Τα καλύτερα εργαλεία για τη διαχείριση ψηφιακών έργων (Μέρος 1): Πώς διαφέρει η ψηφιακή διαχείριση έργων από τα κλασικά έργα και πώς να έχετε σταθερό έλεγχο πάνω τους

Ακούγεται πάρα πολύ; Να είστε βέβαιοι ότι ο σχεδιασμός του ψηφιακού έργου είναι εύκολο να χειριστεί εάν έχετε μια καλή και έτοιμη διαδικασία εργασίας. Και θα σας βοηθήσουμε τώρα.

Τα βασικά παραμένουν τα ίδια

Κάθε διευθυντής έργου πρέπει να εργαστεί με τα βασικά βήματα του διαχείριση εργασιών και διαδικασιών, ακόμη και για ψηφιακά έργα. Σχετικά με αυτό είναι μεμονωμένα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε την ομαλή πρόοδο του έργου σας (μπορεί να χρησιμοποιείτε κάποια από αυτά ήδη). Σύμφωνα με την εμπειρία μας, ένα σύνολο χαρτοφυλάκιο λειτουργιών απαιτείται, κυρίως Δομή κατανομής εργασιών (WBS), Πίνακας ελέγχου εργασιών, και το συνάντηση Ημερολόγιο.

Ναι, μπορεί να μην ακούγεται πολύ εκπληκτικό, αλλά ένα έργο στο οποίο σχεδιάζετε ώρες συνάντησης εκ των προτέρων (είτε online είτε αυτοπροσώπως) μπορεί να σας εξοικονομήσει αρκετές ώρες αργότερα. Συχνά συμβαίνει σε εμάς, για παράδειγμα, ότι δεν μπορούμε να προγραμματίσουμε μια επείγουσα απαιτούμενη συνάντηση, καθώς το ημερολόγιό μας έχει ήδη συμπληρωθεί.

Στη συνέχεια, ολόκληρο το έργο καθυστερεί μία ή δύο ημέρες. Επομένως, είναι καλύτερο να προγραμματίζετε εκ των προτέρων τις λεγόμενες σταθερές συναντήσεις (και θα υπάρχουν περισσότερες από αρκετές από αυτές στη διαδικασία του ψηφιακού έργου). Όπως λέμε, είναι καλύτερο να ακυρώσετε μια συνάντηση παρά να μην μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση.

Και μια ακόμη συμβουλή: Τα περισσότερα ψηφιακά προϊόντα (όπως ένας ιστότοπος ή μια εφαρμογή) πρέπει να δοκιμαστούν και στη συνέχεια να τροποποιηθούν σύμφωνα με τα αποτελέσματα της δοκιμής. Επομένως, μην ξεχάσετε να αφιερώσετε χρόνο στον προγραμματισμό σας για αυτές τις εργασίες, οι οποίες συνήθως απαιτούν πολύ χρόνο.

Πώς να απαντήσετε σε απρόβλεπτες αλλαγές

Εάν μπορούσατε να προετοιμαστείτε για απρόβλεπτες αλλαγές, δεν θα ήταν απρόβλεπτες. Γι 'αυτό είναι καλή ιδέα να μάθετε αυτά τα εργαλεία διαχείρισης έργων που σας επιτρέπουν να κάνετε γρήγορα προσαρμόστε τη ροή εργασίας σας σε οποιαδήποτε κατάσταση. Εύκολη διαχείριση έργου χρησιμοποιείται στις περισσότερες ψηφιακές περιοχές παγκοσμίως. Στο Easy Project προσφέρουμε διάφορα εργαλεία:

• Πίνακας εργαλείων Sprint - σας επιτρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς την απόδοση και την επίτευξη των στόχων της ομάδας σας με τους οποίους έχει δεσμευτεί.

• Agile Board για Scrum - χάρη στη λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης, μπορείτε εύκολα να μετακινήσετε εργασίες από το καθυστέρηση σε σπριντ. Η κατάσταση των εργασιών και το υπεύθυνο άτομο που σχετίζονται με αυτό θα αλλάξουν αυτόματα σύμφωνα με το τρέχον στάδιο.

• Kanban - προσωπικά και ομαδικά συμβούλια - η λήψη μιας επισκόπησης των εργασιών που σας περιμένουν είναι εύκολη με αυτήν την πολύ δημοφιλή μεθοδολογία. Εάν μια εργασία πρέπει να έχει προτεραιότητα, απλώς "σύρετε και αποθέστε" εκεί που ανήκει και όλοι θα δουν την αλλαγή αμέσως. Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε την ενότητα σε οποιαδήποτε προσωπική σελίδα.

Παρακολούθηση χρόνου όπως θα έπρεπε

Ενδέχεται να αντιμετωπίσετε ορισμένες εργασίες για πρώτη φορά κατά την εφαρμογή ενός ψηφιακού έργου - όπως ανάλυση λέξεων-κλειδιών ή δοκιμές A / B. Μπορεί επομένως να είναι κάπως δύσκολο για εσάς να προσδιορίσετε πόσο καιρό θα διαρκέσουν αυτές οι εργασίες. Κατά τη δημιουργία του Δομή κατανομής κόστους (CBS), παρέχετε μια χρονική (και οικονομική) εκτίμηση, αλλά θα είναι σημαντικό να την παρακολουθείτε, ειδικά εάν αναθέτετε σε τρίτους οποιοδήποτε από αυτά τα μέρη του έργου. Η λύση είναι να χρησιμοποιήσετε το Παρακολούθηση χρόνου function - οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν εβδομαδιαία φύλλα χρόνου εδώ και τα συγκρίνετε με την εκτίμηση στο CBS και στη συνέχεια να τα εγκρίνετε.

Επίσης σχετίζεται με την παρακολούθηση του χρόνου είναι Έλεγχος έργου. Ασχολείται όχι μόνο με την παρακολούθηση της οικονομικής απόψεως αλλά και με την ο χρόνος εργάστηκε σε έργα και η ικανότητα των πόρων σας. Σίγουρα θα εκτιμήσετε το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης, το οποίο θα σας ειδοποιεί π.χ. για τον κίνδυνο υπέρβασης του προϋπολογισμού του έργου. Το πιο λεπτομερές εργαλείο είναι Κερδισμένες Διαχείρισης Αξία, χάρη στην οποία μπορείτε εύκολα να μετρήσετε την απόδοση και την πρόοδο του έργου σας.

Ό, τι έχετε κάνει μία φορά, μπορείτε να κάνετε ταχύτερα την επόμενη φορά

Αν έχετε πίσω σας μια ψηφιακή διαδικασία (έναρξη, διαδικασία, δοκιμή προϊόντων, βελτιστοποίηση και εκκίνηση), απενεργοποιήστε. Πιθανότατα, ένα νέο έργο σας περιμένει σύντομα. Ας δούμε πώς να διαχειριστείτε τη διαχείριση έργων ακόμα πιο άνετα αυτή τη φορά.

Πρότυπα του έργουθα σας βοηθήσει περισσότερο για να εξοικονομήσετε χρόνο. Έχουμε προετοιμαστεί για εσάς Εύκολα πρότυπα έργου για τους πιο συνηθισμένους τύπους έργων, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να προσαρμόσετε ανάλογα με το έργο που σας περιμένει, καθώς και το στυλ διαχείρισης του έργου σας. Όσον αφορά τα ψηφιακά προϊόντα, πρότυπα ανάπτυξης προϊόντων θα σας ενδιαφέρει ιδιαίτερα.

Αφού αποκτήσετε την εμπειρία με το πρώτο έργο, θα γνωρίζετε επίσης ποιες λειτουργίες, εργαλεία και αναφορές χρησιμοποιείτε συχνότερα. Έτσι μπορείτε να προσαρμόσετε αυτό που βλέπετε μέσω του Προσωπικοί πίνακες ελέγχου χαρακτηριστικό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ημερολόγιο, τη μονάδα χρήσης πόρων και την απόδοση σε επιλεγμένα KPI. Ομοίως, τα ακόλουθα θα μπορούν επίσης να προσαρμόσουν τις σανίδες τους:

• μέλη της ομάδας του έργου
• επικεφαλής της ομάδας
• διαχειριστής χαρτοφυλακίου - που μπορεί, BTW, να είναι η περίπτωσή σου
• Κύριος Scrum
• Διευθύνων Σύμβουλος

Χαρακτηριστικά

Η διαχείριση ψηφιακών έργων διαφέρει με διάφορους τρόπους από τη διαχείριση των «κλασικών» έργων. Η βάση είναι η ίδια - καλή προετοιμασία κατά τον προγραμματισμό εργασιών και τη διάθεση χρόνου για επακόλουθες δοκιμές και βελτιστοποίηση (A / B). Ωστόσο, για να αποφύγετε τη διαχείριση του ψηφιακού έργου σας, θα χρειαστείτε ειδικά εργαλεία για ευέλικτη διαχείριση και παρακολούθηση χρόνου.

Και μετά το πρώτο επιτυχημένο ψηφιακό έργο σας, μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε τα προκαθορισμένα πρότυπα μας, τα οποία θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο την επόμενη φορά. Κρατάμε τα δάχτυλά μας σταυρωμένα για εσάς. Εάν έχετε απορίες, απλώς ρωτήστε!