Covid F ** kups στη διαχείριση έργου που πραγματικά συνέβη: Πώς να αποφύγετε τα κρίσιμα λάθη PM στους The Covid Times

Επειδή είναι εντάξει να μαθαίνεις κάνοντας λάθη, αλλά το να μαθαίνεις από τα λάθη των άλλων είναι πολύ πιο δροσερό!

1. Ήταν ένα άρρωστο τηλεοπτικό σποτ! Κυριολεκτικά.

Ο Karel είναι ένας έμπειρος διευθυντής λογαριασμού που εργάζεται για ένα από τα περισσότερα επιτυχημένες δημιουργικές εταιρείες στην Τσεχική Δημοκρατία. Στις αρχές Μαρτίου 2020, έλαβε καλά νέα - ζητήθηκε από την εταιρεία του να δημιουργήσει ένα τηλεοπτικό σποτ που θα λανσάρει έναν νέο premium καφέ.

Δύο ημέρες πριν από τα γυρίσματα, έμαθε ότι ένα μέλος της ομάδας παραγωγής ήταν θετικό για τον κοροναϊό. Με αυτό, σχεδόν όλη η ομάδα παραγωγής έπρεπε να πάει σε καραντίνα.

«Δεν ήταν δυνατή η αναβολή των γυρισμάτων - το κλείδωμα ανακοινώθηκε ότι θα έρθει σε δύο ημέρες. Έπρεπε να βρω, να προσλάβω, να υπογράψω και να ενημερώσω μια εντελώς νέα ομάδα παραγωγής σε 24 ώρες. Επιπλέον, οργανώστε το Covid-testing και ελπίζουμε ότι όλοι είναι αρνητικοί. "

Από τότε, ο Κάρελ διαχείριση έργου άλλαξε:

«Όσον αφορά τη λήψη, τη λήψη φωτογραφιών ή τη ραδιοφωνική εγγραφή, όλοι οι εμπλεκόμενοι πρέπει να έχουν αρνητικές δοκιμές covid. Έχω κανονίσει μια συμφωνία με μια ιδιωτική κλινική που παρέχει γρήγορα αποτελέσματα των εξετάσεων. Και όλα περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό του έργου. Κοστίζει περισσότερο; Σίγουρος. Αλλά πολύ λιγότερο από το να οργανώσετε μια εντελώς νέα ομάδα μέσα σε λίγες ώρες. Πιστέψτε με, η πρόληψη είναι φθηνότερη και πολύ πιο αποτελεσματική μακροπρόθεσμα από την «πυρόσβεση». "

2. Ποτέ μην βασίζεστε στο «Σενάριο με τις καλύτερες περιπτώσεις» ή γιατί δεν μπορείτε να διαβάσετε αυτό το άρθρο πριν από ένα μήνα

Αυτό είναι δικό μας. Ειλικρινά, συνήθως εκτελούμε έργα ομαλά. Ωστόσο, μερικές φορές υπερκινητοποιούμε τον εαυτό μας. Η φθινοπωρινή μας καμπάνια (που σας φέρνει επίσης αυτό το άρθρο) είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα του πώς ο όχι τόσο καλός προγραμματισμός μπορεί να ασκήσει πίεση σε ολόκληρη την ομάδα.

Λοιπόν τι έγινε?

Πιστεύουμε στο πρωτότυπο περιεχόμενο που μπορεί πραγματικά να βοηθήσει τους διαχειριστές έργων και τις ομάδες τους να οργανωθούν καλύτερα και να προσφέρουν ταχύτερα. Γι 'αυτό προσπαθήσαμε να συλλέξουμε ιδέες από πρώτο χέρι και να μάθουμε για προβλήματα και λύσεις που αντιμετωπίζουν οι PM και να τις γράψουμε. Ελέγξαμε τους πόρους που χρειαζόμαστε για αυτό:

• Διαχείριση περιεχομένου - οργανώστε την ομάδα και απαντήσεις από πελάτες
  
  
• Copywriter - γράψτε το πραγματικό άρθρο
  
  
• Διαχειριστής κοινωνικών μέσων - Διαχειριστείτε διαφημίσεις κοινωνικών μέσων και συζητήστε για το θέμα
  
  
• Σχεδιαστής γραφικών - επιλέξτε εικόνες και δημιουργήστε διαφημίσεις για το άρθρο

Τώρα, μπορούμε να σας εγγυηθούμε, κανένας από αυτούς τους τύπους δεν βαριέται να εργάζεται για το Easy Project. Αλλά όταν ελέγξαμε την επισκόπηση του έργου μας, φαινόταν ότι υπήρχε ακόμη κάποιος ελεύθερος χρόνος για πόρους. Εδώ συνέβη - σχεδιάσαμε όλες τις ώρες πλήρους απασχόλησης. Χωρίς χρόνο αποθήκευσης. Τι βασικό λάθος, μπορείτε να πείτε, και ναι, συμφωνούμε. Ωστόσο, το κάναμε! Ο στρατηγός μας Paul λέει:

"Λάθος μου. Ο γενικός κανόνας που δεν πρέπει να αγνοήσετε, ειδικά όχι το 2020, είναι «Προγραμματίστε τους πόρους σας με αποθεματικό". Διαφορετικά, θα καταλήξετε είτε με μια ομάδα εξουδετέρωσης είτε πολύ καθυστερημένη. "

Η τελική έκδοση αυτού του άρθρου και ολόκληρης της εκστρατείας κοινωνικών μέσων ενημέρωσης αναβλήθηκε μέρα με τη μέρα. Υπήρχαν απλώς πιο σημαντικά πράγματα να κάνουμε στα έργα. Αλλά μετά πέρασε ένας μήνας και το θέμα άρχισε να γίνεται όλο και λιγότερο ζεστό. Στο τέλος, ολοκληρώσαμε τα πάντα σε ένα βροχερό Σαββατοκύριακο, συζητώντας τα όλα στη συνάντηση Zoom. Λοιπόν, παρακαλώ, για να αποφύγουμε το σκατά που κάναμε, σχεδιάστε με ένα αποθεματικό!

"Σχέδιο με πολλά αποθέματα.
Τόσο στους πόρους όσο και στον προϋπολογισμό. "

3. Τόσο ωραίες ιδέες! (Χάθηκα.)

Ο Mark είναι ανώτερος διευθυντής προϊόντων στο μια επιτυχημένη εταιρεία λογισμικού με έδρα τη Ζυρίχη της Ελβετίας. Παρέχουν εξαιρετικές εφαρμογές σε όλο τον κόσμο. Όταν ένας από τους πελάτες του ζήτησε να βρει το λεγόμενο Covid tracker (με πιθανή χρήση από τις εθνικές κυβερνήσεις), φαινόταν να αποτελεί πρόκληση.

«Έχω κάνει online καταιγισμού ιδεών πολλές φορές. Σπίτι ή όχι, έκανα μαζί μια μεγάλη ομάδα ηλικιωμένων από UX, IT και υγειονομική περίθαλψη. Ο πελάτης ήταν επίσης μέρος αυτής της διαδικτυακής συνάντησης, καθώς οι γνώσεις και οι επιθυμίες του ήταν σημαντικές. "

Φανταστείτε αυτήν τη συνάντηση: όλοι στην ώρα τους. Όλοι τέλεια συνδεδεμένοι. Όλοι είχαν υπέροχα σημεία να πουν.

«Ήταν, ειλικρινά, μια από τις πιο αποτελεσματικές ανταλλαγές ιδεών που έχω οδηγήσει ποτέ. Στο τέλος, ευχαρίστησα όλους και υποσχέθηκα να στείλω μια ηχογράφηση, ώστε να μπορούμε να επανέλθουμε στις ιδέες όποτε θέλουμε. Τότε κοίταξα το κουμπί εγγραφής και συνειδητοποίησα: ήταν μακριά όλη την ώρα. "

Λόγω της έλλειψης προσοχής και των σημειώσεων που δεν γράφτηκαν, ο Mark απλώς έχασε όλες τις ιδέες της ομάδας "brainstorming" και έπρεπε να επαναλάβει ολόκληρη τη συνάντηση.

«Από τη μία πλευρά, ήταν καλό που συνέβη. Όχι μόνο είχα ελέγξει ξανά το κουμπί εγγραφής και έκανα την εγγραφή του βίντεο, αλλά έχω επίσης ξεκινήσει ολόκληρο το έργο με ένα καταπληκτικός χάρτης μυαλού κάναμε. Απλώς χρησιμοποιήσαμε το WBS που γινόταν όλο και πιο ευρύ καθώς η συνάντηση συνεχίστηκε. Δεδομένου ότι αποτελούσε μέρος του λογισμικού all-in-one PM, οι εργασίες από τον χάρτη κατευθύνθηκαν αυτόματα στη Διαχείριση εργασιών. Έτσι, όλοι ήξεραν τέλεια τι να κάνουν και πώς η δουλειά τους επηρεάζει τους άλλους. "