Πώς να εφαρμόσετε τη Γνωσιακή Βάση 2.0 σε Harmony: Story of Easy Software

Τι είναι η Γνωσιακή Βάση 2.0

Είναι ο τέλειος τρόπος πρόσβασης στη γνώση μιας εταιρείας, ενσωματωμένος στο Easy Project και παρέχει ένα ισχυρό σύνολο εργαλείων για την οργάνωση και την κλιμάκωση της τεκμηρίωσης, των εγχειριδίων, των διαδικασιών, της διαχείρισης ποιότητας και άλλων αναγκών για τη διατήρηση της γνώσης σε έναν οργανισμό.

Διάβασε περισσότερα

Πώς το δημιουργήσαμε

• Ποια ήταν η πρόκληση: Στην Easy Software, η υπάρχουσα λύση για την ανταλλαγή εσωτερικών γνώσεων δεν ήταν πλέον επαρκής λόγω της αυξανόμενης πολυπλοκότητας των πληροφοριών. Η κατηγοριοποίηση των άρθρων δεν ήταν αρκετή.
• Αυτό που χρειαζόμασταν: Ψάχναμε για μια εξειδικευμένη εφαρμογή, συνδεδεμένη όσο πιο στενά γίνεται με το Easy Project. Σίγουρα πρέπει να είναι ανοιχτού κώδικα γιατί το υποστηρίζουμε και το ίδιο το Easy Project είναι λογισμικό ανοιχτού κώδικα.
• Ποια λύση επιλέξαμε: Το BlueSpice ταιριάζει απόλυτα στις απαιτήσεις μας. Είναι ένα εργαλείο wiki ανοιχτού κώδικα με προσαρμοστικότητα και απρόσκοπτη ενσωμάτωση με το Easy Project.

Πώς έγινε η μετανάστευση

Είχαμε σημαντικά δεδομένα στην προηγούμενη Γνωσιακή μας Βάση που έπρεπε να μεταφερθούν στη νέα λύση. Διαβάστε παρακάτω για να ανακαλύψετε το επτά βήματα που χρησιμοποιήσαμε για να γίνει ομαλά:

1. Εκκαθάριση δεδομένων στην αρχική Γνωσιακή Βάση – έναρξη πριν από τη μετανάστευση. Συνιστούμε να ταξινομήσετε όλα τα άρθρα από την ημερομηνία «τελευταία ενημέρωση» και να τα ταξινομήσετε από τα παλαιότερα.

• Θα διαπιστώσετε ότι πολλά άρθρα από την κορυφή μπορούν απλά να διαγραφούν
• Άλλα που τα βάζετε σε μια συγκεκριμένη κατηγορία που ονομάζεται "για έλεγχο" - θα τα ενημερώσετε αργότερα
• Μερικά μπορούν να ενημερωθούν αμέσως
• Τα υπόλοιπα μπορούν να μείνουν ως έχουν

Δύο ακόμη συμβουλές:

• If περισσότεροι άνθρωποι πρόκειται να είναι επανεξέταση των άρθρων, μπορεί να είναι καλή ιδέα να τους επισημάνετε με κάποιο τρόπο ή να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο πεδίο – για παράδειγμα, "Ελεγμένο".
• Ελέγξτε επίσης τους τίτλους των άρθρων. Εάν περιέχουν προβληματικά σύμβολα, ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα κατά τη μετεγκατάσταση. Ακολουθούν μερικές συμβουλές στο mediawiki.org Σχετικά με εμάς τίτλοι σελίδων και Χαρακτηριστικά νομικού τίτλου.

Διάβασε περισσότερα

2. Εγκαταστήστε τη Γνωσιακή Βάση 2.0 – τεχνική παράδοση του χαρακτηριστικού. Εφόσον τρέχουμε στο Easy Cloud, έγινε σχεδόν αυτόματα

3. Κάντε μερικές δοκιμαστικές μετεγκαταστάσεις – δεν ήμασταν σίγουροι για το αποτέλεσμα, οπότε κάναμε μια δοκιμαστική μετεγκατάσταση

• Ελέγξαμε τους τίτλους σελίδων, τη μορφοποίηση περιεχομένου (κεφαλίδες, παραγράφους, συνδέσμους και εικόνες) και τις κατηγορίες
• Ελέγξαμε πόσο χρόνο θα χρειαζόταν (είχαμε 900+ άρθρα για μετεγκατάσταση)
• Κάναμε τις απαραίτητες αλλαγές στο περιεχόμενο της αρχικής Γνωσιακής Βάσης με βάση τα ευρήματά μας από τη μετεγκατάσταση της δοκιμής
• «Ανανεώσαμε» την εφαρμογή Γνωσιακής Βάσης 2.0 – καταργήσαμε όλα τα δεδομένα

4. Πληροφορίες στους χρήστες μας

• Τους ενημερώσαμε για την ημερομηνία μετάβασης της παραγωγής = μετά από αυτό το χρονικό διάστημα, η κύρια πηγή γνώσης είναι η Γνωσιακή Βάση 2.0. Μετά από αυτό το διάστημα, οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στα αρχικά άρθρα (απλώς για αναφορά και σύγκριση) πώς φαίνονται τώρα και πριν
• Πραγματοποιήσαμε μερικούς γύρους εκπαίδευσης χρηστών και δεξιοτήτων διαχειριστή

5. Εισαγωγή παραγωγής

• Ήρθε η μέρα που θα πατούσαμε το κουμπί και η μετεγκατάσταση εκτελέστηκε
• Μετά τον αρχικό μας έλεγχο, μειώσαμε τα δικαιώματα για όλους τους ρόλους στην αρχική Γνωσιακή Βάση – σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση

Δείτε τη διαδικασία μετανάστευσης

6. Εσωτερική υποστήριξη

• Ορίσαμε ορισμένους συναδέλφους και ένα κανάλι στο Microsoft Teams όπου οι χρήστες μας θα μπορούσαν να κάνουν ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία της Γνωσιακής Βάσης 2.0
• Ορισμένα ζητήματα μετά τη μετανάστευση έχουν βρεθεί στην παραγωγή. Επειδή είχαμε ακόμα ενεργό το αρχικό, μπορέσαμε να λύσουμε κάθε πρόβλημα ανάλογα

7. Απενεργοποιήστε την αρχική Γνωσιακή Βάση

• Μετά από περίπου 6 εβδομάδες, τα αιτήματα εσωτερικής υποστήριξης εξαφανίστηκαν
• Απενεργοποιήσαμε την αρχική Γνωσιακή Βάση από την εφαρμογή Easy Project
• Συνιστούμε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας πριν απεγκαταστήσετε την προσθήκη

Πώς η εταιρεία δέχτηκε μια αλλαγή

Κάθε αλλαγή σε έναν οργανισμό χρειάζεται κάποιο χρόνο για να γίνει πλήρως αποδεκτός. Οι αρχές είναι οι πιο δύσκολες, γι' αυτό πρέπει να υπενθυμίζουμε συνεχώς στους χρήστες μας τα οφέλη του νέου συστήματος.

Στην περίπτωση της Γνωσιακής Βάσης 2.0 και το προφανές είναι αν δεν γνωρίζετε κάτι, δοκιμάστε πρώτα να κάνετε αναζήτηση (λάμπα στην πλαϊνή γραμμή). Θα δείτε αποτελέσματα όχι μόνο με τη μορφή του τίτλου του άρθρου (όπως στην αρχική Γνωσιακή Βάση), αλλά και στο πραγματικό περιεχόμενο των σελίδων με την πρώτη ματιά => υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να λάβετε απάντηση χωρίς πρέπει να πάω οπουδήποτε αλλού.

Όταν ο χρήστης απλά και γρήγορα βρίσκει την επιθυμητή γνώση από άλλους, είναι πιο διατεθειμένοι να μοιραστούν τις γνώσεις τους σε εκείνους τους άλλους, να επιστρέφω πίσω την εύνοια και το συναίσθημα.

Πώς προχώρησε η υλοποίηση

Κατηγορίες

Είχαν που εισάγεται από την αρχική Γνωσιακή Βάση, το οποίο είναι υπέροχο. Αλλά η δομή (κατηγορίες και υποκατηγορίες) δεν μπορούσε τεχνικά να εισαχθεί. Το πρώτο πράγμα που κάναμε ήταν να ελέγξουμε τις κατηγορίες στις οποίες είναι οργανωμένες οι σελίδες.

Ξεκινήσαμε με 3 κύριες «διαστάσεις» των κατηγοριών

• ακροατήριο – για ποιον είναι πιο χρήσιμη η σελίδα – επιτρέπονται πολλές επιλογές όπως
• ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ
• Ανάπτυξη
• Μάρκετινγκ
• όλοι
• Είδος αρχείου – τι είδους γνώση μοιράζεται. Τελικά, κάθε τύπος θα έχει το δικό του πρότυπο, έτσι θα φαίνονται όλα τυποποιημένα. Η βέλτιστη πρακτική υπαγορεύει ότι κάθε σελίδα πρέπει να έχει μόνο έναν τύπο εγγράφου.
• Όροι
• Πως να
• Διαδικασία
• Σημειώσεις και ηχογραφήσεις προπόνησης
• Θέμα – περί τίνος πρόκειται η σελίδα. Αυτή η δομή μπορεί να εμβαθύνει, καθώς υπάρχουν πολλά θέματα στην εταιρεία. Η προσθήκη σελίδας σε μια κατηγορία θέματος είναι εθελοντική – δεν απαιτείται, εάν δεν υπάρχει κατάλληλη κατηγορία.
• Προϊόν
• Τα βασικά χαρακτηριστικά
• Διαχείριση πόρων
• Το Help Desk
• Agile συμβούλιο
• Υποδομή
• Backup
• διακομιστή
• Υβριδικό διάλυμα
• Εσωτερική πληροφορική
• ομάδες
• θέα
• υλικού
• Κοινόχρηστο HW
• Ατομικό HW

Δεδομένου ότι κάθε συντάκτης μπορεί να δημιουργήσει νέες κατηγορίες, φτιάχνουμε μηνιαίες αναθεωρήσεις έτσι ώστε να μην δημιουργήθηκαν πάρα πολλές ασαφείς κατηγορίες μίας χρήσης, ένα είδος τακτοποίησης της δομής ώστε να μην είναι τρελή.

Σελίδες πλοήγησης

Είναι σημαντικό να μπορούν οι χρήστες πλοηγηθείτε καλά στη νέα εφαρμογή. Ένα φυσικό αντικείμενο για πλοήγηση είναι το κύριο μενού, το οποίο είναι εν μέρει προσαρμόσιμο. Μια χρήσιμη πρόσθετη επιλογή είναι η αρχική σελίδα, που καλωσορίζει τους αναγνώστες, παρέχει συνδέσμους στο άρθρο σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές για τη Γνωσιακή Βάση 2.0 και συνδέσμους σε σελίδες που είναι αφιερωμένες σε τμήματα της εταιρείας μας.

Κάνοντας κλικ, π.χ., στο Μάρκετινγκ, ο χρήστης θα κατευθυνθεί στο ευρετήριο των σελίδων Μάρκετινγκ για περιήγηση. Περιέχει επίσης πρόσθετες πληροφορίες που σχετίζονται αποκλειστικά με αυτό το τμήμα.

Εξετάζουμε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσουμε σελίδες πλοήγησης για άλλα κριτήρια ταξινόμησης (όπως πληροφορίες προϊόντος ή Γενικές πολιτικές εταιρείας).

Ενα βήμα τη φορά

Μόλις ορίσετε τις κατηγορίες και τις σελίδες πλοήγησής σας, οι χρήστες μπορούν ήδη να εργαστούν σε αυτές. Μπορεί φαίνεται λίγο ακατάστατο από την αρχή, για το οποίο έχουμε ορίσει μερικά διαχειριστές, που επιβλέπουν να τηρείται κάποια τάξη.

Ήμασταν χρησιμοποιώντας τη Γνωσιακή Βάση 2.0 εδώ και μερικούς μήνες, και ακόμα μόλις ξεκινάμε. Συνειδητοποιούμε ότι απέχουμε πολύ από μια ιδανική κατάσταση τέλεια οργανωμένης και τυποποιημένης wiki που όλοι οι χρήστες (ανεξαρτήτως εμπειρίας) γνωρίζουν από καρδιάς.

Πιστεύουμε ότι η βάση της Γνώσης αυξάνεται σταδιακά, οργανικά, από τους αφοσιωμένους χρήστες σας τελικά για καλύτερη υιοθέτηση, παρά αν περνούσαμε μήνες προετοιμάζοντας ένα σύστημα, το οποίο οι χρήστες μας θα έπρεπε να μελετήσουν σκληρά για να κατανοήσουν.

Η σύστασή μας είναι στενά παρατηρήστε πώς οι χρήστες το χρησιμοποιούν και κάνουν μικρά σταδιακά βήματα προς την εφαρμογή πιο ακριβών οργανωτικών διαμορφώσεων, όπως πρότυπα σελίδας, κανόνες τυπογραφίας κ.λπ. πώς αυτό ωφελεί όλους τους ενδιαφερόμενους.

Συμπέρασμα

Ολοκληρώσαμε με επιτυχία τη διαδικασία μετεγκατάστασης και υλοποίησης και τώρα είναι η σειρά σας να ακολουθήσετε το παράδειγμά μας. Αξιοποιώντας τις παραπάνω συμβουλές και αντλώντας έμπνευση, κάθε εταιρεία μπορεί να εφαρμόσει τη δική της μοναδική έκδοση της Γνωσιακής Βάσης 2.0, προστατεύοντας τις πολύτιμες γνώσεις της.

Δοκίμασε το δωρεάν