Πώς να μεταβείτε με επιτυχία σε Agile Project Management: Τι να κάνετε (και να μην κάνετε) για να λειτουργήσει ο ευέλικτος μετασχηματισμός σας

Αλλά στους διαχειριστές έργων θα αρέσει κυρίως η υπόσχεση για μεγαλύτερη συμμετοχή μεμονωμένων μελών της ομάδας. Αλλά ως συνήθως, όλα εξαρτώνται από την προετοιμασία.

Θα σας δείξουμε στις επόμενες γραμμές πώς να μεταμορφωθείτε σε ευκίνητο.

Η ευέλικτη διαχείριση έργων βρίσκεται σε άνοδο - όλο και περισσότερες εταιρείες στρέφονται σε αυτήν παγκοσμίως και φαίνεται ότι αυτή η τάση θα συνεχιστεί και το 2021. Ωστόσο, δεν μπορούν όλοι να χειριστούν τη μετάβαση.

Οι λόγοι της αποτυχίας είναι διάφοροι, αλλά τις περισσότερες φορές είναι η έλλειψη γνώσης για την ίδια τη μεθοδολογία και η υποτίμηση της προετοιμασίας για τον μετασχηματισμό. Κοιτάξτε τι πρέπει να σκεφτείτε πριν αποφασίσετε σίγουρα για ευέλικτη διαχείριση.

 

Agile vs. Waterfall - Clash of Titans (and Mindsets)

Η βάση της ευκίνητης σκέψης είναι μια επαναληπτική - επαναλαμβανόμενη προσέγγιση. Είναι έτσι το αντίθετο από το μοντέλο του καταρράκτη, στο οποίο η ομάδα παίρνει μια "ακριβή εντολή από πάνω" και πρέπει να την ακολουθήσει 100%.

Αντίθετα, οι απαιτήσεις - ιστορίες χρηστών, και στη συνέχεια επίσης μερικές λύσεις - παραδόσεις, αναπτύσσονται χάρη στη συνεργασία και την επικοινωνία μεταξύ ανεξάρτητων ομάδων που λειτουργούν και του πελάτη.

Όσον αφορά το χρόνο, η ομαδική εργασία πραγματοποιείται σε λεγόμενα σπριντ - μικρά διαστήματα (κυρίως δύο έως τέσσερις εβδομάδες)Το Κάθε σπριντ σημαίνει εργασία σε μια νέα εργασία, η οποία στη συνέχεια αποτελεί μέρος ολόκληρου του αποτελέσματος.

Η εργασία μπορεί να αλλάξει και να τροποποιηθεί με ευελιξία κατά τη διαδικασία, όπως μπορεί να είναι και το αποτέλεσμα-η ευέλικτη διαχείριση είναι επομένως επίσης ιδανική για μάθηση εν πτήσει. Συχνά δεν γνωρίζουμε στην αρχή (και δεν μπορούμε καν να γνωρίζουμε) τι προϊόν ή λύση θα βρούμε.

Ας το δούμε ως πολλά μικρά, ξεχωριστά έργα με τις δικές τους παραδόσεις, χάρη στα οποία το ο πελάτης βλέπει αμέσως ένα μερικό αποτέλεσμα και μπορεί να αντιδράσει αμέσως σε αυτό.

Φτάνουμε στο τελικό προϊόν σταδιακά, και όχι όλα ταυτόχρονα, με την έννοια «Δουλεύουμε πάνω σε αυτό τους τελευταίους έξι μήνες, εδώ είναι το αποτέλεσμα και πιστεύουμε ότι θα σας αρέσει, γιατί αν δεν το κάνετε, θα έχουμε καρδιακή προσβολή».

Easy Project - Sprint Dashboard

 

Τι θα συναντήσετε στη Agile Project Management

Όποιοι και αν είναι οι λόγοι για τον μετασχηματισμό σας σε μια ευέλικτη προσέγγιση, εδώ είναι μια επισκόπηση των βασικών στοιχείων - και θέσεων - χωρίς τα οποία δεν μπορείτε.

• Kanban: Ο Kanban είναι α μέθοδος αρχικά σχεδιασμένο για ομάδες ανάπτυξης. Του λειτουργικότητα χειρίζεται ο δημοφιλής πίνακας Kanban: με απλά λόγια, "χωρίζετε" ολόκληρο το έργο σε τρεις στήλες - TO DO, DOING και DONE. Στη συνέχεια, μετακινείτε τα μεμονωμένα μέρη του έργου μεταξύ τους, ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται.
  
  Με αυτόν τον τρόπο, εσύ μπορούν εύκολα να μοιραστούν, να αναθέσουν και να σχολιάσουν εργασίες που μπορούν να περιλαμβάνουν πολλά μέλη της ομάδας ταυτόχρονα - όλοι μπορούν να δουν γρήγορα τι να κάνουν και όταν είναι η σειρά τους. Εδώ μπορείτε να μάθετε ποιο εργαλείο Kanban θα είναι κατάλληλο για εσάς και την ομάδα και την εταιρεία σας.
  
  
• Ράγκμπι: Αν προτιμάτε πιο δομημένη διαχείριση, βασισμένη σε μεγάλο αριθμό σύντομων σπριντ, το SCRUM πιθανότατα θα σας ταιριάζει. Αυτή είναι η πιο χρησιμοποιούμενη μέθοδος στο πλαίσιο της ευέλικτης προσέγγισης - το μεγαλύτερο πλεονέκτημά της είναι ότι είναι καθιστά σαφέστερα το έργο σας σε έργα.
  
  Παρόμοια με την Kanban, το SCRUM χρησιμοποιήθηκε αρχικά για έργα πληροφορικής και τώρα εφαρμόζεται σε διάφορους τομείς. Για να εργαστείτε με το SCRUM, θα χρειαστείτε λογισμικό SCRUM, και θα χρησιμοποιείτε τον πίνακα ελέγχου SCRUM πιο συχνά.
  
  
• Ράγκμπι Δάσκαλος: Ένα άτομο που επιβλέπει τις διαδικασίες και τις διαδικασίες στις οποίες λειτουργεί το SCRUM, αλλά ταυτόχρονα είναι αρκετά ευαίσθητο και ευέλικτο ώστε να μπορεί να προσφέρει νέες λύσεις που κάνουν την εργασία πιο αποτελεσματική, ακόμη και κατά τη διάρκεια των σπριντ. Εάν μεταβαίνετε σε ένα ευέλικτο σύστημα, αυτές οι διαδικασίες στην εταιρεία σας θα πρέπει ιδανικά να δημιουργηθούν από κάποιον που έχει ήδη εμπειρία με το SCRUM.
  
  Ο SCRUM Master δεν είναι υπεύθυνος για την ίδια την έξοδο, αλλά οργανώνει όλα όσα βοηθούν τη λειτουργία της ομάδας - από την αποτελεσματική επικοινωνία της ομάδας έως τον εξαερισμό του γραφείου. Ο πλοίαρχος SCRUM τη χρησιμοποιεί Κύριος πίνακας ελέγχου SCRUM.
  
  
• σπριντ: Όταν έχετε ήδη ολόκληρο το έργο χωρισμένο σε αρκετά μικρότερα έργα, στα οποία εργάζονται ξεχωριστές ομάδες, θα πραγματοποιήσετε μεμονωμένες παραδόσεις σε λεγόμενα σπριντ. (Σε ένα σπριντ, μπορείτε να ασχοληθείτε π.χ. με το σχεδιασμό ενός λογότυπου για τον πελάτη σας, ενώ το συνολικό έργο είναι η οπτική ταυτότητα της εταιρείας.)
  
  Το SCRUM Master θα επιβλέπει τα σπριντ, αλλά όλα τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Για να έχετε μια επισκόπηση του αν όλα λειτουργούν όπως πρέπει στο σπριντ, χρησιμοποιήστε τον Πίνακα ελέγχου Sprint.

 

3 Τελικές συμβουλές

Η πρώτη συμβουλή είναι διαφάνεια από την αρχήΤο Η ίδια η φύση της ευέλικτης διαχείρισης βασίζεται σε καλύτερη επισκόπηση και αυξημένη ανεξαρτησία των ομάδων. Επομένως, πείτε δυνατά και σε όλους τι θα συμβεί. Η αλλαγή της δομής της εργασίας και η ανάθεση περισσότερης ευθύνης στα χέρια των συναδέλφων μπορεί να σώσει πολλούς υπαλλήλους από την εξουθένωση.

Η δεύτερη συμβουλή σχετίζεται με τη διαχείριση αλλαγών. Εάν έχετε ήδη εμπειρία με αυτό, ο μετασχηματισμός θα είναι λίγο πιο εύκολος για εσάς. Αν όχι, κανένα πρόβλημα. Προσλάβετε μερικούς από το εξωτερικό.

Μπορεί να χρειαστεί ένας μήνας για να κατανοήσετε όλες τις διαδικασίες στην εταιρεία και τη λειτουργία της, αλλά ως έμπειρος πλοίαρχος SCRUM, αυτό το άτομο θα δημιουργήσει ένα σύστημα από την αρχή, χάρη στο οποίο στη συνέχεια θα εξοικονομήσετε απίστευτο χρόνο. Και περί αυτού πρόκειται.

Και τρίτον - ένα κατάλληλο εργαλείο διαχείρισης έργου θα είναι απαραίτητο για εσάς. Ένα λογισμικό που είναι απόλυτα προετοιμασμένο όχι μόνο για την ίδια τη διοίκηση, θα διευκολύνει τη μετάβαση σε μια ευέλικτη στρατηγική.

Και δεν το λέμε μόνο και μόνο επειδή το Easy Project είναι ένα τέτοιο εργαλείο. Έχουμε δοκιμάσει διάφορους τύπους διαχείρισης έργων μόνοι μας και μπορούμε να πούμε ότι εμείς σαν κάτι για καθένα από αυτάΤο Για παράδειγμα, ένα έργο του οποίου το εύρος έχει καθοριστεί με ακρίβεια (κατασκευή ακινήτων ή εφαρμογή λογισμικού) είναι καλύτερα σχεδιασμένο με την «κλασική» αρχή του καταρράκτη.

Το Easy Project, λοιπόν, συνδυάζει τόσο μεθοδολογίες όσο και προετοιμασμένους πίνακες ανακοινώσεων για καθένα από αυτά. Στο πλαίσιο της ευέλικτης διαχείρισης, θα έχετε απλά οπτικά εργαλεία όπως πίνακες εργαλείων Scrum και Kanban και έναν προσωπικό πίνακα εργαλείων Scrum.

 

Χαρακτηριστικά

Η ευέλικτη διαχείριση έργων είναι και θα είναι μια τάση στη διαχείριση έργων. Ανακοίνωση σαφώς για τη μετάβαση σε έναν νέο τρόπο εργασίας θα είναι υψίστης σημασίας για εσάς και τις ομάδες σας να επικοινωνήσετε σαφώς τη μετάβαση σε έναν νέο τρόπο εργασίας. Προκειμένου να αποκομίσετε επιτυχία με τους συναδέλφους σας και ταυτόχρονα να επιτύχετε αποτελέσματα για την εταιρεία, βεβαιωθείτε ότι ένα έμπειρος πλοίαρχος SCRUM - μπορεί να είναι εξωτερικός σύμβουλος από εμάς - θα σας βοηθήσει με τη μετάβαση σε ευέλικτη διαχείριση.

Μην ξεχνάς ποιοτικό λογισμικό έργου, η οποία έχει πρόσβαση σε όλα τα μέσα ευέλικτης διαχείρισης. Εάν έχετε οποιεσδήποτε επιπλέον ερωτήσεις, θα χαρούμε πολύ να τις απαντήσουμε.