθισμένοι κίνδυνοι αντιμετωπίζουμε σήμερα ή θα αντιμετωπίσουμε σύντομα.

1) Οικονομικά προβλήματα, ταμειακές ροές και περικοπές προϋπολογισμού

Ο συνδυασμός των κυβερνητικών κανονισμών, η καραντίνα, το κλείσιμο μεγάλου αριθμού εταιρειών, η αναστολή ή η μείωση πολλών υπηρεσιών είτε για οικονομικούς είτε για λόγους ανθρώπινου δυναμικού, οι περικοπές προϋπολογισμού στις περισσότερες εταιρείες και η αβεβαιότητα για το μέλλον έχουν προκαλέσει όλα τα οικονομικά μας σχέδια και προβλέψεις είχαμε στις αρχές του 2020 είναι τώρα απολύτως εκτος πραγματικοτητας. Ως εκ τούτου, αναμένεται ότι πολλές εταιρείες θα πρέπει να αντιμετωπίσουν προβλήματα ταμειακών ροών, διαχείριση κρίσεων και να αναζητήσουν σημαντικές οικονομικές αποταμιεύσεις αντί για προγραμματισμένη ανάπτυξη και επέκταση σε νέες αγορές.

2) Διακοπή της εφοδιαστικής αλυσίδας

Σύμφωνα με ένα επισκόπηση από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Αλυσίδας Εφοδιασμού τον Μάρτιο, σχεδόν Το 75% των εταιρειών παρουσίασαν διακοπές στην αλυσίδα εφοδιασμού λόγω της πανδημίας Covid-19 και των περιορισμών επιβάλλεται. Η μεταποίηση, το λιανικό εμπόριο και πολλές άλλες εταιρείες βρίσκονται επομένως σε μεγάλη αβεβαιότητα σχετικά με την προμήθεια αγαθών από την Κίνα, η οποία συχνά είναι ο κύριος ή ακόμη και ο μοναδικός προμηθευτής τους.

3) Άνθρωποι, παραγωγικότητα εργασίας και διαχείριση πόρων

Ταχείες και απροσδόκητες αλλαγές, όπως η μειωμένη ζήτηση για τα περισσότερα αγαθά και υπηρεσίες, μέτρα καραντίνας, αυξημένη απομακρυσμένη εργασία από το σπίτι, αλλά και οι νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες που προκύπτουν από κάθε κρίση, έχουν προκαλέσει στις εταιρείες να αντιμετωπίσουν ζητήματα ανθρώπινου δυναμικού περισσότερο από ποτέ , και πρέπει να σχεδιάσουν με ευελιξία την ικανότητα εργασίας τους. Έτσι, θέματα όπως έλεγχος και διαχείριση απομακρυσμένης εργασίας από έναν γραφείο στο σπίτι χρησιμοποιώντας εξειδικευμένο λογισμικό έργου όπως το Easy Project, παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, Αλλά επίσης μείωση των ωρών εργασίας, μια μείωση των μισθών, ή απολύσεις έγινε σχετικό.

4) Ασφάλεια στον κυβερνοχώρο

Με το ξέσπασμα της πανδημίας του κοροναϊού και την ανακοίνωση της καραντίνας, οι εταιρείες μετέφεραν εκατομμύρια υπαλλήλους τους σε ένα γραφείο στο σπίτι. Πολλοί από αυτούς τους ανθρώπους εργάζονται εξ αποστάσεως για πρώτη φορά στη ζωή τους, και πολλοί σε μη ασφαλή δίκτυα και συσκευές που είναι εύκολοι στόχοι για χάκερ. Γι 'αυτό έχουμε δει ένα συνεχώς αυξανόμενος αριθμός επιθέσεων στον κυβερνοχώρο τους τελευταίους μήνες.

5) Νομικά ζητήματα

Υπό το φως των γεγονότων που περιγράφονται παραπάνω, είναι πολύ πιθανό ότι πολλοί μικρότεροι επιχειρηματίες, καθώς και μεσαίοι και μεγάλοι εταιρείες, δεν θα είναι πλέον σε θέση να εκπληρώσουν τις συμβατικές και άλλες νομικές τους υποχρεώσεις. Αυτό θα αντικατοπτρίζεται στην αυξημένη αβεβαιότητα μεταξύ των επιχειρηματικών εταίρων, σε άλλα μέτρα εξοικονόμησης κόστους, ακόμη και σε αυξημένο αριθμό δικαστικών διαφορών και ζημιών.

6) Απροετοιμασία για τον «νέο κανονικό» κόσμο

Αν και μεγάλο μέρος της τρέχουσας αλλαγής είναι μάλλον αρνητικό, η όλη κατάσταση μπορεί να θεωρηθεί ως μεταμόρφωση του συστήματος. Πολλοί άνθρωποι και εταιρείες εξακολουθούν να αναζητούν μια επιστροφή στην «κανονική» κατάσταση πριν από την έξοδο της κρίσης, στην οποία η επιχείρησή τους λειτούργησε και δημιούργησε κέρδος. Ωστόσο, νομίζω ότι δεν εισέρχεστε ποτέ στο ίδιο ποτάμι δύο φορές, και το Ο νέος «φυσιολογικός» κόσμος που αναδύεται από αυτήν την κρίση μπορεί για πάντα να είναι πολύ διαφορετικός από τον παλιό για πολλές βιομηχανίες. Αυτό θα οδηγήσει αναπόφευκτα στο τέλος ή την αποδυνάμωση πολλών επιχειρήσεων. Αντίθετα, θα ανοίξει επίσης νέες ευκαιρίες που τελικά θα οδηγήσουν στην αναδιανομή του κεφαλαίου τόσο σε τοπικό όσο και σε παγκόσμιο επίπεδο. Πολλές αλλαγές μπορεί επίσης να επιταχυνθούν από μια πολιτική αλλαγή που προκαλείται από μια σημαντική αλλαγή διάθεσης στην κοινωνία που σχετίζεται με τις επιπτώσεις της οικονομικής κρίσης και της αβεβαιότητας. Μπορούμε ήδη να παρατηρήσουμε πολλά νέες τάσεις Σήμερα, όπως η επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού χωρών και εταιρειών, η αλλαγή συμπεριφοράς καταναλωτικών αγορών, ακόμη και η ταχύτερη ανάπτυξη του ηλεκτρονικού εμπορίου ή η άνοδος της τηλεϊατρικής.

Δεν έχει σημασία αν επηρεάζεστε από πολλές από τις απειλές που περιγράφονται παραπάνω ή αν έχετε εντοπίσει εντελώς διαφορετικές προκλήσεις στην επιχείρησή σας. Αποτελεσματικός διαχείριση κινδύνων και οι αρχές της μπορούν να εφαρμοστούν εύκολα σε οποιοδήποτε πρόβλημα αυτό δεν είναι απολύτως βέβαιο ότι θα συμβεί.

Αν και υπάρχουν αμέτρητες συμβουλές για το "πώς να διαχειριστείτε τον κίνδυνο", στόχος μου δεν είναι να σε κατακλύσω με ιδέες και μαθήματα, των οποίων η χρηστικότητα και η λειτουργικότητα είναι συχνά αρκετά ατομικά για ένα δεδομένο είδος έργου και τύπο κινδύνου. Αντίθετα, θέλω εισάγετε τρεις καθολικές αρχές που αποτελούν τα θεμελιώδη στοιχεία της επιτυχίας διαχείριση των κινδύνων, ανεξάρτητα από το αν είστε εταιρεία πληροφορικής, μεσαίου μεγέθους κατασκευαστική εταιρεία ή μικρή startup.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση κινδύνου;

Στο δεύτερο μέρος του άρθρου, παρουσιάζω τις θεμελιώδεις αρχές του διαχείριση των κινδύνων που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε αυτές τις απειλές.

1. Περιεκτική προσέγγιση από την αναγνώριση έως τη διαχείριση των βημάτων δράσης

Η διαχείριση κινδύνων έχει μια σαφή μεθοδολογία και διάφορες φάσεις, η σωστή εφαρμογή των οποίων είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή διαχείριση οποιασδήποτε πιθανής απειλής. Θεωρητικά, οι μεμονωμένες φάσεις μπορεί να κληθούν διαφορετικά, αλλά κατ 'αρχήν, αυτές είναι Αναγνώριση - Εκτίμηση - Αντίδραση - Λύση - Έλεγχος.

Προσδιορισμός κινδύνου είναι φαινομενικά η πιο απλή φάση, του οποίου Ο σκοπός είναι να αποκαλυφθούν όλες οι πιθανές απειλές. Συνιστώ τη χρήση καταιγισμού ιδεών, όπου τα μέλη της ομάδας ρίχνουν έναν πιθανό κίνδυνο μετά τον άλλο, συζητήστε το καθένα και ο διοργανωτής γράφει τους κινδύνους στον πίνακα, έτσι ώστε όλοι να μπορούν να τους δουν. Στον δεύτερο γύρο, ο διοργανωτής διανέμει ένα κομμάτι χαρτί για κάθε μέλος και αυτό που ακολουθεί είναι ένα μπλοκ 10-15 λεπτών, όπου ο καθένας έχει χώρο να σκεφτεί τον εαυτό του και να γράψει επιπλέον κινδύνους που δεν έχουν ακόμη εντοπιστεί. Στο τέλος της αναγνώρισης κινδύνου, τα μέλη της ομάδας θα προχωρήσουν το ένα μετά το άλλο μπροστά από το διοικητικό συμβούλιο, θα παρουσιάσουν εν συντομία τους κινδύνους τους και θα τους γράψουν στον πίνακα μεταξύ των άλλων απειλών.

Αυτό ακολουθείται από ένα εκτίμηση του κινδύνου, σκοπός του οποίου είναι η εκτίμηση, η ιεράρχηση και ο αποκλεισμός μεμονωμένων σημείων που δεν αποτελούν κινδύνους. Ειδικά επειδή ο πιθανός αντίκτυπος ή το ποσοστό πιθανότητας είναι αμελητέος ή, αντιστρόφως, επειδή η εκπλήρωσή τους φαίνεται σχεδόν σίγουρη. Τότε, αυτοί δεν είναι κίνδυνοι, αλλά πραγματικά προβλήματα. Ωστόσο, μπορούμε συνήθως να χρησιμοποιήσουμε μια μεθοδολογία διαχείρισης κινδύνου για να τις αντιμετωπίσουμε ούτως ή άλλως.

Κατά την αξιολόγηση μεμονωμένων κινδύνων, εφαρμόζουμε τις μεθόδους ποιοτικής και στη συνέχεια ποσοτικής ανάλυσης. Προσδιορίζουμε συγκεκριμένα το αυστηρότητα, τη πιθανότητα εκπλήρωσης, τη πιθανές συνέπειες, τη χρονική εγγύτητα της εκπλήρωσης, και το ποσό του δυνατού δημοσιονομικές επιπτώσεις. Λαμβάνοντας υπόψη την πιθανότητα και τον πιθανό οικονομικό αντίκτυπο, μπορούμε εύκολα να υπολογίσουμε το απαιτούμενο αποθεματικό έκτακτης ανάγκης. Για σωστή αξιολόγηση, προτείνω να χρησιμοποιήσετε εξειδικευμένο λογισμικό που θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα διασφαλίσει ότι δεν έχετε ξεχάσει τίποτα. Εκτός αυτού, θα απεικονίσει τους αξιολογηθέντες κινδύνους σε γραφήματα και δείκτες όπως το Risk Matrix, το οποίο εμφανίζει μεμονωμένους κινδύνους ανάλογα με τη σοβαρότητα και το ποσοστό πιθανότητας και έτσι σας επιτρέπει να καθορίσετε με σαφήνεια τις προτεραιότητές σας.

Η αξιολόγηση κινδύνου ακολουθείται από το Φάση απόκρισης, στον οποίο πρέπει να επιλεγεί ο καταλληλότερος τρόπος αντιμετώπισης του κινδύνου. Σημειώστε, ωστόσο, ότι το Η επιλογή δεν περιορίζεται μόνο στα μέσα αποστροφής. Κατ 'αρχήν, έχουμε πολλές πιθανές αντιδράσεις - αποτροπή κινδύνου, μετριασμό, αποδοχή ή μεταφορά σε τρίτο μέρος. Είναι συνήθως πιθανό ότι έχετε εντοπίσει περισσότερους κινδύνους από ό, τι μπορείτε να αποφύγετε ή ότι η αποτροπή όλων αυτών δεν θα ήταν αποτελεσματική λαμβάνοντας υπόψη το κόστος ευκαιρίας. Επομένως, είναι ζωτικής σημασίας να μην υποτιμάτε τη φάση αξιολόγησης, καθώς θα σας επιτρέψει να δώσετε προτεραιότητα και να αποφασίσετε σωστά ποιοι κίνδυνοι θα αντιμετωπίσετε και ποιοι απλώς θα αποδεχτείτε.

Το προτελευταίο στάδιο των κινδύνων που έχετε επιλέξει να αντιμετωπίσετε είναι το λύση. Τώρα έρχεται στο παιχνίδι η διαχείριση του έργου, οι εργασίες, οι προθεσμίες και ο συντονισμός της ομαδικής εργασίας. Συνήθως μπορείτε να διαχειριστείτε τα βήματα δράσης για την αντιμετώπιση των κινδύνων σε συνηθισμένο λογισμικό διαχείρισης έργων. Χρησιμοποιώ το Easy Project, στο οποίο μπορώ εύκολα να διαχειριστώ τα απαραίτητα βήματα δράσης ως διαχειριστής έργου, καθώς και να αξιολογήσω, να αξιολογήσω και να απεικονίσω μεμονωμένους κινδύνους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορώ ελέγξτε ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης κινδύνου στο ίδιο λογισμικό που χρησιμοποιώ για τη διαχείριση έργων.

Μόλις εντοπιστούν οι κίνδυνοι, αξιολογούνται και διαχειρίζονται τα βήματα δράσης, το μόνο που μένει είναι έλεγχος. Ως μέρος του ελέγχου κινδύνων, παρακολουθώ τακτικά μεμονωμένους κινδύνους (ιδανικά απεικονίζονται σε γραφήματα και δείκτες) και ανταποκρίνομαι στις μεταβαλλόμενες συνθήκες, οι οποίες συνήθως εκδηλώνονται με μια αλλαγή στις πιθανές συνέπειες ή μια αλλαγή στην πιθανότητα εκπλήρωσης. Ιδανικά, με τη μορφή σημαντικού μετριασμού των πιθανών επιπτώσεων ή ακόμη και της αποστροφής του ίδιου του κινδύνου.

2. Εφαρμογή στις καθημερινές λειτουργίες

Όπως ανέφερα στην εισαγωγή, η μεγαλύτερη αδυναμία της διαχείρισης κινδύνου είναι ότι είναι πιθανό να ξεχαστεί μέχρι να συμβεί κάτι πραγματικά. Χωρίς προηγμένη πρόληψη, οι ομάδες βρίσκονται συχνά στη μέση της διαχείρισης κρίσεων με το μόνο καθήκον να ελαχιστοποιήσουν τη ζημιά, η οποία μπορεί να μην έχει συμβεί καθόλου. Όσο αργότερα έρχεται η αντίδραση, τόσο πιο δύσκολο είναι να λυθεί το πρόβλημα. Επομένως, η πρόληψη με τη μορφή Η διαχείριση κινδύνων είναι συνήθως φθηνότερη και πιο αποτελεσματική από την άποψη των ζημιών και των ισχυρισμών χωρητικότητας από την επίλυση ενός ζητήματος που έχει ήδη προκύψει.

Η ενσωμάτωση της διαχείρισης κινδύνου σε καθημερινές διαδικασίες είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να ξεκινήσετε τελικά την πρόληψη εγκαίρως. Αλλά πώς να το κάνω; Από την εμπειρία μου, τα ακόλουθα τρία βήματα θα αποδειχθούν χρήσιμα:

• 1) Ρυθμίστε τη διαδικασία διαχείρισης κινδύνου για να ταιριάζει στο μέγεθος και τις λειτουργίες της εταιρείας σας και να εμπλέξετε όλους τους υπαλλήλους σε αυτήν. Κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τον εντοπισμό κινδύνων στην εργασία του και θα πρέπει να έχει κίνητρο για την αντιμετώπισή του, είτε μόνος του είτε σε συνεργασία με τον προπονητή. Αντίθετα, δεν πρέπει να γίνεται ανεκτή η επαναλαμβανόμενη παράβλεψη των κινδύνων και η μη συμμετοχή στη διαδικασία ταυτοποίησης και λύσης.
• 2) Διορίστε έναν πληρεξούσιο κινδύνου στην ομάδα ή το τμήμα σας. Το ιδανικό άτομο για αυτόν τον ρόλο είναι, για παράδειγμα, ένας διαχειριστής έργου που βρίσκεται σε συγχρονισμό με όλους τους ειδικούς του έργου και έχει μια επισκόπηση όλων όσων συμβαίνουν. Ένας πληρεξούσιος κινδύνου συνήθως δεν μπορεί να εκτελέσει τη λειτουργία του σε έργα ή τμήματα όπου, λόγω της φύσης της κύριας εργασίας του, δεν ασχολείται πλήρως καθημερινά. Επομένως, εάν είστε μεγαλύτερη εταιρεία, σας συνιστώ να διορίσετε περισσότερους δικηγόρους κινδύνου για να καλύψετε όλα τα έργα σας. Το καθήκον του πληρεξούσιου δεν είναι να αποτρέψει όλους τους κινδύνους από την εξουσία κάποιου, αλλά να οδηγήσει τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας να αντιμετωπίσουν τους πιθανούς κινδύνους και να δημιουργήσουν μια αποτελεσματική διαδικασία που θα βοηθήσει στην επίλυσή τους. Έτσι, ο πληρεξούσιος κινδύνου είναι ένα άτομο που συχνά υποβάλλει αυτήν την ερώτηση στις συναντήσεις: "Ποιοι είναι οι κίνδυνοι αυτής της απόφασης;" και θα είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι οι επιμέρους φάσεις, δηλαδή. Αναγνώριση - Αξιολόγηση - Απόκριση - Λύση - Η επιθεώρηση θα πραγματοποιηθεί πραγματικά.
• 3) Μην αντιμετωπίζετε τη διαχείριση κινδύνου σε υπολογιστικό φύλλο του Excel, στην οποία όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση, αλλά κανείς δεν πηγαίνει πραγματικά εκεί. Αντ 'αυτού, ενσωματώστε τη διαχείριση κινδύνων σε ένα σύστημα έργου που τα μέλη της ομάδας χρησιμοποιούν καθημερινά.

3. Συμμετοχή όλης της ομάδας, ευελιξία και συνεργασία εξ αποστάσεως

Όπως πιθανώς ήδη καταλαβαίνετε, η διαχείριση κινδύνων δεν είναι ξεχωριστή δραστηριότητα ενός ειδικού. Συχνά είναι απαραίτητο να συμμετέχουν περισσότερα μέλη της ομάδας και μερικές φορές εξωτερικοί ειδικοί, όπως δικηγόρος, λογιστής ή αναλυτής δεδομένων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στη φάση αναγνώρισης και αξιολόγησης όταν χρειάζεστε εμπειρογνωμοσύνη σε διαφορετικούς τομείς για να μπορείτε να βρείτε και να αξιολογήσετε σωστά διαφορετικούς κινδύνους. Είναι σχεδόν αδύνατο για ένα άτομο να αναγνωρίσει σωστά και να αξιολογήσει όλα τα προϊόντα, οικονομικά, νομικά, προσωπικά καθώς και τεχνικούς κινδύνους. Η συμμετοχή περισσότερων ανθρώπων, η ανάθεση εργασιών και η διασφάλιση της αποτελεσματικής επικοινωνίας θα χρειαστούν επίσης στη φάση της λύσης, όταν προσπαθείτε να αποτρέψετε τον κίνδυνο ή τουλάχιστον να μειώσετε τον αντίκτυπό του.

Τα γεγονότα του Το 2020 μάς διδάσκει πόσο σημαντική είναι η ευελιξία και η δυνατότητα εξ αποστάσεως εργασίας στη διαχείριση έργων και ανθρώπων. Αυτό είναι ιδιαίτερα αληθές στη διαχείριση κινδύνων. Για παράδειγμα, μπορεί εύκολα να συμβεί ότι, την τελευταία στιγμή, ανακαλύπτετε έναν κίνδυνο που θα είχε καταστροφικές επιπτώσεις και του οποίου η πιθανότητα δεν είναι χαμηλή. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να απαντήσετε το συντομότερο δυνατό, να εμπλακείτε στην ομάδα, να σχεδιάσετε δράση, να διαθέσετε πόρους, να δημιουργήσετε εργασίες, να ορίσετε προθεσμίες και να συντονίσετε αποτελεσματικά ολόκληρη τη διαδικασία. Συχνά σε συνεργασία με άτομα που, για κάποιο λόγο, δεν μπορούν να βρίσκονται στο γραφείο ή να εργάζονται εξ αποστάσεως από προεπιλογή.

Η ταχύτητα και η αποτελεσματικότητα της απάντησής σας θα επηρεαστούν σημαντικά από τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε. Ως εκ τούτου, Συνιστώ τη χρήση ολοκληρωμένου λογισμικού διαχείρισης κινδύνων όπως το ήδη αναφερθέν Εύκολο έργο. Προσφέρει ειδικές λειτουργίες για όλες τις μεμονωμένες φάσεις της διαχείρισης κινδύνου καθώς και για όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά διαχείρισης έργων όπως λίστες ελέγχου με προθεσμίες, Διαγράμματα Gantt, Χάρτες μυαλού WBS, ολοκληρωμένο ημερολόγιο, ομαδική συζήτηση, να τηλεδιάσκεψη μέσω ενοποίησης Zoom or πόρος και εργαλεία οικονομικής διαχείρισης. Με μερικά κλικ, μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν και να αποφασίσετε μόνοι σας.

Σας εύχομαι καλή τύχη στον εντοπισμό και τη διαχείριση των κινδύνων σας.