Πάρτε μεγαλύτερο έλεγχο της διαχείρισης του έργου σας μέσω της ροής εργασιών

4 / 21 / 2021
6 λεπτά
Λούκα Μπέγια

Μια ροή εργασίας μπορεί να θεωρηθεί ως ένα από τα θεμελιώδη δομικά στοιχεία της διαχείρισης έργων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις ροής εργασίας στο Easy Project έλεγχος μεταβάσεων κατάστασης και δικαιώματα πεδίου σε εργασίες με πολύ απλό τρόπο. Η δυνατότητα είναι προσβάσιμη από τη διαχείριση και, ως εκ τούτου, μπορεί να διαχειριστεί μόνο από έναν διαχειριστή.

Ροή εργασίας σας επιτρέπει να διαμορφώσετε, ποια ρόλους επιτρέπεται να αλλάζουν συγκεκριμένες καταστάσεις εργασιών ή ποια πεδία υποτίθεται ότι εμφανίζονται κάτω από έναν συγκεκριμένο τύπο εργασίας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στην ανάπτυξη λογισμικού αλλά βρίσκει χρήση σχεδόν οπουδήποτε αλλού. Ροή εργασίας μέσα Εύκολο έργο έχει δύο βασικά χαρακτηριστικά.

Μεταβάσεις κατάστασης σε εργασίες

Εδώ μπορείτε να επιλέξετε έναν συνδυασμό ρόλος χρήστη και τύπος εργασίας (ή ελέγξτε όλους τους ρόλους / τύπους εργασιών για να εφαρμόσετε την αλλαγή για όλους τους πιθανούς συνδυασμούς) και στη συνέχεια ορίστε ποιες αλλαγές κατάστασης εργασίας επιτρέπεται να γίνουν από αυτόν τον ρόλο σε αυτόν τον τύπο εργασίας. Η στήλη στην αριστερή πλευρά αντιπροσωπεύει την τρέχουσα κατάσταση της εργασίας και οι στήλες προς τα δεξιά αντιπροσωπεύουν πιθανές αλλαγές κατάστασης για να διαλέξετε.

Για παράδειγμα, ένας χρήστης μπορεί να διαμορφώσει ότι κανείς δεν μπορεί να αλλάξει την κατάσταση μιας εργασίας σε "Τέλος", εκτός αν έχει γίνει ελέγχθηκε πρώτα από έναν επόπτη ή CTO. Για να το επιτύχετε αυτό, επιλέξτε έναν συνδυασμό του κατάλληλου τύπου εργασίας και του ρόλου χρήστη (όπως ο τύπος εργασίας "task" και ο ρόλος "διαχειριστής χαρτοφυλακίου") και καταργήστε την επιλογή του κατάλληλου πλαισίου για να ορίσετε την άδεια αλλαγής της κατάστασης για το επιλεγμένο συνδυασμός.

Άδειες πεδίου για εργασίες

Για άλλη μια φορά, απλώς επιλέξτε το συνδυασμό ρόλου και τύπου εργασίας (ή επιλέξτε όλα). Η αριστερή στήλη αντιπροσωπεύει τα τυπικά πεδία και τα προσαρμοσμένα πεδία, τα οποία έχετε δημιουργήσει. Στα δεξιά, μπορείτε να επιλέξετε εάν το πεδίο πρέπει να είναι προσβάσιμο σε κανονική λειτουργία (κενά πεδία - δεν έχει επιλεγεί τίποτα), λειτουργία μόνο για ανάγνωση ή απαιτούμενη λειτουργία.

  • Μόνο για ανάγνωση - ένας χρήστης δεν μπορεί να αλλάξει αυτό το πεδίο όταν η εργασία έχει ρυθμιστεί σε λειτουργία "μόνο για ανάγνωση". Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να αλλάξετε έναν τύπο εργασίας εκτός εάν η εργασία είναι προετοιμασμένη για έλεγχο (η κατάσταση έχει οριστεί σε "για έλεγχο")
  • Απαιτείται - το πεδίο σε αυτήν τη λειτουργία πρέπει να συμπληρωθεί, διαφορετικά, η εργασία δεν μπορεί να αποθηκευτεί

Πρέπει να είστε προσεκτικοί κατά τη ρύθμιση των πεδίων μόνο για ανάγνωση ή απαιτούμενα. Ιδιαίτερα όσον αφορά την αποτροπή της πραγματικής εργασίας των χρηστών σας. Σε μια προηγούμενη περίπτωση, για παράδειγμα, αντιμετωπίσαμε ένα ζήτημα όταν ο πελάτης μας διαμόρφωσε τα τυπικά πεδία "Θέμα" και "περιγραφή" ως μόνο για ανάγνωση όταν η κατάσταση είναι "Νέα", η οποία ισχύει επίσης για τη δημιουργία μιας νέας εργασίας. Επειδή δεν επιτρέπεται στους χρήστες να επεξεργαστούν αυτά τα πεδία, δεν μπορούσαν να δημιουργήσουν μια νέα εργασία επειδή μια εργασία δεν μπορεί να δημιουργηθεί χωρίς θέμα.


Easy Project - Workflow - Μεταβάσεις κατάστασης εργασίας

Συμβουλές και κόλπα για τη ροή εργασίας

Όταν οποιαδήποτε κατάσταση δεν προορίζεται να χρησιμοποιηθεί σε οποιονδήποτε τύπο εργασίας, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποεπιλέξει τα σεβαστά πλαίσια ελέγχου σε σχηματισμό σταυρού.

Περίπτωση χρήσης 1 - Δημιουργήστε μια αλυσίδα έγκρισης

Αυτό είναι ένα παράδειγμα του τρόπου λειτουργίας μιας αλυσίδας έγκρισης. Κάθε ρόλος (π.χ. εκπρόσωπος, διευθυντής, τεχνικός κ.λπ.) μπορεί να αλλάξει μόνο την κατάσταση μιας εργασίας με συγκεκριμένο τρόπο που διασφαλίζει ότι η διαδικασία είναι ομαλή και δεν υπάρχουν εσωτερικές διενέξεις. Για παράδειγμα, μόνο ο αντιπρόσωπος που βρίσκεται σε άμεση επαφή με τον πελάτη μπορεί να αλλάξει την κατάσταση σε "Τέλος" μόλις ολοκληρωθεί η όλη διαδικασία και αφού ενημερωθεί ο πελάτης. Ενώ ο μόνος διαχειριστής μπορεί να εγκρίνει ή να απορρίψει συγκεκριμένα αιτήματα που ξεκίνησε από τον πελάτη.

Ο πελάτης ξεκινά μια νέα αίτηση (εντολή), ο εκπρόσωπος απαντά στη συνέχεια στον πελάτη ότι το αίτημα έχει διαβιβαστεί για περαιτέρω έγκριση και το επισημαίνει με την κατάσταση "Αναμονή για έγκριση". Ο διαχειριστής έχει μια λίστα με όλα τα αιτήματα (εργασίες) που έχουν επισημανθεί ως "αναμονή για έγκριση". Μόλις αποφασίσει εάν το αντίστοιχο αίτημα θα εγκριθεί ή όχι για περαιτέρω ενέργεια (-ές), τότε θα αλλάξει την κατάσταση της αίτησης (εργασία) αντίστοιχα σε "Εγκεκριμένο" ή "Απορρίφθηκε".

Ο τεχνικός έχει μια λίστα όπου εμφανίζονται όλα τα "εγκεκριμένα" αιτήματα. Συνεχώς εργάζεται σε αυτά και όταν τελειώσει με οποιονδήποτε, αλλάζει την κατάστασή του σε "Για να ελέγξει και να τιμολογήσει". Αυτή τη στιγμή, το αίτημα (έργο) εμφανίζεται στον κατάλογο των αντιπροσώπων, ο οποίος ελέγχει διπλά τις εργασίες του τεχνικού. Εάν ικανοποιηθούν όλες οι απαιτήσεις του πελάτη, επισημαίνει την εργασία ως "έτοιμη" και ενημερώνει τον πελάτη αναλόγως.


Easy Project - Workflow - Άδειες πεδίων εργασιών

Περίπτωση χρήσης 2 - Κάντε τους χρήστες να εισάγουν σημαντικά δεδομένα - απαιτείται

Όταν πρέπει να λάβετε ορισμένα δεδομένα που είναι σημαντικά για εσάς, απλώς κάντε υποχρεωτικά ορισμένα πεδία, τα οποία μπορούν να γίνουν απλά ρυθμίζοντας ένα τέτοιο πεδίο σε κατάσταση "Απαιτούμενο". Για παράδειγμα, όταν χρειάζεστε την ημερομηνία γέννησης του πελάτη σας (π.χ. για να διαπιστώσετε εάν ο πελάτης είναι νόμιμης ηλικίας) μπορείτε να ορίσετε το πεδίο "Ημερομηνία γέννησης" ως "Απαιτούμενο", ώστε ο πελάτης να μην μπορεί να προχωρήσει χωρίς δεόντως συμπληρώνοντας ένα τέτοιο πεδίο πρώτα.

Περίπτωση χρήσης 3 - Αποτρέψτε τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες από την αλλαγή σημαντικών δεδομένων - μόνο για ανάγνωση

Προσέξτε, καθώς το θέμα και η περιγραφή πρέπει να είναι ενεργοποιημένα σε μια νέα εργασία. Ορισμένοι χρήστες επιτρέπεται να εκτελούν μόνο συγκεκριμένες ενέργειες και δεν επιτρέπεται να επεξεργάζονται ή να καταργούν σημαντικές πληροφορίες, κάτι που μπορεί να επιτευχθεί ενεργοποιώντας τη λειτουργία "Μόνο για ανάγνωση".

Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης συμπληρώσει την ημερομηνία γέννησής του, τότε ένα τέτοιο πεδίο μπορεί να οριστεί σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, προκειμένου να αποφευχθεί τυχαία απώλεια τέτοιων δεδομένων. Εναλλακτικά, μόνο ένας διαχειριστής (ή οποιοδήποτε άλλο κατάλληλο άτομο) μπορεί να έχει τη δυνατότητα αλλαγής / αφαίρεσης αυτών των δεδομένων, ενώ άλλοι δεν μπορούν.

Μάθετε να διαχειρίζεστε έργα χάρη σε πραγματικά χρήσιμες συμβουλές; Ανετα.

Αποκτήστε όλα τα ισχυρά εργαλεία για τέλειο σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων σε ένα λογισμικό.

Χρήση περίπτωσης 4 - Απενεργοποίηση περιττών καταστάσεων εργασιών

Η κατάσταση "αναθεώρηση κώδικα" είναι σημαντική για το τμήμα πληροφορικής, αλλά όχι για άλλα τμήματα. Οι ειδικοί πληροφορικής θα μπορούν να χρησιμοποιούν την κατάσταση "Κώδικας αναθεώρησης", αλλά οι χρήστες από άλλα τμήματα δεν θα έχουν πρόσβαση σε αυτήν.

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία