Οι Κίνδυνοι Διαφέρουν - Διάφορες Παγίδες στη Διαχείριση Έργων: Μερικές Συμβουλές για Ευκολότερη Διαχείριση Κινδύνων Χάρη στην Αποτελεσματική Κατανομή Κινδύνου

8/10/2021
5 λεπτά
Adela Sýkorová

Πώς - ειδικά το 2021 - να μην χαθείτε σε μία από τις πολλές παγίδες που περιμένουν το έργο σας; Η λύση είναι να ιεράρχηση των κινδύνων χάρη στην ακριβή αναγνώριση και κατηγοριοποίηση.

Όταν το κάνετε από την αρχή, μπορείτε να διαχειριστείτε τον κίνδυνο πιο εύκολα και με μεγαλύτερη σαφήνεια. Θα σας διδάξουμε πώς ο διαχωρισμός των απειλών και ο καλός προγραμματισμός μπορούν να σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε ένα έργο χωρίς δυσάρεστες εκπλήξεις.

Η πρόληψη είναι πάντα πολύ καλύτερη από το να σβήνουμε τις πυρκαγιές. Επομένως, κανένας διαχειριστής έργου δεν πρέπει να ξεκινήσει νέα έργα κατά τη διάρκεια της κρίσης του κορωνοϊού χωρίς ειλικρινή προσδιορισμό και αξιολόγηση πιθανών κινδύνων.

Φυσικά, δεν μπορούν να προγραμματιστούν όλα - το έτος 2020 μας το κατέδειξε ξεκάθαρα. Αλλά, για παράδειγμα, η ανάπτυξη της κρίσης του κορωνοϊού και ο αντίκτυπός της στις επιχειρήσεις είναι κάτι που μπορείτε να συμπεριλάβετε στην αναγνώριση κινδύνων φέτος.

Για να αποφύγετε την κατάσταση όπου ο αριθμός των πιθανών απειλών δημιουργεί χάος, είναι καλή ιδέα να τις οργανώσετε στην αρχή - ιδανικά, χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο που καθιστά όλους τους κινδύνους διαφανείςΤο Αυτό, άλλωστε, θα πρέπει να είναι μέρος του σχεδίου διαχείρισης κινδύνου του έργου σας. Ας δούμε, λοιπόν, τους βασικούς τύπους κινδύνων και την κατανομή τους.

 

1. Βασική διαίρεση - Εσωτερικοί και εξωτερικοί κίνδυνοι

Μερικά από τα οι εσωτερικοί κίνδυνοι είναι πιθανώς πολύ γνωστοί σε εσάς. Τους συναντάτε σε κάθε έργο, οπότε θα πρέπει να ξέρετε πώς να τους απαντήσετε. Mayσως μόλις θυμηθήκατε έναν συνάδελφο που θα ετοιμάσει το τέλειο σχέδιο για μια νέα εφαρμογή, αλλά θα του πάρει ένα τρίτο περισσότερο από ό, τι υποσχέθηκε κατά τη διάρκεια WBS.

Η σκληρή επιστροφή στην πραγματικότητα μετά τις ετήσιες διακοπές σκι του Μαρτίου πιθανότατα δεν θα είναι το σωστό για εσάς σχολαστικά σχεδιασμένο GanttΤο Συνολικά, οι εσωτερικοί κίνδυνοι είναι ευκολότερο να μετριαστούν ή να εξαλειφθούν για εσάς.

Εξωτερικοί κίνδυνοι, από την άλλη πλευρά, προέρχονται από έξω από την εταιρεία και ως διαχειριστής έργου, μπορείτε να τους επηρεάσετε μόνο σε μικρό βαθμό ή καθόλου. "Το βράδυ, το μηχάνημα κόλλησε και δεν μπορούμε να σας στείλουμε τα υλικά εγκαίρως, αλλά όχι την επόμενη εβδομάδα, όταν θα επισκευαστεί από μια εταιρεία από τη Γερμανία, η οποία είναι η μόνη τοποθεσία με άδεια".

Όχι ότι σας το επιθυμούμε, αλλά μια παρόμοια συζήτηση βιώνεται από έναν διαχειριστή έργου τουλάχιστον μία φορά. Άλλωστε, ένας τέτοιος κίνδυνος αποδείχθηκε πλήρως σε όλο τον κόσμο φέτος.

 

2. Τρεις τομείς όπου οι κίνδυνοι εμφανίζονται συχνότερα - Κόστος, χρόνος και απόδοση

Οτιδήποτε απειλεί τον προϋπολογισμό σας και η ικανότητα διαχείρισης του έργου σας σύμφωνα με εγκεκριμένα οικονομικά αποτελεί κίνδυνο κόστουςΤο Όλοι είμαστε πιθανώς αναγκασμένοι να προσαρμόζουμε τον προϋπολογισμό από καιρό σε καιρό για να κερδίσουμε έναν σημαντικό πελάτη.

Στη συνέχεια, λόγω της μειωμένης τιμής, εγκρίνετε με τον πελάτη έναν προϋπολογισμό που υπολογίζεται μόνο με ένα ελάχιστο αποθεματικό. Ως αποτέλεσμα, δεν μπορείτε να αντέξετε σχεδόν κανένα λάθος ή παρεξήγηση στην επικοινωνία, καθώς θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο σημαντικά την οικονομική επιτυχία του έργου.

Οι εργασίες κίνδυνος χρόνου σχετίζεται με όλα όσα απειλούν την ομαλή λειτουργία και παράδοση των επιμέρους παραδόσεων στην ώρα τους. Οι σύντομες προθεσμίες θα επηρεάσουν σχεδόν αναπόφευκτα την ατμόσφαιρα στην ομάδα και την ποιότητα των αποτελεσμάτων. Μερικές φορές τα πράγματα αρχίζουν να κυλούν από όλες τις πλευρές, αλλά εδώ είναι τρία παραδείγματα που θα συναντήσετε σχεδόν σίγουρα:

  • "Μικρά πρόσθετα" από τον πελάτη σας,
  • «Άρρωστες μέρες» ενός μέλους της ομάδας την τελευταία στιγμή,
  • καθυστερημένη παράδοση από την οποία εξαρτάται η πρόσθετη εργασία του έργου.

Προετοιμάστε ένα σενάριο για τον τρόπο εξάλειψης αυτών των προβλημάτων και, όταν έρχονται, πώς να τα επικοινωνήσετε.

Είναι επίσης απαραίτητο να μιλήσουμε για τους κινδύνους απόδοσης στα έργα. Η απόδοση μπορεί να επηρεαστεί τόσο με θετικό όσο και με αρνητικό τρόπο, ειδικά από τους ενδιαφερόμενους, την ομάδα και τη διαχείριση των προσδοκιών.

Εάν δεν έχετε επαρκή υποστήριξη από τον πελάτη και ταυτόχρονα οι συνάδελφοί σας βρίσκονται στα πρόθυρα της εξουθένωσης και το όλο εγχείρημα συνοδεύεται από εξωπραγματικές απαιτήσεις, η απόδοση θα διακυμανθεί και το αποτέλεσμα του έργου. Επομένως, αυτό είναι σημαντικό για τον προσδιορισμό των κινδύνων απόδοσης έγκαιρα. Αλλά αυτό μπορεί να γίνει όμορφα - στο νέα έκδοση του Easy Project, θα μπορείτε να απεικονίσετε μεμονωμένους κινδύνους.

Αυτό καθιστά ευκολότερη την εκχώρηση και την κατανομή των κινδύνων με βάση την εκχωρημένη σημασία τους και την παρακολούθηση των απειλών. Στη συνέχεια, θα δείτε ποια πρέπει να αντιμετωπιστούν και ποια είναι απλά μικροπράγματα ή μπορούν να αντιμετωπιστούν αργότερα.

 

Χαρακτηριστικά

Οι μεμονωμένοι κίνδυνοι δεν είναι αυτόνομοι. είναι αλληλένδετα. Αλλά μην ανησυχείτε. Εάν μπορείτε να τους δώσετε προτεραιότητα και να τακτοποιήσετε, παραμένουν πραγματικά πιθανές απειλές στο εσωτερικό τους λογισμικό διαχείρισης έργου σας.

Για να τους δώσετε τη σωστή προτεραιότητα, μπορείτε εύκολα να ετοιμάσετε μια σαφή βασική κατηγοριοποίηση χάρη στα οπτικά εργαλεία. Τότε μπορείς τα διαχωρίζουν εύκολα από τα προβλήματα του έργου και προετοιμάσει ένα σχέδιο για τη διαχείριση κινδύνων.

Όλα σε ένα λογισμικό για έναν σύγχρονο διαχειριστή έργου; Ανετα.

Αποκτήστε όλα τα ισχυρά εργαλεία για τέλειο σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων σε ένα λογισμικό.

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία