Κατακτήστε τις προκλήσεις της διαχείρισης πόρων

Ακριβώς όπως στην έρημο, ακόμα και στη διαχείριση έργων, θα πρέπει να αντιμετωπίζετε εμπόδια κάθε μέρα. Μην παρασυρθείτε και μάθετε πώς να αντιμετωπίζετε αποτελεσματικά κάθε ένα από αυτά.

Γνωρίζετε τις παγίδες της διαχείρισης έργων;

Εμπόδιο 1: Εξισορρόπηση πόρων σε πολλά έργα

Στη ζούγκλα διαχείρισης έργων, συχνά πρέπει να αντιμετωπίσετε πολλά έργα ταυτόχρονα. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να δοθεί προτεραιότητα και να κατανεμηθεί αποτελεσματικά ο χρόνος της ομάδας μεταξύ διαφορετικών πελατών ή έργων.

Πώς να αντιμετωπίσετε το εμπόδιο

• Ξεκινήστε να δίνετε προτεραιότητες: Χρησιμοποιήστε ένα Εργαλείο Agile Resource Management για να βλέπετε τον αριθμό των έργων σας ανά πάσα στιγμή.

• Μάθετε να λέτε «όχι»: Βρεθήκατε σε μια κατάσταση όπου η χωρητικότητα της ομάδας σας έχει εξαντληθεί και ξαφνικά εμφανίζεται ένα άλλο έργο; Εάν ξέρετε ότι αυτό το έργο δεν μπορεί να ολοκληρωθεί, να είστε ειλικρινείς και να το πείτε αμέσως. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί το πρόβλημα να αντιμετωπιστεί νωρίτερα και η ομάδα σας θα σας ευχαριστήσει.

• Αναθέστε τα κατάλληλα άτομα σε έργα: Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις δεξιότητες και τις ικανότητες των ομάδων σας. Και αυτό μας φέρνει στο επόμενο εμπόδιο…

Εμπόδιο 2: Έλλειψη σαφούς επισκόπησης χωρητικότητας

Χωρίς μια πλήρη εικόνα του ποιος εργάζεται σε τι και πόσο απασχολημένος είναι τα μέλη της ομάδας, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους πόρους σας στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους. Τότε μπορεί να διαπιστώσετε ότι δεν μπορείτε πλέον να τηρείτε προθεσμίες ή ότι ορισμένες ομάδες είναι πολύ πιο απασχολημένες από άλλες, γεγονός που αυξάνει το επίπεδο άγχους τους.

Πώς να αντιμετωπίσετε το εμπόδιο

• Αποκτήστε μια επισκόπηση του φόρτου εργασίας της ομάδας σας: Κατανείμετε την εργασία ομοιόμορφα, απλά και γρήγορα με Agile Resource Management. Σας δίνει μια άποψη για το ποιος εργάζεται σε τι, πού επικαλύπτεται ένα άτομο σε πολλά έργα ταυτόχρονα και ποιος είναι σε διακοπές.

• Διατηρήστε όλες τις πληροφορίες σας σε ένα εργαλείο: Εάν εσείς και η ομάδα σας συνεργαστείτε χρησιμοποιώντας μόνο ένα εργαλείο, εξοικονομείτε χρόνο για όλους. Όχι άλλη αλλαγή! Προσπαθήστε Εύκολο έργο, όπου θα βρείτε όλα όσα χρειάζεστε σε ένα μέρος.

• Συμμετέχετε την ομάδα σας: Η ομάδα σας πρέπει να συνεργαστεί για να κρατήσει τα πράγματα ομαλά. Βεβαιωθείτε ότι ενημερώνουν τακτικά την κατάσταση των έργων και καταγράφουν τον χρόνο που αφιερώνουν σε συγκεκριμένες εργασίες.

Εμπόδιο 3: Μη ρεαλιστικές προθεσμίες

Ο καθορισμός μιας μη διαχειρίσιμης προθεσμίας μπορεί να είναι πιο επικίνδυνος από όσο φαίνεται. Οι ομάδες σας αισθάνονται αμέσως υπό πίεση, αδυνατούν να εργαστούν δημιουργικά, η όλη δουλειά βιάζεται και χάνει την ποιότητα. Δεν είναι ποτέ καλή ιδέα να βιαστούμε ένα έργο.

Πώς να αντιμετωπίσετε το εμπόδιο

• Να έχετε πάντα ένα ''buffer'': Όταν σχεδιάζετε έργα, μην ξεχνάτε το buffer time. Θα πρέπει να υπολογίζετε σε καθυστερήσεις, σχόλια ή απροσδόκητα γεγονότα.

• Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου: Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να δημιουργείτε λίστες ελέγχου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε μια λίστα ελέγχου με όλα τα παραδοτέα που χρειάζεστε, καθώς και να τη χρησιμοποιήσετε για άλλα έργα.

• Σχεδιάστε ένα standup με την ομάδα σας: Δεν μπορείτε ποτέ να γνωρίζετε πλήρως πώς προχωρούν τα έργα όταν δεν εργάζεστε άμεσα πάνω σε αυτά. Προγραμματίστε ένα standup με την ομάδα για να συνοψίσετε τι έχει τελειώσει και τι χρειάζεται περισσότερο χρόνο.

Agile Resource Management

Εμπόδιο 4: Ορισμός του κατάλληλου ατόμου για κάθε έργο

Η επιλογή του κατάλληλου ατόμου για να εργαστεί σε ένα έργο είναι το κλειδί για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου, γι' αυτό είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις δεξιότητες κάθε μέλους της ομάδας σας.

Πώς να αντιμετωπίσετε το εμπόδιο

• Λάβετε μια επισκόπηση των δεξιοτήτων των μελών της ομάδας: Στο Εργαλείο Agile Resource Management, θα βρείτε μια λειτουργία "Διαχείριση δεξιοτήτων" όπου μπορείτε να δείτε ποιος έχει ποιες δεξιότητες.

• Εκπαιδεύστε τα μέλη της ομάδας σας: Επιτρέψτε στα μέλη της ομάδας να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους. Αυτό θα αποτρέψει μια κατάσταση όπου μόνο ένα συγκεκριμένο μέλος της ομάδας έχει τις δεξιότητες να κάνει μια συγκεκριμένη εργασία.

Εμπόδιο 5: Κακή επικοινωνία

Όλοι έχουν αντιμετωπίσει κακή επικοινωνία στη δουλειά. Μερικές φορές είναι ένα μικρό πράγμα, άλλες φορές μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις έργων ή ακόμα και στην απώλεια ενός πελάτη. Γι' αυτό πρέπει να μάθεις

να επικοινωνείτε αποτελεσματικά – όχι μόνο θα αποφύγετε περιττά λάθη, αλλά θα ενισχύσετε και τις σχέσεις στον εργασιακό σας χώρο.

Πώς να αντιμετωπίσετε το εμπόδιο

• Διαθέτετε επαγγελματικό λογισμικό διαχείρισης έργων: Το πρώτο βήμα για καλύτερη επικοινωνία είναι να έχετε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλη την εργασία σας από έργα μέχρι την παρακολούθηση χρόνου, έως την κατανομή πόρων. Προσπαθήστε Εύκολο έργο, που θα σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά.

• Μιλήστε με την ομάδα σας: Μερικές φορές, δεν υπάρχει τίποτα σαν να μιλάτε ο ένας στον άλλον από κοντά, είτε σε ένα κανονικό standup είτε σε διαφορετική συνάντηση. Προσπαθήστε να καταλάβετε τι οδήγησε στο τελευταίο σφάλμα επικοινωνίας και σκεφτείτε τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε την επικοινωνία σας.

Έτοιμοι για κάθε πρόκληση!

Η αντιμετώπιση όλων των παγίδων της διαχείρισης πόρων μπορεί να είναι πολύ. Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να τους αντιμετωπίσουμε μόνοι μας! Με το κατάλληλο εργαλείο διαχείρισης πόρων, θα μπορείτε να επικοινωνείτε απρόσκοπτα, να κατανέμετε τις ικανότητες αποτελεσματικά και να παρακολουθείτε την πρόοδο του έργου. Με το Easy Project, κανένα εμπόδιο δεν θα σας εκπλήσσει πλέον. Μάθετε περισσότερα για την Agile και την παραδοσιακή διαχείριση πόρων στο ιστοσελίδα μας.