Πώς να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό έργου εργασίας: 3 συγκεκριμένες συμβουλές + εργαλεία για εύκολη δημιουργία και παρακολούθηση προϋπολογισμού

Η απάντηση είναι η ενδελεχής προετοιμασία του προϋπολογισμού. Και τώρα θα σας δείξουμε πώς γίνονται τα πράγματα (και πώς μπορείτε να προετοιμάσετε τον προϋπολογισμό σας ακόμα καλύτερα χάρη στο Easy Project).

Οικονομικός σχεδιασμός δεν αφορά μόνο το "ρίξιμο" ωριαίων προγραμμάτων σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και την αποστολή τους στον πελάτη. Με διαχείριση έργου, πρέπει να σκεφτείτε περισσότερα πράγματα όταν δημιουργείτε έναν λειτουργικό και ρεαλιστικό προϋπολογισμό. Με Εύκολο έργο, θα μάθετε να υπολογίζετε έσοδα και έξοδα, σκεφτείτε τη διασφάλιση ενός σταθερού ταμειακή ροή και να είστε σίγουροι για το κόστος του έργου σας.

1. Ανεκτίμητος χάρτης οικονομικού μυαλού

Υποθέτουμε ότι ως έμπειρος διαχειριστής έργου, χρησιμοποιείτε ένα Αναλυτική δομή εργασιών ενότητα (WBS) πριν ξεκινήσετε οποιοδήποτε έργο. Τα καλά νέα είναι ότι το έχουμε συνδέσει άμεσα με τη Δομή κατανομής κόστους (CBS) - μια ενότητα του δομή χρηματοοικονομικής ανάλυσης. Επομένως, δεν είναι απαραίτητο να κάνετε εναλλαγή με το χέρι μεταξύ WBS και CBS (οπτική οικονομική διαχείριση) και θα δείτε το ο μεγάλος προϋπολογισμός ταξινομείται με διαφανή τρόπο σε χάρτη οικονομικού μυαλού. Αυτή είναι μια πολύ δημοφιλής λύση μεταξύ των πελατών μας, χρήσιμη για:

• Συγκρίσεις τιμών και καλύτερες διαπραγματεύσεις τιμών

• Αιτιολογία του ποσού που χρεώθηκε σε έναν πελάτη

• Διατήρηση της ευθύνης των τιμών των προμηθευτών και των προμηθευτών

Άκρο: Εάν είναι δυνατόν, παρουσιάστε έναν υψηλότερο προϋπολογισμό στον πελάτη σας αυτοπροσώπως. Ορισμένα αντικείμενα σίγουρα απαιτούν εξήγηση ή περαιτέρω συζήτηση, και εσείς και ο πελάτης σας σίγουρα θα εκτιμήσετε που δεν χρειάζεται να στείλετε δεκάδες επιπλέον "επεξηγηματικά" e-mail.

2. Έγκριση προϋπολογισμού - Πώς να το παρακολουθήσετε;

Η παρακολούθηση προϋπολογισμού είναι κάτι που οι άπειροι διαχειριστές έργων δεν καταφέρνουν να κάνουν σωστά. F ** k-ups απλά συμβαίνει μερικές φορές, αλλά ας τα αφήσουμε στην άκρη τώρα. Ακολουθούν τα εργαλεία με τα οποία θα γνωρίζετε γρήγορα, εύκολα και το σημαντικότερο, ακριβώς με τι ασχολείστε. Και η κατάσταση του προϋπολογισμού του έργου σας.

• Προϋπολογισμός έναντι πραγματικότητας - Για να αποφύγετε δυσάρεστες εκπλήξεις, το Προϋπολογισμών του έργου εργαλείο θα σας βοηθήσει Ορίζετε ωριαίες χρεώσεις με βάση τους ρόλους, τις δραστηριότητες και τα μέλη της ομάδας έργου και, στη συνέχεια, παρακολουθείτε τα έσοδα, το κόστος εργασίας και τη συνολική κερδοφορία του έργου. Τέλος, έχετε μια επισκόπηση του χαρτοφυλακίου του έργου και εκδίδετε οικονομικές καταστάσεις.

• Τα υγιή έργα κάνουν μια υγιή εταιρεία - θετική ταμειακή ροή = υγιές έργο ή άμεσα μια υγιής εταιρεία. Με το Easy Project, μπορείτε να παρακολουθείτε και οπτικοποιήστε τις ταμειακές ροές σε έργα και ολόκληρη την εταιρεία.

• Αναφορές κερδών και ζημιών - χάρη στο Πίνακας ελέγχου δηλώσεων προϋπολογισμού, θα δείτε μια διαφορά μεταξύ προγραμματισμένου και πραγματικού προϋπολογισμού στην επιλεγμένη χρονική περίοδο. Μπορεί έτσι να χρησιμεύσει ως ο κεντρικός χώρος εργασίας σας για τη διαχείριση του προϋπολογισμού.

3. Ενσωμάτωση με το τρέχον λογιστικό σας σύστημα; Κανένα πρόβλημα.

Πώς να αποκτήσετε οικονομικά δεδομένα για τον προϋπολογισμό των έργων σας; Η μη αυτόματη εισαγωγή τους μετά την πληρωμή των τιμολογίων στο λογιστικό σας σύστημα είναι εξαιρετικά αναποτελεσματική. Η εξαγωγή και η εισαγωγή δεδομένων στο τέλος κάθε ημέρας ή εβδομάδας παρουσιάζει πρόβλημα με τα ξεπερασμένα δεδομένα στους προϋπολογισμούς έργων.

Η καλύτερη λύση είναι η ενσωμάτωση με το λογιστικό σύστημα - αυτοματοποιημένη μεταφορά δεδομένων και σωστή διανομή οικονομικών δεδομένων σε κάθε προϋπολογισμό έργου. Θα πραγματοποιήσουμε ενσωμάτωση στο σύστημα Zappier και έτσι θα μπορείτε να διαχειρίζεστε τους προϋπολογισμούς των έργων σας ουσιαστικά σε πραγματικό χρόνο.

Χαρακτηριστικά

Διασυνδεδεμένα εργαλεία για τη δημιουργία και παρακολούθηση ενός προϋπολογισμού έργου υπάρχουν στο Easy Project, με το οποίο λαμβάνετε το πιο σημαντικό πράγμα - μια επισκόπηση του τρόπου απόδοσης του έργου σας οικονομικά. Πρέπει να σκεφτείτε τα οικονομικά από την αρχή. Επομένως, θα είναι ευκολότερο αν συνδέσετε άμεσα τη δομή ανάλυσης εργασίας του έργου σας με τη δομή ανάλυσης κόστους. Ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός είναι η μισή επιτυχία - ο άλλος είναι η σωστή εποπτεία. Παρακολουθήστε τη διαφορά μεταξύ προγραμματισμένων και πραγματικών προϋπολογισμών για την επιλεγμένη χρονική περίοδο. Για να ελαχιστοποιήσετε τις ανησυχίες σας, ενσωματώστε το λογιστικό σας σύστημα στο Easy Project.