Πώς να φτιάξετε ένα PMO από την αρχή

Τι είναι ένα PMO (γραφείο διαχείρισης έργου);

Ένα Γραφείο Διαχείρισης Έργων είναι ένα σημαντικό συστατικό κάθε επιτυχημένου οργανισμού. Χρησιμεύει ως το κεντρικό κόμβο για όλους δραστηριότητες διαχείρισης έργου, παρέχοντας υποστήριξη, καθοδήγηση και πόρους σε διαχειριστές και ομάδες έργων.

Είναι υπεύθυνη για τη θέσπιση προτύπων διαχείρισης έργων, την παροχή εκπαίδευσης και υποστήριξης για τους διαχειριστές έργων και τη διασφάλιση ότι τα έργα ολοκληρώνονται έγκαιρα και εντός του προϋπολογισμού. Αλλά Ο ρόλος του PMO μπορεί να είναι διαφορετικός σε διάφορες εταιρείες ανάλογα με τους στόχους και τις ανάγκες τους.

Ποιοι είναι οι πιο συνηθισμένοι τύποι PMO;

Πριν δημιουργήσετε ένα PMO είναι σημαντικό να μάθετε για τους διαφορετικούς τύπους ώστε να μπορείτε να επιλέξτε το κατάλληλο για την εταιρεία σας. Υπάρχουν πολλά είδη, μερικά από τα οποία αναμειγνύονται δημιουργώντας ένα άλλο - καθορίζονται από τις οργανωτικές ανάγκες, τους στόχους και τους πόρους.

1. Οδηγία PMO: Αυτός ο τύπος PMO είναι υπεύθυνος για επιβολή προτύπων PM και διαδικασίες σε ολόκληρο τον οργανισμό. Μπορεί επίσης να παρέχει καθοδήγηση και υποστήριξη στους διαχειριστές έργων, αλλά αυτό δεν έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις εκ μέρους των ομάδων του έργου.
2. Υποστηρικτικό PMO: Παρέχει υποστήριξη και πόροι στους διαχειριστές έργων, αλλά δεν έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις ή να επιβάλλει πρότυπα. Ο πρωταρχικός του ρόλος είναι να βοηθά τους διαχειριστές έργων στον προγραμματισμό και την εκτέλεση των έργων τους.
3. Συνεργατική PMO: Αυτό συνεργάζεται στενά με τους διαχειριστές έργων για να διασφαλίσει ότι τα έργα είναι ευθυγραμμίζονται με τους γενικούς στρατηγικούς στόχους του οργανισμού. Μπορεί επίσης να έχει πιο συμβουλευτικό ρόλο, παρέχοντας καθοδήγηση και συστάσεις στις ομάδες του έργου.
4. Ενεργοποίηση PMO: Επικεντρώθηκε σε παρέχοντας τα εργαλεία, τους πόρους και την υποστήριξη είναι απαραίτητο για τους διαχειριστές έργων να παραδώσουν με επιτυχία τα έργα τους. Μπορεί επίσης να παρέχει ευκαιρίες κατάρτισης και ανάπτυξης για να βοηθήσει τους διαχειριστές έργων να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους.
5. Στρατηγικό PMO: Αυτός ο τύπος PMO είναι υπεύθυνος για ευθυγράμμιση των έργων του οργανισμού με τη συνολική στρατηγική και τους στόχους του. Μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνο για διαχείριση του χαρτοφυλακίου και τον εντοπισμό νέων ευκαιριών έργου.

Πότε είναι η κατάλληλη στιγμή για να ξεκινήσετε;

Λοιπόν, υπάρχει καμία απάντηση που να ταιριάζει σε όλους για το πότε είναι η κατάλληλη στιγμή για τη δημιουργία ενός PMO. Είναι σημαντικό για έναν οργανισμό να αξιολογήσει προσεκτικά τις ανάγκες και τους πόρους του πριν αποφασίσει γι' αυτά. Ωστόσο, κάποια σημάδια μπορεί να υποδεικνύουν αυτό είναι το κατάλληλη στιγμή για την κατασκευή ενός PMO. Εντοπίσατε κάποια από αυτά τα ζητήματα στον οργανισμό σας;

• Ασυνεπείς πρακτικές διαχείρισης έργου: ένα PMO μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία τυπικών διαδικασιών και διαδικασιών για τη διαχείριση διαφορετικών έργων.
• Πολλαπλά έργα χωρίς κεντρική εποπτεία: Εάν ο οργανισμός σας διαχειρίζεται πολλά διαφορετικά έργα Χωρίς κεντρική εποπτεία ή συντονισμό, ένα PMO βοηθά στην παροχή αυτής της επίβλεψης και διασφαλίζει ότι τα έργα ευθυγραμμίζονται με τους γενικούς στόχους και στόχους του οργανισμού.
• Δυσκολία διαχείρισης των ενδιαφερομένων: Εάν ο οργανισμός σας δυσκολεύεται να διαχειριστεί τα ενδιαφερόμενα μέρη και να ανταποκριθεί στις προσδοκίες τους, ένα PMO μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση της δέσμευσης και της επικοινωνίας των ενδιαφερομένων.
• Προκλήσεις με την παράδοση του έργου: Εάν ο οργανισμός σας αντιμετωπίζει προβλήματα με την παράδοση έργων έγκαιρα και εντός προϋπολογισμού, ένας PMO μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να αντιμετωπίσετε τις βασικές αιτίες αυτών των προκλήσεων.

"Κατασκευάσαμε το PMO μας πέρυσι. Μετά από ένα χρόνο, χάρη στη διαφανή παρακολούθηση των έργων, τη δομή και τις διαδικασίες που έχουν καθοριστεί και την ενοποιημένη αναφορά απευθείας στο Easy Project, Μη χάνετε χρόνο σε συσκέψεις του Project Office με περιττές και μεγάλες ενημερώσεις κατάστασης και μπορούμε ξοδέψτε τον εξοικονομημένο χρόνο κυρίως σε έργα Αυτό είναι δεν λειτουργεί σύμφωνα με το σχέδιο. Μπορούμε να τα δούμε στρατηγικά και να βελτιστοποιήσουμε την πρόοδό τους, ώστε να μπορέσουμε να τα διαχειριστούμε με επιτυχία. Και σε έργα που τρέχουν σύμφωνα με το σχέδιο, γιορτάζουμε ακόμη περισσότερο την ολοκλήρωσή τους».

Jan Řeřicha, Επικεφαλής του PMO, Easy Software

Ώρα να ξεκινήσετε! Αλλά πως?

Το να δημιουργήσετε το πρώτο σας γραφείο διαχείρισης έργου μπορεί να ακούγεται σαν τρομακτικό έργο, αλλά στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται να είναι τόσο δύσκολο αν ακολουθήσετε τα σωστά βήματα και έχετε κατά νου ότι η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει κάποιο χρόνο.

Εδώ είναι επτά βήματα να ακολουθήσεις αν θέλεις για να ξεκινήσετε:

1. Καθορίστε τον σκοπό, τον τύπο και το πεδίο εφαρμογής του PMO: Προσδιορίστε γιατί θέλετε να δημιουργήσετε ένα PMO και ποιες συγκεκριμένες λειτουργίες θα εξυπηρετεί.
2. Αξιολογήστε την τρέχουσα κατάσταση διαχείρισης έργου στον οργανισμό σας: Προσδιορίστε τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες των τρεχουσών πρακτικών διαχείρισης του έργου σας και προσδιορίστε ποιες βελτιώσεις μπορούν να γίνουν μέσω του σύσταση PMO.
3. Αναπτύξτε ένα σχέδιο για το PMO: Δημιουργήστε ένα λεπτομερές σχέδιο για το PMO, συμπεριλαμβανομένης της δομής, του προσωπικού, των πόρων και του προϋπολογισμού του. Αυτό το σχέδιο πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τους γενικούς στόχους και τους στόχους του οργανισμού σας.
4. Κοινοποιήστε το σχέδιο στα ενδιαφερόμενα μέρη: Μοιραστείτε το σχέδιο για το PMO με τους σχετικούς ενδιαφερόμενους και αναζητήστε τη συμβολή και την απόκτηση συμμετοχής τους. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι το PMO έχει την υποστήριξη που χρειάζεται για να είναι επιτυχής.
5. Εφαρμογή του PMO: Θέστε σε εφαρμογή το σχέδιο για το PMO, συμπεριλαμβανομένης της πρόσληψης προσωπικού, της κατανομής πόρων και της θέσπισης διαδικασιών και διαδικασιών.
6. Καθιερώστε διαδικασίες και επικοινωνία: Οι σαφείς διαδικασίες και διαδικασίες για το PMO είναι σημαντικό να επιτύχουν, συμπεριλαμβανομένων των κατευθυντήριων γραμμών για τη διαχείριση έργου, την επικοινωνία και τη λήψη αποφάσεων. Ένας καλός τρόπος είναι επίσης να δημιουργηθούν αποτελεσματικά κανάλια επικοινωνίας για το PMO, συμπεριλαμβανομένων τόσο εσωτερικών όσο και εξωτερικών ενδιαφερομένων, ώστε να διασφαλιστεί ότι όλοι είναι ενημερωμένοι και ενημερωμένοι για τις δραστηριότητες του PMO.
7. Παρακολούθηση και αξιολόγηση του PMO: Ελέγχετε τακτικά την απόδοση του PMO και κάνετε προσαρμογές όπως χρειάζεται για να βεβαιωθείτε ότι ανταποκρίνεται στις ανάγκες του οργανισμού.

Είναι ένα PMO κατάλληλο για την εταιρεία σας;

εάν ένα γραφείο διαχείρισης έργου δεν είναι κατάλληλο για εσάςΕξακολουθείτε να αναρωτιέστε εάν ο οργανισμός σας πρέπει να δημιουργήσει ένα PMO; Τότε είναι η κατάλληλη στιγμή να εξετάσετε μερικούς παράγοντες που θα σας δώσουν μια υπόδειξη εάν ένα γραφείο διαχείρισης έργου δεν είναι κατάλληλο για εσάς.

• Κόστος: Η δημιουργία ενός PMO μπορεί να είναι δαπανηρή, καθώς μπορεί να απαιτεί πρόσληψη πρόσθετου προσωπικού, κατανομή πόρων και επένδυση σε τεχνολογία και υποδομές. Εάν ένας οργανισμός δεν έχει τον προϋπολογισμό ή τους πόρους για να υποστηρίξει ένα PMO, μπορεί να επιλέξει να μην το δημιουργήσει.
• Λίγα έργα: Ένας PMO μπορεί να μην είναι απαραίτητος εάν ένας οργανισμός έχει μόνο λίγα έργα και μπορεί να τα διαχειριστεί αποτελεσματικά χωρίς έναν κεντρικό εποπτικό φορέα.
• Έλλειψη υποστήριξης: Ένα PMO μπορεί να μην είναι επιτυχές εάν δεν έχει την υποστήριξη βασικών ενδιαφερομένων, όπως η διοίκηση ή οι διαχειριστές έργων.
• Περίπλοκο: Ένα PMO μπορεί να προσθέσει πολυπλοκότητα στη δομή ενός οργανισμού και μπορεί να απαιτεί την ανάπτυξη νέων διαδικασιών και διαδικασιών. Εάν ένας οργανισμός λειτουργεί ήδη αποτελεσματικά και αποτελεσματικά, η προσθήκη ενός PMO μπορεί να μην είναι απαραίτητη.

Συμπέρασμα

Μια αποτελεσματική Το PMO μπορεί να σας βοηθήσει να εκτελέσετε τα έργα σας ομαλά, βελτιώνει τη συνεργασία της ομάδας σας και σας επιτρέπει να επιτύχετε στόχους πιο εύκολα. Εάν αισθάνεστε ότι το PMO σας δεν είναι τέλειο από την αρχή, μην αποθαρρύνεστε, χρειάζεται χρόνος για να το προσαρμόσετε στις ανάγκες της ομάδας σας. Εάν είστε επιχείρηση με περισσότερες από μία ομάδες και ένα προϊόν μην ξεχνάτε ότι θα χρειαστείτε ένα σύγχρονο εργαλείο διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού PMO. Ανακαλύψτε το Easy Project – μια ολοκληρωμένη λύση PPM που θα κάνει την εφαρμογή PMO πολύ πιο γρήγορη και ευκολότερη!