Καλύτερα εργαλεία για τη διαχείριση ψηφιακών έργων (Μέρος 2): Πώς να διαχειρίζεστε τους κινδύνους, τη χρηματοδότηση και τους ανθρώπους
Διαχείριση Κινδύνων και Digitalηφιακά Έργα
Ο προσδιορισμός του κινδύνου είναι σαν να συλλέγετε όλα όσα μπορούν να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην ανάπτυξη του έργου. Αυτό δεν ακούγεται πολύ δελεαστικό, αλλά αν συμπεριλάβετε αυτήν τη δραστηριότητα στη φάση σχεδιασμού του έργου, θα βοηθήσετε πολύ τον εαυτό σας (και το έργο σας). Επιπλέον, λαμβάνετε μια χρήσιμη λίστα στην οποία μπορείτε να εγγράψετε απευθείας το εργαλείο διαχείρισης κινδύνων.
Αυτή είναι μια πλήρης διαδικασία διαχείρισης έργου:
- Προσδιορισμός και αξιολόγηση κινδύνου - μάθετε την πιθανότητα, τη σοβαρότητα και το χρονοδιάγραμμα των κινδύνων και, κατά συνέπεια, σε ποιο αποθεματικό έκτακτης ανάγκης μπορείτε να βασιστείτε.
- Παρακολούθηση και έλεγχος κινδύνου - φιλτράρετε τους μεμονωμένους κινδύνους, π.χ. βάσει έργου, σοβαρότητας ή χρονικού διαστήματος, και δώστε τους προτεραιότητα ανάλογα.
- Διαχείριση κινδύνου - εκχώρηση απάντησης στον κίνδυνο και αντιμετώπισή του: δημιουργία καθηκόντων, ανάθεση υπεύθυνων ατόμων και παρακολούθηση των εξελίξεων.
Άκρο: Αποστολή μαζικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα τα μέλη της ομάδας που ρωτούν: "Τι πιστεύετε ότι μπορεί να πάει στραβά εδώ;" δεν είναι η βέλτιστη λύση. Καλύτερα να καλέσετε μια συνάντηση! Δεν είναι ακόμα το πρότυπο στην περιοχή μας, αλλά αν συζητήσετε τους κινδύνους απευθείας μεταξύ σας - και ακόμη και με τον πελάτη - στο τέλος, θα εξοικονομήσετε χρόνο. Επιπλέον, δεν θα παραβλέψετε τους ειδικούς κινδύνους που ενδέχεται να μην μπορείτε να προσδιορίσετε ως διαχειριστές, αλλά οι ειδικοί σας θα το κάνουν. Οι συνάδελφοι που είναι υπεύθυνοι για κάθε εργασία θα είναι σε θέση να εξηγήσουν απευθείας στα άλλα μέλη της ομάδας ποιος είναι ο κίνδυνος στο μέρος τους του έργου και τι μπορεί να γίνει γι 'αυτό. Για ψηφιακά έργα, υπάρχουν αρκετά να εξηγήσουν, ειδικά από προγραμματιστές. Για παράδειγμα, εξαλείφετε την απειλή ανεπαρκών παραδόσεων, οι οποίες στη συνέχεια θα μπορούσαν να "μπλοκάρουν" το έργο. Εκτός αυτού, η τοποθέτηση του εγκεφάλου σας θα σας βοηθήσει όχι μόνο να εντοπίσετε απειλές αλλά και να βρείτε λύσεις. Ας πούμε λοιπόν ότι το πρώτο βήμα στη διαχείριση κινδύνου είναι να προγραμματίσουμε μια τέτοια συνάντηση.
Προϋπολογισμός και εκτίμηση κόστους
Παρόμοια με τα «κλασικά» έργα, το προϋπολογισμός των ψηφιακών έργων είναι πολύ εύθραυστη. Διαχειριστές έργων αντιμετωπίζουν αρκετά συχνά την κατάσταση όπου στη φάση της ψηφιοποίησης του προϊόντος - κατά τη διάρκεια του προγραμματισμού, των δοκιμών και της βελτιστοποίησης - το εκτίμηση τιμής δεν ταιριάζει με αυτό που εγκρίθηκε στη φάση προετοιμασίας. Τι μπορεί να γίνει για αυτό; Εάν ακολουθήσετε τις πρώτες συμβουλές χρηματοοικονομική διαχείριση και επίσης να παρακολουθεί τακτικά το τρέχουσες δαπάνες έναντι προϋπολογισμού έργου, θα μάθετε γρήγορα εάν είστε στο σωστό δρόμο ή αν χάνετε ίχνος. Το κλειδί είναι να έχουμε πάντα έλεγχο στα οικονομικά. Μάθετε αν είστε πάνω από το σχέδιο ή είστε σε ζεστό νερό και στις δύο περιπτώσεις καταλάβετε γιατί. Αυτό θα σας βοηθήσει να αντιδράσετε γρήγορα και να αποφύγετε να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα βιαστικά.
Διαχείριση πόρων σε ψηφιακά έργα και βελτιστοποίηση
Όταν εργασίες προγραμματισμού, το πιο σημαντικό, μην ξεχνάτε τη δοκιμή και τη μετέπειτα βελτιστοποίηση. Για οποιαδήποτε εφαρμογή ή ιστότοπο, θα υπάρχουν σφάλματα που θα μάθετε κατά τη δοκιμή. Η συμβουλή μας λοιπόν είναι:
- Στο Scheduler, αφιερώστε χρόνο για (A/B) δοκιμές, οι οποίοι θα περιλαμβάνουν εκείνους τους συναδέλφους που δεν εργάστηκαν στο έργο. Μπορεί πολύ εύκολα να συμβεί ότι σας δίνουν μια ώθηση που εσείς, ως πολύ εμπλεκόμενοι στο έργο, έχετε παραβλέψει με επιτυχία.
- Απόθεμα ώρα για βελτιστοποίηση, η οποία περιλαμβάνει διορθώσεις σφαλμάτων. Προσοχή, αυτές μπορεί επίσης να είναι χρονοβόρες εργασίες, όχι μόνο "καλλυντικές θεραπείες".
- Τουλάχιστον μία εβδομάδα μετά την επίσημη έναρξη του έργου, παρέχουν τη δυνατότητα για τυχόν τροποποιήσεις στο προϊόν μετά την ανατροφοδότηση λαμβάνετε από τους τελικούς χρήστες. Βεβαιωθείτε όμως ότι έχετε ένα μέρος για να το καταγράψετε και πώς να το αξιολογήσετε. ο Το Help Desk είναι ιδανικό για το σκοπό αυτό.
- Για τις ομάδες B2B, θα είναι σημαντικό να έχουν τις επιχειρηματικές ευκαιρίες και εργασίες σε ένα ενιαίο CRM με πλήρη διαθεσιμότητα επαφών.
Χαρακτηριστικά
Η διαδικασία δημιουργίας ενός ψηφιακού προϊόντος έχει τις ιδιαιτερότητές του, οι οποίες αντικατοπτρίζονται επίσης στη διαχείριση έργου. Είναι καλή ιδέα να συζητήσετε τους κινδύνους του έργου με την ομάδα σας από την αρχή. Κατά τη δημιουργία του προϋπολογισμού του έργου σας, λάβετε υπόψη ότι η πορεία του έργου σας δεν τρέχει μόνο από το Α έως το Β, αλλά ότι ακολουθούν επίσης δοκιμές, βελτιστοποιήσεις και στη συνέχεια υποστήριξη χρηστών. Ανυπομονούμε για το νέο σας ψηφιακό έργο, ενημερώστε μας πώς είστε!
Όλα σε ένα λογισμικό για έναν σύγχρονο διαχειριστή έργου; Ανετα.
Αποκτήστε όλα τα ισχυρά εργαλεία για τέλειο σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων σε ένα λογισμικό.