Προϋπολογισμός έργου – Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε: Πώς να εκτιμήσετε σωστά, να δημιουργήσετε και να φυλάξετε τη χρηματοδότηση του έργου σας

Θα σας συμβουλεύσουμε πώς να δημιουργήσετε μια σταθερή βάση οικονομικού προγραμματισμού για το επόμενο έργο σας και να διατηρήσετε μια επισκόπηση των οικονομικών! Ένας διαχειριστής έργου που μπορεί να προετοιμάσει έναν σταθερό προϋπολογισμό είναι εξαιρετικά σημαντικός για την ομάδα.

Κάποιος που μπορεί παρακολουθεί και βελτιστοποιεί τον προϋπολογισμό, ώστε όχι μόνο η ομάδα αλλά και η διοίκηση της εταιρείας να είναι ικανοποιημένη με το αποτέλεσμά της είναι ανεκτίμητη. Ευτυχώς, υπάρχουν εργαλεία για τακτικό έλεγχο και αναφορά – εδώ είναι μια επισκόπηση τους και επίσης μερικοί κανόνες που αξίζει να τηρούνται.

Προϋπολογισμοί έργων στο Easy Project

Τι είναι ο Προϋπολογισμός;

Ο προϋπολογισμός του έργου περιλαμβάνει το εκτιμώμενο κόστος που απαιτείται για την έναρξη και την ολοκλήρωση του έργου, ιδανικά στο χρονοδιάγραμμα που απαιτείται από τον πελάτη. Ωστόσο, το Ο προϋπολογισμός που ετοιμάζεται στην αρχή του έργου είναι πάντα μια εκτίμηση.

Αυτό είναι σημαντικό να το πείτε και να το κατανοήσετε για όλους όσους εργάζονται στο έργο και για όσους έχουν παραγγείλει την προετοιμασία του από εσάς – τους πελάτες.

Θα πρέπει να συμπεριλάβετε στον προϋπολογισμό του έργου, με απλά λόγια, τα πάντα (για παράδειγμα, καφέ που πίνουν τα δημιουργικά σας σε έναν καταιγισμό ιδεών σε μια καφετέρια ή τακτικές τηλεφωνικές κλήσεις με τον πελάτη για να τον ενημερώσετε για την κατάσταση του έργου).

Αυτό το άρθρο, ωστόσο, δεν αφορά τις λεπτομέρειες ενός μεγάλου προϋπολογισμού. υποθέτουμε ότι έχετε ήδη, για παράδειγμα, ένα ωριαίο γράφημα μεμονωμένων μελών της ομάδας σας ή ποσοτικοποιήστε επακριβώς το λειτουργικό κόστος των πόρων σας.

Banner: Πώς να προετοιμάσετε και να παρακολουθήσετε έναν προϋπολογισμό;

Άκρο: Τι δεν πρέπει να ξεχάσετε να συμπεριλάβετε στον προϋπολογισμό;

• Άμεσο και έμμεσο κόστος

• Σταθερά και μεταβλητά κόστη

• Εργασίες και υλικά

• Εξοδα ταξιδιού

• Πιθανός εξοπλισμός και ενοικίαση χώρων

• ΝΕΟΣ! Μέτρα που σχετίζονται με την πανδημία Covid-19 – όπως οι δοκιμές

• άδειες

Προϋπολογισμοί έργων στο Easy Project

Βήμα 1 – Δημιουργία προϋπολογισμού

Όταν ξεκινάτε ένα έργο, καλό είναι να κάνετε ένα Δομή κατανομής εργασιών (WBS). Έτσι, μπορείτε να δείτε όλα τα στοιχεία από τα οποία αποτελείται το έργο σας και να τα εγκρίνετε με την ομάδα.

Τότε έρχεται μεμονωμένα είδη» τιμολόγηση - ο Δομή κατανομής κόστους (CBS). Για να κάνουμε την αρχική σας εργασία όσο το δυνατόν πιο εύκολη, έχουμε ενσωμάτωσε τα WBS και CBS σε μια ενιαία μονάδα στο Easy Project, ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους χειροκίνητα.

Συμβουλή: Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε εργασία ή υπηρεσίες που εκτελούνται από υπεργολάβους στο CBS.

Βήμα 2 – Έγκριση προϋπολογισμού

Το να πάρετε το φρεσκοφτιαγμένο CBS και να τρέξετε απευθείας στον πελάτη δεν είναι ίσως η καλύτερη ιδέα. Εγκρίνετε πρώτα τον προϋπολογισμό εσωτερικά – σε επίπεδο ομάδας, και μετά με διοίκηση. Εσείς ή η ομάδα σας μπορεί να έχετε ξεχάσει κάτι ή το αποθεματικό του προϋπολογισμού στο οποίο βασίζεστε δεν επαρκεί.

Για να είστε όσο το δυνατόν καλύτερα προετοιμασμένοι για την οικονομική διαχείριση του έργου σας Και για να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό σας όσο το δυνατόν πιο κοντά στην πραγματικότητα, πρέπει να τον συγκρίνετε με προϋπολογισμούς προηγούμενων έργων.

Πιθανότατα δεν θα βρείτε ακριβώς τον ίδιο προϋπολογισμό, αλλά σίγουρα θα μπορείτε να λάβετε δεδομένα για κάτι κοινό που έχουν τα έργα - για παράδειγμα, την τιμή για την ενοικίαση μιας αίθουσας συνεδρίων ή τον αριθμό των ωρών που απαιτούνται για τη δημιουργία μιας σειράς banner για συνέδριο.

Άκρο: Αν συναντήσετε κάτι για πρώτη φορά κατά τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού, επενδύστε το χρόνο σας σε μια σύντομη συνάντηση με συναδέλφους που έχουν εμπειρία στην τιμολόγηση παρόμοιων ειδών. Καλύτερα μισή ώρα στην αρχή του έργου παρά μισό εκατομμύριο κορώνες που λείπουν στη μέση της δουλειάς.

Προϋπολογισμοί έργων στο Easy Project

Βήμα 3 – Παρακολούθηση και Έλεγχος Προϋπολογισμού και Αναφορά

Άλλο είναι η προετοιμασία του προϋπολογισμού και άλλο φαντάζομαι και παρακολουθήστε πώς εκπληρώνεται ή δεν εκπληρώνεται ο προϋπολογισμός και στη συνέχεια απαντήστε εγκαίρως. Ο μόνιμος και διαρκής έλεγχος του εισοδήματος και των δαπανών σας όχι μόνο αποδεικνύει ότι είστε επαγγελματίας, αλλά είναι ευπρόσδεκτος πρόληψη των γαμημάτων.

Για να μπορέσετε να παρακολουθήσετε σας ταμειακές ροές του έργου (στην περίπτωση των διαχειριστών χαρτοφυλακίου ένα ολόκληρο χαρτοφυλάκιο), έχουμε αρκετές συμβουλές – μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις περισσότερες απευθείας στο νέο Εύκολο έργο:

• Ταμειακή ροή – παρακολουθείτε και αναφέρετε τακτικά στους πελάτες, τη διοίκηση της εταιρείας και την ομάδα σας πώς προχωρά το έργο σας χάρη σε αυτό διαφανές εργαλείο,
• Τακτικές συναντήσεις – η διαχείριση του έργου σας πρέπει να περιλαμβάνει μια σύντομη κατάσταση χρηματοδότησης – ξεκινήστε με σαφείς αναφορές για τη διαχείριση και συνεχίστε με την ενημέρωση σχετικά με τις δαπάνες σε τακτικές συναντήσεις με τον πελάτη,
• Οικονομικά – σχέδιο εναντίον πραγματικότητας – χάρη στο προϋπολογισμός έργου, δεν θα μπορείτε μόνο να κάνετε ωριαία χρονοδιαγράμματα και κατανομές για μεμονωμένους ρόλους, και στη συνέχεια ολόκληρο τον προϋπολογισμό, αλλά και να συγκρίνετε γρήγορα και λεπτομερώς το σχέδιο προϋπολογισμού του έργου με τις τρέχουσες δαπάνες,
• Υπολογισμός τιμής έργου – ένα εργαλείο με το οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα και με ακρίβεια μια προσφορά και μια περιγραφή του υπολογισμού της τιμής και, στη συνέχεια, να εξαγάγετε τα πάντα με το λογότυπό σας σε PDF.

Χαρακτηριστικά

Παρόλο που ο προϋπολογισμός του έργου είναι πάντα απλώς μια εκτίμηση του κόστους, ο στόχος σας πρέπει να είναι να τον προετοιμάσετε όσο το δυνατόν ακριβέστερα. Υπάρχουν διαθέσιμες πολλές δοκιμασμένες λειτουργίες που θα κάνουν τον προϋπολογισμό σας πιο ξεκάθαρο.

Ως αποτέλεσμα, είναι ευκολότερο για εσάς να υπερασπιστείτε τον προϋπολογισμό έναντι του πελάτη και της διοίκησης. Ωστόσο, μία από τις πιο σημαντικές δραστηριότητες ενός διαχειριστή έργου είναι να ελέγχει την εκπλήρωση του προϋπολογισμού με βάση ακριβή δεδομένα.

Επομένως, πραγματοποιήστε τακτικές συναντήσεις σχετικά με την οικονομική κατάσταση των έργων σας και παρέχετε μια ολοκληρωμένη αναφορά για αυτά χάρη στα εργαλεία του λογισμικού διαχείρισης έργων σας. Με μια επισκόπηση των ταμειακών ροών, δεν θα συναντήσετε δυσάρεστες εκπλήξεις και τραμπουκισμούς.