Δέκα εντολές μιας ομάδας χωρίς συμφόρηση

9/27/2022
5 λεπτά
Jakub Ryba
Μπορεί να ξεκινήσει με αθώα κόπωση, αλλά να οδηγήσει σε πολύ πιο σοβαρό σύνδρομο επαγγελματικής εξουθένωσης. Τι είναι αυτό? Υπερβολικός φόρτος εργασίας. Περισσότεροι από τους μισούς υπαλλήλους βιώνουν το αίσθημα της κατάθλιψης. Ρίξτε μια ματιά στις δέκα συμβουλές μας για το πώς να αποτρέψετε αυτό το ενδεχόμενο.

Το γεγονός ότι ο υπερβολικός φόρτος εργασίας είναι ένα αυξανόμενο πρόβλημα επιβεβαιώνεται από μια έρευνα της Deloitte στις ΗΠΑ, στην οποία το 64% των διευθυντών παραπονιέται ότι οι ομάδες τους είναι υπερφορτωμένες με δουλειά. Ποιες μπορεί να είναι οι συνέπειες μιας τέτοιας κατάστασης;

  • Μειωμένη ποιότητα των αποτελεσμάτων εργασίας
  • Η ομάδα δεν τηρεί τις προθεσμίες
  • Μειωμένο κίνητρο και προορατικότητα
  • Άβολη ατμόσφαιρα στη δουλειά
  • Αυξημένη εναλλαγή εργαζομένων


Οι Δέκα Εντολές του Διευθυντή

Πώς μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να μην αισθάνεται συγκλονισμένη; Απλώς επιμείνετε στις «Δέκα Εντολές μιας ομάδας χωρίς συμφόρηση» και η ομάδα σας θα εργάζεται άνετα.

1/ Να είστε διαφανείς

Σε πολλές εταιρείες βρίσκουμε «μη αναγνωρισμένα έργα» που αφαιρούν δυναμικότητες. Αυτά μπορεί να είναι προσωπικές εργασίες, προηγούμενα ανεπίλυτα έργα ή απλώς ad hoc εργασίες από τις οποίες κάποιος θέλει να απαλλαγεί γρήγορα. Είναι σημαντικό να ενημερώνονται όλοι για αυτά – ειδικά όσοι κάνουν τον προγραμματισμό.

Θα μπορούσε να είναι ο PMO, ο διαχειριστής χαρτοφυλακίου, ο CEO ή ο διαχειριστής πόρων. Να αναγνωρίζετε πάντα όλα τα έργα στην εταιρεία. Αυτό που μπορεί να σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό, για παράδειγμα, είναι Agile Resource Management που σας δίνει μια επισκόπηση όλων των έργων σε πραγματικό χρόνο. Όλα τα έργα απλά στοιβάζονται σε αυτό το εργαλείο και άλλοι μπορούν εύκολα να τα δουν.

2/ Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο για την ανάθεση έργου

Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο που σας δείχνει ποιες ομάδες είναι ήδη υπερφορτωμένες και πού γίνονται διαθέσιμες οι χωρητικότητες. Το ιδανικό εργαλείο ανάθεσης έργου είναι διαισθητικό – δεν προσθέτει εργασία και σας επιτρέπει να βλέπετε την κατάσταση κάθε έργου ανά πάσα στιγμή. Όσοι πρέπει να δουν τις λεπτομέρειες των εργασιών μπορούν να εξετάσουν μεμονωμένα έργα.

3/ Βελτιώστε τις δεξιότητες της ομάδας σας

Υπάρχουν συχνά εργασίες που μόνο ένας συγκεκριμένος υπάλληλος μπορεί να χειριστεί; Τι γίνεται όμως αν αυτός ή αυτή είναι απασχολημένος με άλλη εργασία; Σκεφτείτε εάν είναι καιρός να εκπαιδεύσετε έναν άλλο υπάλληλο, ώστε τα έργα να μην συσσωρεύονται σε ένα άτομο και να μην τα υπερφορτώνουν. Αυτό που μπορεί να βοηθήσει είναι ότι στην ενότητα «Διαχείριση Δεξιοτήτων» του Agile Resource Management εργαλείο που μπορείτε πάντα να βλέπετε τον τρέχοντα φόρτο εργασίας των μελών της ομάδας σας.

4/ Μη φοβάστε να πείτε όχι

Το εργαλείο ανάθεσης έργου σάς δείχνει διενέξεις ή υπερφόρτωση ομάδας; Μην προσπαθήσετε να στριμώξετε ένα άλλο έργο σε μια γεμάτη εργασία εβδομάδα, είναι απαραίτητο να ωθήσετε τη δουλειά σε άλλες εβδομάδες. Αυτό θα βελτιώσει όχι μόνο την ποιότητα των έργων αλλά και τη διάθεση στο γραφείο. Η επικοινωνία, με λίγα λόγια, είναι απαραίτητη σε κάθε εργασιακό περιβάλλον που μας φέρνει στο επόμενο σημείο.

5/ Μην υποτιμάτε την επικοινωνία

Συχνά αναλαμβάνουμε περισσότερα έργα από όσα θα έπρεπε. Αυτό οφείλεται στην κακή επικοινωνία. Είναι σημαντικό να ακούτε τα μέλη της ομάδας, ώστε να μπορείτε να ορίζετε ρεαλιστικές προθεσμίες, να υπολογίζετε πόση εργασία μπορεί να χειριστείτε και να παρέχετε ακριβείς πληροφορίες σε όλα τα μέρη. ο Εργαλείο Agile Resource Management θα σας βοηθήσει με την ορατότητα και την επικοινωνία μεταξύ των ομάδων σχετικά με την κατάσταση της χωρητικότητας.

Agile Resource Management

Agile Resource Management

6/ Μην βάζετε μη ρεαλιστικές προθεσμίες

Η απόκτηση ενός απαιτητικού προγράμματος ξεκινά με μια ρεαλιστική προθεσμία. Να βασίζεστε πάντα σε απροσδόκητες καθυστερήσεις, σχόλια και μην ξεχνάτε τον "χρόνο προσωρινής αποθήκευσης" - μια στιγμή για απροσδόκητα συμβάντα. Ο πολύ λίγος χρόνος για την ολοκλήρωση μιας εργασίας μειώνει επίσης τη δημιουργικότητα των εργαζομένων.

7/ Θέστε προτεραιότητες

Είναι εύκολο να χαθείτε στις προτεραιότητες κατά τη διάρκεια ενός έργου. Εχε το δικό σου κατάλογος προτεραιοτήτων πάντα στη διάθεσή σας και μην ξεχνάτε να ανατρέχετε σε αυτό τακτικά. Επιπλέον, στο Easy Project έχετε πάντα κοντά σας όλες τις προτεραιότητές σας χάρη στους προσωπικούς πίνακες εργαλείων.

8/ Μην ξεχνάτε να επαινείτε

Το κίνητρο και η εμπιστοσύνη μπορούν να κάνουν θαύματα. Ενημερώστε τους υπαλλήλους ότι εκτιμάτε τη δουλειά τους.

Δείξτε τους εμπιστοσύνη, για παράδειγμα, επιτρέποντάς τους να προγραμματίσουν τη δουλειά τους για τον εαυτό τους. Αυτό οδηγεί τις ομάδες σε ατομική ευθύνη.

9/ Χωρίστε τις μεγάλες εργασίες σε μικρές

Να χωρίζετε πάντα τα έργα σε δευτερεύουσες εργασίες, για παράδειγμα χρησιμοποιώντας το Εργαλείο WBS. Αυτό κάνει το έργο να φαίνεται πιο διαχειρίσιμο και βοηθά τους υπαλλήλους να το ολοκληρώσουν πιο γρήγορα καθώς τους παρακινεί να δουν την πρόοδο.

10/ Εστιάστε στην ανάπαυση

Και μόνο τη δική σας, αλλά και των ομάδων σας. Αποφύγετε την περιττή επαγγελματική επικοινωνία μετά το ωράριο και αν κάποιος σκοπεύει να πάει διακοπές, αυτό δεν πρέπει να σημαίνει ότι πρέπει να δουλέψει περισσότερο πριν φύγει. Εάν είναι δυνατόν, ενθαρρύνετε την ευελιξία και την εργασία από το σπίτι.


Περίληψη: Αντίο υπερφορτωμένη ομάδα

Το να ισορροπήσετε καλά τα πράγματα και να μάθετε πώς να μην υπερφορτώνετε την ομάδα σας μπορεί να είναι λίγο δύσκολο. Αλλά αν ακολουθείτε τις «δέκα εντολές του διευθυντή» και θυμάστε να ελέγχετε τακτικά με την ομάδα σας, είστε σε καλό δρόμο για να επιτύχετε μια ιδανική οργάνωση εργασίας. Ανακαλύψτε το νέο Easy Project 12, το οποίο περιέχει τα σωστά εργαλεία πρέπει να κάνεις ακριβώς αυτό.

Όλα σε ένα λογισμικό για έναν σύγχρονο διαχειριστή έργου; Ανετα.

Αποκτήστε όλα τα ισχυρά εργαλεία για τέλειο σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων σε ένα λογισμικό.

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία