en
Γλώσσα
  • en
  • cs
  • hu
  • it
  • es
  • fr
  • de
  • ru
Μηχανική μετάφραση
  • bg
  • dk
  • nl
  • gr
  • il
  • jp
  • kr
  • Όχι.
  • pl
  • tr

Το Project Finance συνδέθηκε μέσω Zapier με τη Xero και άλλα λογιστικά συστήματα

4/9/2018
12 λεπτά
Jan Pavera

Ενδιαφέρεστε για τον τρόπο σύνδεσης του Easy Project με το XERO και άλλα λογιστικά συστήματα; Απλά χάρη στην πλατφόρμα Zapier, η οποία σας δίνει την δυνατότητα ολοκλήρωσης σας επιτρέπουν σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, τον έλεγχο του προϋπολογισμού των έργων σας.

Εύκολος προϋπολογισμός έργου

Ο προγραμματισμός των προϋπολογισμών σας και η σύγκρισή τους με τα πραγματικά έσοδα και τις δαπάνες χρησιμοποιώντας τον Εύκολο Προϋπολογισμό Έργου είναι ο καλύτερος τρόπος για να ελέγχετε τα οικονομικά του έργου σας. Με αυτή την ενότητα, μπορείτε να παρακολουθείτε τα έσοδα, το κόστος, το κόστος μισθοδοσίας και το τελικό κέρδος κάθε έργου.

Σας επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε τις καταχωρίσεις πραγματικών χρημάτων σε συνάρτηση με το καθορισμένο πρόγραμμα και παρέχει κατάσταση αποτελεσμάτων των έργων, πρόβλεψη ταμειακών ροών και ιστορικό ταμειακών ροών.


Επισκόπηση προϋπολογισμού έργου

Δεδομένα για τον εύκολο προϋπολογισμό του έργου

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αποκτήσετε οικονομικά στοιχεία στον προϋπολογισμό των έργων σας που θέλετε να παρακολουθήσετε τα οικονομικά του έργου. Ειδικά έξοδα από εισερχόμενους λογαριασμούς και εισοδήματα από εκδοθέντα τιμολόγια που διαχειρίζονται σε ένα ξεχωριστό λογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι μεταφέρονται και διανεμηθεί σωστά σε κάθε προϋπολογισμό του έργου.

Μπορείς να τοποθετήστε το με το χέρι μετά την καταβολή λογαριασμού ή τιμολογίου στο λογιστικό σας σύστημα, αλλά είναι εξαιρετικά αναποτελεσματική και υπάρχει υψηλός κίνδυνος ανθρώπινο λάθος. Ένας άλλος τρόπος είναι η εξαγωγή και δεδομένα εισαγωγής σε παρτίδες μετά το τέλος μιας ημέρας ή μιας εβδομάδας, αλλά υπάρχει και το πρόβλημα με δεν είναι ενημερωμένα δεδομένα στους προϋπολογισμούς του έργου σας.


Επισκόπηση πραγματικών εξόδων

Λύση ολοκλήρωσης

Η καλύτερη λύση είναι μια ενσωμάτωση στο λογιστικό σύστημα, το οποίο επιτρέπει αυτοματοποιημένη μεταφορά δεδομένων και τον διαχωρισμό των οικονομικών στοιχείων για κάθε προϋπολογισμό του έργου. Τα δεδομένα που καταρτίζονται στο λογιστικό σύστημα πρέπει να μεταφερθούν Οσο πιο γρηγορα γινεται για να εξασφαλίσετε την τρέχουσα κατάσταση του προϋπολογισμού του έργου σας.

Το μόνο που χρειάζεται να γνωρίζετε είναι ποια δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν και ποια έργα θέλετε να παρακολουθήσετε τα οικονομικά. Φυσικά, πρέπει να αναλύσετε τη ροή εργασιών δεδομένων και να επιλέξετε τεχνολογία για την ολοκλήρωση.

Τεχνολογία Zapier

Μεγάλη τεχνολογική λύση είναι η Zapier. Η πλατφόρμα ολοκλήρωσης συνδέει το API με περισσότερα από 1000 συστήματα και επιτρέπει τη μεταφορά νέων δεδομένων από το ένα σύστημα στο άλλο. Μπορείτε να ρυθμίσετε εύκολα αυτοματοποιημένη ροή εργασίας που ονομάζεται ZAP, η οποία είναι η σύνδεση μεταξύ δύο συστημάτων κατασκευασμένων από a ενεργοποίηση και ενέργεια.

Όταν λειτουργεί το ZAP και το ένα συμβάν ενεργοποίησης συμβαίνει στο λογιστικό σύστημα (λογαριασμός ή τιμολόγιο καταβάλλεται), Zapier κάνει αυτόματα τη δράση εκδήλωση στο Εύκολο Έργο (δημιουργία εισοδήματος ή εισόδημα στον προϋπολογισμό του έργου).


Παραδείγματα ροής εργασίας ZAP

Οφέλη από την ενσωμάτωση του Zapier

Εάν σας το λογιστικό σύστημα είναι έτοιμο για χρήση στην πλατφόρμα Zapier, μπορείτε εύκολα ενσωματώσει αυτό το σύστημα με Easy Project χωρίς περαιτέρω ανάπτυξη για μια συγκεκριμένη ολοκλήρωση κάθε συστήματος, όλα συνδέονται και χειρίζονται από τον Zapier.

Τα περισσότερα οφέλη δεν είναι μη αυτόματη εξαγωγή / εισαγωγή, αλλά τακτική μεταφορά δεδομένων κάθε λεπτό 5 - εξασφάλιση πραγματικών οικονομικών στοιχείων στον προϋπολογισμό του έργου και - αυτοματοποιημένη διανομή δεδομένων για κάθε έργο.

Αυτή η ενοποίηση σας επιτρέπει σχεδόν έλεγχος χρηματοδότησης σε πραγματικό χρόνο των προϋπολογισμών του έργου σας. Φυσικά, η αυτοματοποίηση των τρυπάνι και των χειρωνακτικών ροών εργασίας βοηθά την ομάδα σας να εξοικονομήσει χρόνο και να κάνει τους εργασία πιο αποτελεσματική επίσης.

Μελέτη περίπτωσης ολοκληρωμένου λογιστικού συστήματος XERO

Η πραγματική παρουσιάσιμη μελέτη περίπτωσης της ολοκλήρωσης είναι με Λογιστικό σύστημα XERO, το οποίο είναι έτοιμο για χρήση στην πλατφόρμα Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations. Το μόνο που χρειάζεται να ορίσετε είναι:

  • Ανάλυση ροής εργασιών δεδομένων για ενσωμάτωση

  • Κατάλληλες ενεργοποιήσεις και ενέργειες

  • Zapier λογαριασμό με ένα κατάλληλο σχέδιο

  • XERO για να επιτρέψει τη σύνδεση του Zapier με το API

  • Εύκολος λογαριασμός έργου για να επιτρέψετε τη σύνδεση του Zapier με το API

  • Κανόνες για τη διανομή δεδομένων στο σωστό προϋπολογισμό του έργου 

Ανάλυση ροής εργασιών δεδομένων για ενσωμάτωση

Το πρώτο βήμα είναι να καθορίσουμε ποιες ροές εργασιών θέλουμε να ενσωματώσουμε μέσω της πλατφόρμας Zapier και, στη συνέχεια, τι προκάλεσε τα δεδομένα από το XERO πρέπει να αντιστοιχιστούν στα απαιτούμενα πεδία δράσης εκδήλωση στο Easy Project για τη δημιουργία εισοδήματος ή εισοδήματος στον προϋπολογισμό του έργου. Για την μελέτη περίπτωσής μας ορίσαμε αυτή τη ροή δεδομένων δεδομένων: Δημιουργία πραγματικών δαπανών Easy Project από νέους λογαριασμούς XERO

Σημαίνει ότι κάθε νέος λογαριασμός με κατάσταση που αλλάζει σε πληρωμή δημιουργεί έναυσμα, και μέσω του Zapier δημιουργείται πραγματική εγγραφή στον προϋπολογισμό του έργου. Τα απαιτούμενα δεδομένα του Easy Project είναι:

  • Αναγνωριστικό έργου για τη διανομή οικονομικών στοιχείων στο σωστό προϋπολογισμό του έργου

  • Όνομα της καταχώρησης δαπανών, για την μελέτη περίπτωσής μας αποτελείται από αριθμό λογαριασμού και εκδότη λογαριασμού

  • Συνολικό ποσό πληρωμένου λογαριασμού

  • Κωδικός νομίσματος πληρωμένου λογαριασμού

  • Ημερομηνία παραλαβής λογαριασμού


Τα ενεργοποιημένα δεδομένα από το XERO αντιστοιχούσαν στα απαιτούμενα πεδία Εύκολο Έργο

Κατάλληλες ενεργοποιήσεις και ενέργειες

Από τα διαθέσιμα γεγονότα ενεργοποίησης XERO και τα συμβάντα Easy Action action, αυτά είναι κατάλληλα για τη μεταφορά οικονομικών δεδομένων.

Το XERO ενεργοποιεί

  • Νέο νομοσχέδιο - ενεργοποιείται όταν προσθέτετε ένα νέο λογαριασμό ή αλλάζει η κατάσταση του νέου λογαριασμού (πληρωτέοι λογαριασμοί)

  • Νέο Τιμολόγιο Πωλήσεων - Ξεκίνησε όταν προσθέτετε νέο τιμολόγιο πωλήσεων ή αλλάζει η κατάσταση του νέου τιμολογίου (Λογαριασμός Εισπρακτέα)

Εύκολη δράση του έργου

  • Δημιουργία δαπανών προϋπολογισμού έργου - η ενέργεια δημιουργεί μια νέα προγραμματισμένη ή πραγματική εγγραφή δαπάνης για τον προϋπολογισμό του έργου

  • Δημιουργία εισοδήματος προϋπολογισμού έργου - η ενέργεια δημιουργεί μια νέα προγραμματισμένη ή πραγματική καταχώρηση εισοδήματος στον προϋπολογισμό του έργου

Για τη ροή εργασιών της μελέτης περίπτωσής μας: Δημιουργία πραγματικών δαπανών για το Εύκολο Έργο από τους νέους λογαριασμούς XERO, επιλέξαμε ένα XERO trigger: Νέο νομοσχέδιο, και Εύκολη δράση του έργου: Δημιουργήστε δαπάνη προϋπολογισμού έργου (με την επιλογή πραγματική).


Ενεργοποίηση και ενέργεια για τη ροή εργασιών της μελέτης περιπτώσεων

Zapier λογαριασμό με ένα κατάλληλο σχέδιο

Για να εκτελέσετε ZAPs στην πλατφόρμα Zapier, πρέπει να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό και να επιλέξετε ένα κατάλληλο σχέδιο τιμολόγησης ανάλογα με έναν αριθμό Zapier συναλλαγές κάθε μήνα.

Η συναλλαγή Zapier σημαίνει μια επιτυχημένη αυτοματοποίηση ενός πράγματος από ένα ZAP. Μια συναλλαγή μετράται κάθε φορά που το δικό σας Zap με επιτυχία τη μεταφορά δεδομένων από μια εφαρμογή σε άλλη.

Σχέδιο τιμολόγησηςΌριο επιτυχημένων συναλλαγών ανά μήναΜηνιαία τιμήΤιμή για πρόσθετη συναλλαγή πέρα ​​από το όριο
Μικρό 1 000 € 16 € 0.016
Μέτριας Δυσκολίας 3 000 € 40 € 0.0128
Μεγάλο 10 000 € 100 € 0.01

Σχέδια τιμολόγησης για την εκτέλεση ZAPs 

Για την περίπτωσή μας, οι συναλλαγές Zapier σημαίνουν πόσα μηνιαία πληρωμένα λογαριασμούς μεταφέρονται στους προϋπολογισμούς των έργων μας.

XERO για να επιτρέψει στον Zapier να συνδεθεί με το API

Ο λογαριασμός Xero πρέπει να έχει είτε Βασικά δικαιώματα ή δικαιώματα συμβούλου για να χρησιμοποιήσετε το API Xero, η οποία απαιτείται για τη σύνδεση με τον Zapier. Οι ρόλοι πελατών μόνο για ανάγνωση, μόνο τιμολόγια και ταμειακοί πελάτες δεν έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν το API.

Εύκολος λογαριασμός έργου για να επιτρέψετε στον Zapier να συνδεθεί στο API

Ο λογαριασμός Easy Project πρέπει να έχει αντιστοιχιστεί με δικαιώματα για τη διαχείριση του προϋπολογισμού, προκειμένου να χρησιμοποιηθεί το Easy Project API, η οποία απαιτείται για τη σύνδεση με τον Zapier. Ο λογαριασμός Easy Project πρέπει επίσης να είναι μέλος του έργου όπου θέλουμε να διανείμουμε τα οικονομικά δεδομένα στον προϋπολογισμό του έργου.


Εύκολα δικαιώματα λογαριασμού έργου για προϋπολογισμό

Κανόνες για τη διανομή δεδομένων στο σωστό προϋπολογισμό του έργου

Αν θέλετε τα οικονομικά δεδομένα να διανεμηθούν στον σωστό προϋπολογισμό του έργου, πρέπει να είστε σε θέση να ορίσετε μια λίστα με τα αναγνωρισμένα έργα που παρακολουθούνται στο λογιστικό σας σύστημα, αντιστοιχίστε αυτό το αναγνωριστικό του έργου σε λογαριασμό / τιμολόγιο και ενεργοποιήστε αυτά τα δεδομένα στον Zapier για μια ενέργεια στο Easy Project.

Στο XERO, μπορείτε να ρυθμίσετε το Κατηγορία παρακολούθησης που ονομάζεται Έργο. Αυτή η κατηγορία είναι μέρος γραμμής λογαριασμού / τιμολογίου. Μια επιλογή συγκεκριμένης κατηγορίας που αντιστοιχίζεται στη γραμμή λογαριασμού / τιμολογίου αντιπροσωπεύει την ταυτότητα του έργου στο Easy Project, όπου θέλουμε να μεταφέρουμε τα λογιστικά δεδομένα στο σωστό προϋπολογισμό του έργου.

Άλλα λογιστικά συστήματα είναι δυνατόν να ενσωματωθούν μέσω του Zapier

Αν έχετε ένα από αυτά τα λογιστικά συστήματα, ο έλεγχος χρηματοδότησης έργων είναι κομμάτι κέικ για σας με Easy Project.

Zoho Βιβλία

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Ολοκληρωμένο για οικονομικά στοιχεία δαπανών και εισοδημάτων.

Νέα δαπάνη

  • Ξεκίνησε όταν δημιουργείται μια δαπάνη.

Νέο τιμολόγιο πωλήσεων

  • Ξεκίνησε όταν δημιουργείται νέο τιμολόγιο πωλήσεων με καταβολή πληρωμής.

Λίστα αναγνωριστικών έργου

  • Ετικέτες αναφοράς (για δαπάνη και τιμολόγιο)
  • Προσαρμοσμένο πεδίο με αναπτυσσόμενη τιμή (μόνο για τιμολόγια)

FreshBooks Νέο

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Ολοκληρωμένο για οικονομικά στοιχεία δαπανών και εισοδημάτων.

Νέα δαπάνη

  • Ξεκίνησε όταν δημιουργείται μια νέα δαπάνη.

Νέο Τιμολόγιο

  • Ξεκίνησε όταν δημιουργήθηκε ένα νέο τιμολόγιο.

Λίστα αναγνωριστικών έργου

  • Δεν υποστηρίζεται, είναι δυνατή η χρήση της σημείωσης για έξοδα ή τιμολόγια.

QuickBooks Online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Ενσωματωμένα μόνο για τα οικονομικά στοιχεία των εισοδημάτων, δεν υποστηρίζονται τα δεδομένα ενεργοποίησης των δαπανών.

Νέο τιμολόγιο πωλήσεων

  • Ξεκίνησε όταν δημιουργήθηκε νέο τιμολόγιο πωλήσεων.

Νέα Πληρωμή

  • Ενεργοποιείται όταν λαμβάνεται μια πληρωμή.

Λίστα αναγνωριστικών έργου

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία