Λήψη αποφάσεων έργου: Πώς να το κάνετε καλύτερα

Εδώ είναι ένα σωρό ιδέες για το πώς να αποκαλύψετε τα γεγονότα πίσω από τη δύσκολη κατάσταση στην οποία μπορεί να βρεθείτε και πώς να τα χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας. Και τέλος, πώς να πάρετε μια καλή απόφαση.

Πρώτα, κρυώστε. Δεύτερον, λάβετε δεδομένα

Η λήψη μιας απόφασης συχνά προκαλεί νευρικότητα και μπορεί εύκολα να σας οδηγήσει σε υπερβολική σκέψη και «αρνητικό ζουμ», έτσι σε κάποιο σημείο, όλες οι αποφάσεις αρχίζουν να φαίνονται κακές και χάνετε την ικανότητα να τις αξιολογήσετε αντικειμενικά. Η αλήθεια είναι διαφορετική – μόλις πάρετε την απόφαση, μπορείτε να αναπνεύσετε ξανά και να οργανώσετε τα βήματα που ακολουθούν. Υπάρχει πάντα ένας κίνδυνος που συνδέεται με την απόφαση και όπως –θα θέλαμε να πούμε– Η διαχείριση κινδύνου αποτελεί μέρος της καλής διαχείρισης έργου. Αλλά είτε πρόκειται για την ομάδα σας, για τα οικονομικά του έργου ή για την πρόοδο της εργασίας στο έργο, σκέφτεστε πάντα αυτά τα τέσσερα:

1. Ορίστε και παρουσιάστε την κατάσταση

Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες για το πρόβλημά σας. Δώστε στα ενδιαφερόμενα μέρη και στην ομάδα σας μια σαφή επισκόπηση του τι συμβαίνει με το έργο σας. Εξηγήστε τι σας οδήγησε –και το έργο– σε αυτή την κατάσταση και τι σκοπεύετε να κάνετε γι’ αυτήν.

2. Ορίστε την ομάδα αξιολόγησης

Δημιουργήστε μια ομάδα που θα εξερευνήσει και θα αναπτύξει τις προτάσεις σας για λύσεις. Εξηγήστε σε κάθε μέλος αυτής της ομάδας ποιος είναι ο ρόλος του/της σε αυτή τη διαδικασία – κάποιος θα αξιολογήσει τις ιδέες σας από πλευράς πόρων, άλλοι από οικονομική άποψη κ.λπ.

«Μια ανεκτίμητη συμβουλή – βελτιώστε τη δική σας
Ομάδα αξιολόγησης με υπεύθυνο έργου
που έχει βρεθεί σε παρόμοια κατάσταση στο παρελθόν».

3. Αξιολογήστε τις επιλογές σας

Με επαρκή παροχή δεδομένων από μεμονωμένα μέλη της ομάδας αξιολόγησης, μπορείτε στη συνέχεια να εφαρμόσετε ένα από τα μοντέλα αξιολόγησης για να επιλέξετε την τελική απόφαση (π.χ. ανάλυση SWOT, πυραμίδα Maslow ή αρχή Pareto 80/20).

4. Βάλτε τη νικητήρια λύση στην πράξη

Απλώς προχωρήστε σαν να ξεκινούσατε ένα ολοκαίνουργιο έργο. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο WBS, αναθέστε εργασίες απευθείας και προβάλετε μεμονωμένες εργασίες σε ένα γράφημα Gantt. Παρακολουθήστε πώς έχει αλλάξει και εξελιχθεί η κρίσιμη κατάσταση ως αποτέλεσμα της απόφασής σας.

Οι τυπικές καταστάσεις κατά τη λήψη μιας απόφασης είναι κρίσιμες

Οι πιο σημαντικές – και συχνά οι πιο δύσκολες αποφάσεις σχετίζονται επανειλημμένα με ένα από τα ακόλουθα: πόρους (ανθρώπινοι, υλικό ή και τα δύο), οικονομικά έργα (προϋπολογισμός) και το εύρος της εργασίας. Πιθανότατα θα ακολουθήσετε την προαναφερθείσα διαδικασία σε όλα, αλλά μπορεί να χρειαστείτε διαφορετικά εργαλεία στα επιμέρους βήματα. Εδώ είναι η επισκόπηση.

1. Λήψη αποφάσεων που σχετίζονται με πόρους

Οι πόροι είναι το κλειδί. Επομένως, πίσω από (σχεδόν) κάθε αποτυχημένο έργο, υπάρχει έλλειψη ικανότητας και πόρων. Μπορεί να μην το διαβάσετε σε πολλά ιστολόγια στον ιστό, αλλά μερικές φορές – ειδικά όταν υποφέρετε από έλλειψη πόρων – είναι ακόμη καλύτερο να μην ξεκινήσετε ένα έργο παρά να ξεκινήσετε τη δουλειά που θα οδηγήσει μόνο σε απογοήτευση. Πώς όμως να πάρεις την απόφαση ΝΑΙ ή ΟΧΙ;

Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη είναι η εταιρεία ή η ομάδα σας, πρέπει πρώτα να πάρετε ένα επισκόπηση των πόρων και την αξιοποίηση του χρόνου τους στο εγγύς μέλλον. Μόλις δείτε τη ροή εργασιών των πιθανών πόρων σας, θα γίνει πολύ πιο εύκολο να λάβετε την απόφαση εάν θα συμμετάσχετε ή θα εγκαταλείψετε ένα νέο έργο. Το ίδιο ισχύει για την κατάσταση εάν ένας ή περισσότεροι από τους πόρους σας εγκαταλείψουν την ομάδα – κάτι που αργά ή γρήγορα θα βιώσουν όλοι οι διαχειριστές έργων. Το σημαντικό είναι να πάρετε μια γρήγορη απόφαση για το πώς να προχωρήσετε.

Με την ολοκληρωμένη επισκόπηση διαχείρισης πόρων στο Easy Project, θα δείτε γρήγορα μια απεικόνιση με βάση το χρώμα του πόσοι και ποιοι πόροι είναι διαθέσιμοι σε όλη την εταιρεία (ή ομάδες), με ποια ικανότητα και για ποια χρονική περίοδο.

«Ένα αξιοπρεπές εργαλείο διαχείρισης έργου σας βοηθά
όχι μόνο στην οργάνωση της εργασίας σας. Θα
αποκαλύψτε επίσης τον δρόμο προς μια καλή απόφαση."

2. Λήψη αποφάσεων σχετικά με τη χρηματοδότηση έργων

Τα χρήματα είναι σίγουρα μια μεγάλη διαφορά. Για να δείτε εάν το έργο αποδίδει, πρέπει να ρίξετε μια ματιά στα δεδομένα του αναλυτικά. Μια ομάδα εργαλείων οικονομικής διαχείρισης θα έρθει στο χέρι – όπως π.χ την οπτικοποίηση ταμειακών ροών Gant Chart. Η προσκόλληση στα δεδομένα είναι επίσης αυτό που θέλετε να κάνετε όταν εμφανίζεται μια κατάσταση είτε να συνεχίσετε στο έργο είτε όχι. Για αυτό, η Δομή Ανάλυσης Κόστους (CBS) θα σας βοηθήσει πάρα πολύ.

3. Λήψη αποφάσεων σχετικά με το αντικείμενο εργασίας

Αυτό που οι περισσότεροι διαχειριστές έργων βρίσκουν χρήσιμο, είναι να επιστρέψουν στα βασικά αποσύνθεση του έργου σε μικρότερα μέρη. Αυτό συμβαίνει επειδή κάθε έργο είναι ένας ζωντανός οργανισμός και αποτελείται από μικρά έργα από μόνο του. Έτσι, εάν υπάρχει μια συγκεκριμένη κατάσταση στη διαχείριση του έργου σας, που απαιτεί μια σταθερή απόφαση, μη διστάσετε να α) επιστρέψτε στην πρώτη σας δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) του έργου για να δείτε αν μπορείτε να βγάλετε ιδέες από το πρώτο mindmap και β) κάντε ξανά το WBS σύμφωνα με την τρέχουσα κατάσταση. Θα εκπλαγείτε πώς μπορεί να αλλάξει ξαφνικά την άποψή σας για την προοπτική των έργων που περιμένουν μπροστά.

Συμπέρασμα

Οι καλές αποφάσεις βασίζονται στην εμπειρία, τη διαίσθηση και τα δεδομένα. Και οι καλοί διαχειριστές έργων δεν παίρνουν μόνο την απόφαση αλλά και την ευθύνη για αυτήν. Υπάρχει χρόνος για να λάβετε μια απόφαση κατά τη διάρκεια και ακόμη και πριν ξεκινήσετε ένα νέο έργο – Πρέπει εγώ/η ομάδα μου/η εταιρεία μου να συμμετάσχω σε αυτό το έργο ή όχι; Για να απαντήσετε σωστά, θα χρησιμοποιήσετε ένα σύνολο εργαλείων διαχείρισης έργου για έλεγχο που θα σας οδηγήσει σε καλύτερη λήψη αποφάσεων. Μην υποτιμάτε τη δύναμη της επικοινωνίας και εξηγήστε την απόφασή σας στην ομάδα σας με κάθε απόφαση για το έργο.