Διαχείριση Έργου: Πώς να μην μείνετε στάσιμοι και να προχωρήσετε στην καριέρα σας; Μερικές συμβουλές από έναν ανώτερο πρωθυπουργό

Αυτό συνέβη πριν από έξι χρόνια και ο υποψήφιος που πήρε τη συνέντευξη είναι τώρα ένας έμπειρος Ανώτερος Διευθυντής Έργου που εργάζεται για εμάς με το πιο πρόσφατο λογισμικό διαχείρισης έργου στα πιο σύνθετα έργα. Έχει γράψει μερικές συμβουλές για εσάς, οι οποίες θα χρησιμεύσουν πραγματικά ως χρήσιμος οδηγός για να προχωρήσετε στη διαχείριση έργων.

Μπορείτε να βρείτε πολλά καλά και κακά άρθρα στο Διαδίκτυο σχετικά με το τι πρέπει να κατέχει ένας διαχειριστής έργου. Εάν αναζητάτε συμβουλές για την καριέρα σας σε βιβλία ή ηλεκτρονικά βιβλία, τότε πιθανότατα έχετε ήδη διαπιστώσει ότι η λίστα της διαθέσιμης βιβλιογραφίας θα σας πάρει τουλάχιστον μία εργάσιμη εβδομάδα.

Σε αυτό το άρθρο, ετοιμάσαμε λοιπόν ένα αποδεδειγμένη λίστα με συμβουλές και εργαλεία που μπορεί πραγματικά να σας βοηθήσει να κάνετε τη δουλειά σας καλύτερα – πιο γρήγορα, πιο αποτελεσματικά, με χαρά και λιγότερο άγχος. Πάμε!

Soft Skills – Πόσο σημαντικές είναι;

Πολύ σημαντικό. Στο τέλος, όλοι κοιτάζουν τις φιγούρες, αλλά κατά τη διάρκεια της εργασίας για το έργο, όλοι είναι περίεργοι για τον τρόπο με τον οποίο πηγαίνετε προς αυτές τις φιγούρες. Λένε στις πωλήσεις ότι κανείς δεν θέλει να κάνει δουλειές με αρνητικούς ανθρώπους και το ίδιο ισχύει και για τη δουλειά ενός project manager.

Αλλά το θέμα δεν είναι να μεταμορφωθείς σε κάποιον που δεν είσαι – αλλά μάλλον αναπτύξτε τις μαλακές δεξιότητες που πηγάζουν φυσικά από τη φύση σας και σταδιακά δουλέψτε στους άλλους. Τα παρακάτω είναι τα βασικά soft skills.

1. Επικοινωνία

Ζήτω η απλή, τεκμηριωμένη και αποτελεσματική επικοινωνία! Εμπιστευτείτε μας, κανένας πελάτης, μέλος της ομάδας ή διευθυντής δεν θα αντιταχθεί σε αυτές τις τρεις ιδιότητες. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να δώσετε χώρο σε όλα τα παραπάνω.

Αλλά προσέξτε για μια συνομιλία, μια βιντεοκλήση ή μια συνομιλία, η οποία σέρνεται ήδη στην αρχή - το αποτέλεσμα θα είναι πάντα χάσιμο χρόνου. Επομένως, βάλτε έναν στόχο που θέλετε να πετύχετε σε κάθε επικοινωνία.

2. Ηγεσία

Υπάρχουν αμέτρητα βίντεο, βιβλία και ιστολόγια σχετικά με την ηγεσία, αλλά ο χρυσός κανόνας που λειτουργεί πάντα και παντού είναι το παλιό γνωστό "Lead by Example". Επομένως, συμβαίνει συχνά η «ατμόσφαιρα γύρω από το έργο» (και συχνά το ίδιο το αποτέλεσμα) να είναι μια αντανάκλαση της διάθεσης του διαχειριστή του έργου. Παρακολουθήστε το έργο, πηγαίνετε στη δουλειά εγκαίρως, γίνετε πρώτοι στις συναντήσεις.

Παρατηρήστε, παρακινήστε, επαινέστε, αναφέρετε, συζητήστε. Όταν ενδιαφέρεσαι πραγματικά για ένα έργο και τους ανθρώπους που εργάζονται σε αυτό, «μολύνεις» τους γύρω σου με ενδιαφέρον. Και αν κάποιος παραμένει άνοσος, είναι πιθανώς ένα σημάδι ότι αυτός έχει το πρόβλημα, όχι εσείς.

3. Διαπραγματεύσεις

Το έργο είναι ένα ζωντανό πλάσμα και θα πρέπει να παλέψετε για αυτό. Όχι μόνο σε συζητήσεις προϋπολογισμού με τον πελάτη, αλλά και εσωτερικά. Ίσως χρειαστεί να κερδίσετε περισσότερους πόρους ή περισσότερο χρόνο ή να υπερασπιστείτε τα σχόλια στα σπριντ.

Βασικός κανόνας: μπορείτε να κερδίσετε κάθε μάχη ευκολότερα εάν είστε οπλισμένοι με δεδομένα. Με δεδομένα μπορείς να κερδίσεις με χαμόγελο και χωρίς καθόλου αίμα.

Ποια εργαλεία και γιατί πρέπει να ελέγχετε;

Για να έχετε τον σχεδιασμό και τη διαχείριση του έργου σας υπό έλεγχο, ώστε να μπορείτε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα, πρέπει να κατέχετε τα εργαλεία διαχείρισης έργου. Ευτυχώς, υπάρχουν διαθέσιμα αρκετά εξελιγμένα λογισμικά και εφαρμογές που σας επιτρέπουν να το κάνετε.

Το καλύτερο εργαλείο για να δουλέψεις είναι αυτό που συνδυάζει όλες οι σημαντικές λειτουργίες κάτω από μια στέγη – Θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο στην οργάνωση και την επικοινωνία. Και αυτό ακριβώς κάνει το Easy Project.

Στην αρχή, ρυθμίζετε τα πάντα σε ένα διαφανές και εύκολα πλοηγήσιμο προσωπικό Πίνακας εργαλείων διαχείρισης έργου. Τότε μπορείτε να προετοιμαστείτε για τέσσερις επιπλέον βασικές δεξιότητες!

1. Οργάνωση εργασιών και πόρων

Όταν ξεκινάτε ένα έργο, κάντε έναν οπτικό χάρτη μυαλού στο Αναλυτική δομή εργασιών (WBS). Δημιουργήστε το μαζί με όλη την ομάδα – όλοι θα δουν τι καθήκοντα τους περιμένουν. Έτσι θα στηρίξεις από την αρχή το αίσθημα ιδιοκτησίας στους συναδέλφους σου.

Μπορείτε εύκολα να ελέγξετε το ικανότητα των συναδέλφων σας ή τους πόρους μας Εργαλείο διαχείρισης πόρων – κυρίως στο Ρυθμιστικό Σχέδιο Διαχείρισης Πόρων.

Συζητήστε με τους συναδέλφους σας τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών – Με αυτόν τον τρόπο, παρακινείτε όλους να αναλάβουν την ευθύνη. Μπορείτε να απεικονίσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σε α Gantt διάγραμμα και μοιραστείτε το με την ομάδα.

2. Διαχείριση χρόνου και Παρακολούθηση χρόνου

Η έγκαιρη παράδοση ενός έργου είναι ένα πολύ καλό σημάδι της δουλειάς σας, Δεδομένου του όγκου των αλλαγών, κινδύνους, καθυστερήσεις και απρόβλεπτα γεγονότα, Η καλή διαχείριση χρόνου μπορεί να σας σώσει. Πίστα πόσο χρόνο αφιερώνει η ομάδα σας με το έργο και ορίστε ειδοποιήσεις σε περίπτωση υπέρβασης των ορίων που ορίζονται στο πεδίο εφαρμογής.

Οι ανώτεροι διευθυντές έργων θα εκτιμήσουν το ειδικό εργαλείο για τον έλεγχο και την αναφορά έργων. ο Εργαλείο διαχείρισης κερδισμένων αξιών προσφέρει άμεση σύγκριση δημιουργημένης αξίας με το χρονοδιάγραμμα και το κόστος.

Το καθήκον σας είναι επίσης να οργανώσετε λογικά τον χρόνο ολόκληρης της ομάδας. Χρησιμοποιήστε το συνάντηση Ημερολόγιο. Συμβουλή που αξίζει χρυσό: εάν ένα από τα μέλη σας χρειάζεται να εργάζεται πραγματικά ομαλά, απλώς αφιερώστε του μια ολόκληρη μέρα στο κοινό ημερολόγιο – το μέλος συνήθως ολοκληρώνει την εργασία γρηγορότερα από το προγραμματισμένο.

3. Όργανα ελέγχου για Agile Project Management

Το Agile Management που χρησιμοποιεί τη μέθοδο Scrum ή Kanban είναι "in". Πολλά άρθρα έχουν γραφτεί για αυτό και πολλά άλλα θα είναι (εδώ είναι η συνεισφορά μας). Οι περισσότεροι οργανισμοί πληροφορικής χρησιμοποιούν ευέλικτες αρχές διαχείρισης έργων, πιθανώς συμπεριλαμβανομένων τους (μελλοντικούς) πελάτες σας. Στο Easy Project, έχουμε ετοιμάσει για εσάς πάνελ για το Scrum και το Kanban και μπορείτε γρήγορα και εύκολα να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των δύο.

4. Διαχείριση πολλών έργων ταυτόχρονα – Διαχείριση χαρτοφυλακίου

Εάν είστε υπεύθυνοι για πολλά έργα, είναι προφανές ότι έχετε ήδη αποδείξει τις ιδιότητές σας. Ωστόσο, η διαχείριση χαρτοφυλακίου είναι ένα άλλο επίπεδο ευθύνης και απαιτεί συγκεκριμένα εργαλεία. Αλλά ας ξεκινήσουμε με το πώς να κάνετε την εργασία σας πιο εύκολη – τι θα λέγατε να έχετε ένα πρότυπο για το έργο σας;

πρότυπα του έργου που μπορείτε να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε σταδιακά σε όλη την εταιρεία, σας επιτρέπουν να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο – ακόμα και σε μεγάλα έργα!

Ως "επικεφαλής πολλών έργων", έχετε πρόσβαση σε τρία κύρια εργαλεία στο Easy Project:

• Πλήρως προσαρμοσμένη επισκόπηση χαρτοφυλακίου, την οποία μπορείτε να μετατρέψετε σε μια ολοκληρωμένη αναφορά έτοιμη για παρουσίαση,
• Δέντρο χαρτοφυλακίου για γρήγορη επισκόπηση όλων των έργων με την πρώτη ματιά,
• Νέα παγκόσμια Gantt, υποστηρίζοντας τη λεπτομερή διαχείριση του έργου.

Χαρακτηριστικά

Τα εργαλεία που χρησιμοποιούμε αλλάζουν καθώς αναπτύσσεται η διαχείριση έργου. Επομένως, ένας διαχειριστής έργου που είναι σε θέση να εργαστεί με εργαλεία που αντικατοπτρίζουν αυτές τις αλλαγές αποκτά ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Αν και οι soft skills αποτελούν ουσιαστικό μέρος της (όχι μόνο) διαχείρισης έργου, αποκτούν δύναμη μόνο αφού ο διαχειριστής έργου μπορεί να βασιστεί στα δεδομένα που λαμβάνονται μέσω των εργαλείων.

Εάν θέλετε να προχωρήσετε στην καριέρα σας ως διαχειριστής έργου, ξεκινήστε σταδιακά και θέστε έναν μερικό στόχο: να παραδώσετε το επόμενο έργο σας πιο γρήγορα, πιο αποτελεσματικά και με εργαλεία που θα κάνουν την εργασία σας πιο ξεκάθαρη και ευκολότερη.