Πώς να διασώσετε ένα έργο με περιορισμένη προθεσμία: 5+1 Συμβουλές δράσης για αποτελεσματική επίλυση έργου

1/11/2022
5 λεπτά
Adela Sýkorová

Μπορεί να βρείτε μεγάλη ποσότητα ποιοτικών και σχετικών πληροφοριών για το πώς να προετοιμάσετε ένα έργο και να ξεκινήσετε να το εργάζεστε στο ιστολόγιο Easy Project. Μερικές φορές όμως, όσο σκληρά κι αν προσπαθήσετε, σε κάποια φάση το έργο σας θα αρχίσει να κατηφορίζει.

Τις περισσότερες φορές, υπάρχει ο κίνδυνος να μην μπορείτε να παραδώσετε το έργο εγκαίρως. Τι να κάνετε σε μια τέτοια περίπτωση; Δείτε πώς να προσεγγίσετε το έργο και να το σώσετε με κόστος τις μικρότερες δυνατές θυσίες.


Γιατί καθυστερεί ένα έργο;

Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους ένα έργο φαίνεται να πηγαίνει σε κακή κατεύθυνση (ειδικά όσον αφορά τις προθεσμίες). Τις περισσότερες φορές, ωστόσο, ο διαχειριστής του έργου είναι υπεύθυνος για αυτά – είτε αυτός είτε αυτή δεν μπορεί να διατηρήσει το χρονοδιάγραμμα ή υποτιμά τη φάση προετοιμασίας. Ακολουθεί μια γρήγορη περίληψη του τι πρέπει να κάνετε πριν ξεκινήσετε την εργασία σε ένα έργο:

  • WBS - Αναλυτική δομή εργασιών με όλα τα μέλη της ομάδας – θα δείτε από τι αποτελείται το έργο και πόσο χρόνο θα σας πάρει για να εργαστείτε σε μεμονωμένα αντικείμενα.
  • CBS - Δομή κατανομής κόστους – χρησιμεύει ως βάση για τον προϋπολογισμό του έργου σας και στη συνέχεια για την αρχική και συνεχή σύγκρισή του με το πραγματικό κόστος.
  • Διαχείριση πόρων – χρησιμοποιήστε το για να προγραμματίσετε εργασίες και να κρατήσετε πόρους σύμφωνα με το χωρητικότητες σε πραγματικό χρόνο των πόρων σας.


Επιστρέψτε ένα έργο στην πορεία – Το έργο καταρρέει

Όταν έχετε ορίσει σταθερά την ημερομηνία παράδοσης του έργου που δεν μπορεί να αναβληθεί σε καμία περίπτωση (π.χ. μια εταιρική εκδήλωση που συνδέεται με μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα, ένα επίσημο πάρτι εγκαινίων ξενοδοχείου ή η παρουσίαση ενός νέου μοντέλου παραγωγής σε ένα εξειδικευμένο συνέδριο, ήρθε η ώρα να χρησιμοποιήσουμε μια τεχνική γνωστή ως Project Crashing.

Το «κατάρρευση» του έργου ακούγεται λίγο απειλητικό, αλλά δεν υπάρχει τίποτα να φοβηθείς. Αντίθετα, θα έχετε μια καλή λύση στο χέρι. Αλλά είναι σημαντικό να προετοιμαστείτε υπεύθυνα για αυτό.

Συντριβή έργου σημαίνει συντόμευση του χρόνου για μία ή περισσότερες εργασίες, γεγονός που μειώνει επίσης τον συνολικό χρόνο παράδοσης του έργου. Λογικά, όμως, πρέπει να περιμένετε αύξηση του όγκου των πόρων, που θα έχει ως αποτέλεσμα την αύξηση του συνολικού κόστους.

Για να μπορέσετε τελικά να ολοκληρώσετε το έργο εγκαίρως και ταυτόχρονα με τον μικρότερο δυνατό αντίκτυπο στον προϋπολογισμό, προχωρήστε ως εξής:

1. Ενημερώστε το WBS – συγκαλέστε μια συνάντηση με την ομάδα, εξηγήστε γιατί πρέπει να προετοιμάσετε νέο σχεδιασμό έργου. Μάθετε εάν οι εργασίες είναι σχετικές σύμφωνα με την τρέχουσα ανάλυση εργασίας ή εάν ορισμένες από αυτές μπορεί να είναι σχετικές συνδυάζονται σε μία εργασία ή ακόμη και παραλείπονται εντελώς.

2. Ενημερώστε το Gantt – μεταφέρετε τον ενημερωμένο νοητικό χάρτη σε ένα γράφημα Gantt ώστε να μπορείτε να το δείτε σχέση μεταξύ εργασιών και χρόνου. Εξοικονομήστε χρόνο στο Easy Project μετατρέποντας τις αλλαγές στον χάρτη μυαλού σε Gantt αυτόματα.

3. Εξοικειωθείτε με την κατάσταση των έργων εντός του οργανισμού – περάστε από το κατάσταση του έργου στο Global Gantt με τον διαχειριστή χαρτοφυλακίου και μάθετε αν μπορεί να διατεθούν πόροι για την κατάρρευση του έργου εντός της εταιρείας ή εάν θα πρέπει να εξασφαλίσετε εξωτερικούς παρόχους.

4. Σχεδιάστε το κόστος των νέων πόρων – είτε θα χρησιμοποιήσετε εσωτερικούς είτε εξωτερικούς πόρους, έχετε μια σαφή εικόνα του πόσο θα σας κοστίσουν και πόσο θα αυξηθεί ο προϋπολογισμός σας.

5. Προετοιμάστε ένα νέο και ενημερωμένο έργο που θα περιλαμβάνει:


Αυτό είναι όλο? Λοιπόν, σχεδόν.

Αργά ή γρήγορα, κάθε διαχειριστής έργου θα πρέπει να ενεργήσει ως «πυροσβέστης» και να σβήσει τις φλόγες ενός έργου που καθυστερεί ή είναι λάθος. Κάποια έργα κάποια στιγμή θα καούν, άλλα θα κυλήσουν άψογα. Η διαχείριση έργου αφορά επίσης να είσαι σε θέση να επικοινωνήσεις ένα πρόβλημα, να το αντιμετωπίσεις και μετά αρχίστε να το λύνετε. Λάθη συμβαίνουν, αλλά είναι πολύ χειρότερο να μην μαθαίνεις από αυτά.

Επομένως, μην ξεχάσετε να κρατήσετε ένα συνάντηση μετά την παράδοση του έργου (το λεγόμενο afterwork). Προετοιμάστε μια λίστα ερωτήσεων, απαντήσεων και προτάσεων λύσεων και μετά κοινοποιήστε τα αποτελέσματα σε όλη την εταιρεία – οι διαχειριστές έργων πρέπει να βοηθούν ο ένας τον άλλον.

Λήψη καλύτερων αποφάσεων για έργα; Ανετα.

Αποκτήστε όλα τα ισχυρά εργαλεία για τέλειο σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων σε ένα λογισμικό.

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία