en
Γλώσσα
  • en
  • cs
  • hu
  • it
  • es
  • fr
  • de
  • ru
Μηχανική μετάφραση
  • bg
  • dk
  • nl
  • gr
  • il
  • jp
  • kr
  • Όχι.
  • pl
  • tr

Τα 6 πράγματα που αγχώνουν τους διαχειριστές έργων (και τι πρέπει να κάνετε γι 'αυτούς)

1/25/2022
8 λεπτά
Γιακούμπ Ζάνοβιτς

Το άγχος είναι ένα φυσικό μέρος της διαχείρισης έργου ανεξάρτητα από τον επιχειρηματικό τομέα. Ένα σταθερό εργαλείο PM θα πρέπει να βοηθά τους διαχειριστές έργων να διαχειρίζονται όχι μόνο τα έργα τους αλλά και το άγχος που προκαλούν. Σήμερα, θα εξετάσουμε το λογισμικό PM ως ένα από τα καλύτερα όπλα διαχείρισης που μειώνουν το άγχος.

Η διαχείριση του άγχους είναι μέρος της δουλειάς σας

Όταν πρωτομπήκατε στον κόσμο της διαχείρισης έργων, σίγουρα ένιωθες «ένα άγχος από το νέο» στους ώμους σου. Ήταν άσκοπα κακό; Θα μπορούσε κάλλιστα να σας βοηθήσει να είστε πιο προσεκτικοί και να απορροφάτε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες. Αργότερα, καθώς μεγαλώσατε ως ΜΜ, ο πυρήνας της δουλειάς σας παρέμεινε ίδιος, αλλά εσείς αλλάξατε – αποκτήσατε περισσότερη εμπειρία, συμπεριλαμβανομένης της ικανότητας να αντιμετωπίζετε το άγχος ευκολότερα.

Σίγουρα θα συμφωνήσετε ότι το να είσαι διαχειριστής έργου δεν είναι κήπος με τριανταφυλλιές αλλά ταυτόχρονα αποτελεσματικά εργαλεία, χαρακτηριστικά και διαδικασίες μπορείτε να διαχειριστείτε όχι μόνο το έργο σας αλλά και το άγχος που φέρνει μέσα σας. Στο διαδίκτυο, μπορείτε να διαβάσετε πώς να διαγράψετε το άγχος από την επαγγελματική σας ζωή, αλλά δεν πιστεύουμε σε αυτό – Η συμβουλή μας είναι να διαχειριστείτε το άγχος αντί να το αντιλαμβάνεστε ως εχθρό που πρέπει να πολεμήσετε.

Υπάρχουν πολλές τεχνικές και συμβουλές για το πώς να διαχειριστείτε το στρες στην εργασία. Από το να έρχεσαι στη δουλειά μια ώρα νωρίτερα όταν τα γραφεία είναι άδεια ή να κάνεις προπόνηση πυγμαχίας στη μέση της ημέρας μέχρι να πάρεις ένα «χρόνο ρεπό». Σε αυτό το blog post, ωστόσο, θα επικεντρωθούμε στις πρακτικές PM. Συνδυάστε τα με τις απαλές συμβουλές (όπως το τρέξιμο) και θα σβήσετε το άγχος σας.


Πότε εμφανίζεται άγχος και τι μπορείτε να κάνετε για αυτό

Ως διαχειριστής έργου, πιθανότατα έχετε βιώσει άγχος για διάφορους λόγους – ας είναι η μοναδικότητα του τρέχοντος έργου, μια αρνητική ατμόσφαιρα στην εταιρεία ή μια επιδεινωμένη κατάσταση στην ιδιωτική ζωή των μελών της ομάδας. Ας ρίξουμε μια ματιά στις επαναλαμβανόμενες καταστάσεις όταν το άγχος ενισχύεται με τη διαχείριση έργου. Και πάλι, αντί να «σκοτώνουμε το άγχος», θέλουμε να σας δείξουμε πώς να το αντιμετωπίσετε.


«Το άγχος της διαχείρισης έργου δεν είναι
καταστρεπτό – είναι διαχειρίσιμο».


1. Προϋπολογισμοί, οικονομικά

Υπάρχει πάντα ένα ορισμένο επίπεδο άγχους όταν ζητάτε περισσότερα χρήματα για το έργο σας. Επομένως, για να υπερασπιστείτε τις ιδέες σας για τον προϋπολογισμό ενώπιον των ενδιαφερομένων, χρησιμοποιήστε το σωστή δομή ανάλυσης κόστους. Θα σας παρέχει μια επισκόπηση όλων των δαπανών του έργου (συμπεριλαμβανομένων των εργασιών που έχουν γίνει από υπεργολάβους). Η οπτικότητα και η δυνατότητα προσαρμογής του θα λειτουργήσουν και προς όφελός σας – καθιστούν τα δεδομένα εύκολα κατανοητά. Ετσι, όταν στέκεστε μπροστά στον πελάτη σας και παρουσιάζετε τις απαιτήσεις σας για την αύξηση του προϋπολογισμού, δεν χρειάζεται να μαντέψετε αλλά να αναφέρετε όσο το δυνατόν ακριβέστερες εκτιμήσεις.

Για να το κάνετε ακόμα πιο αποτελεσματικό, συνδυάστε το CBS με παρακολουθείτε έντονα τα οικονομικά σας χρησιμοποιώντας Εύκολες ειδοποιήσεις σχεδίων. Καθορίστε τι και πότε θέλετε να ειδοποιηθείτε και λάβετε μια προειδοποίηση όταν πλησιάζει το όριο.


2. Χάος ευθύνης

Οι διαχειριστές έργων συχνά νιώθουν δυσφορία όταν αρχίζουν να λαμβάνουν ημιτελειωμένες εργασίες από τα μέλη της ομάδας, εργασίες που έχουν υποστεί εσφαλμένη επεξεργασία και πάρα πολλές ερωτήσεις που επιβραδύνουν την πρόοδο της εργασίας. Αυτοί οι τύποι ζητημάτων εμφανίζονται συνήθως όταν σας τα μέλη της ομάδας δεν βλέπουν και δεν κατανοούν το μέρος της δουλειάς τους στη μεγαλύτερη – εικόνα του έργου.

Στις τακτικές σας συναντήσεις με την ομάδα, παρουσιάζουν την τρέχουσα κατάσταση του έργου μέσω του Διαγράμματος Gantt. Έτσι, μπορείτε εύκολα να εξηγήσετε 1) γιατί τα πράγματα συμβαίνουν όπως συμβαίνει, 2) πώς η εργασία των μελών της ομάδας επηρεάζεται αμοιβαία και 3) τι και γιατί πρέπει να γίνει πρώτα. Όταν όλη η ομάδα σας είναι σε καλό δρόμο, όλη η εργασιακή ατμόσφαιρα βελτιώνεται και η ανασφάλεια σας για τα αποτελέσματα εξαφανίζεται.


3. Κακή λήψη αποφάσεων

Το να κάνεις λάθος επιλογή είναι φυσιολογικό, Η λήψη μιας σειράς λανθασμένων επιλογών σε ένα μόνο έργο είναι σημάδι προβλήματος στη λήψη αποφάσεων. Παρόλο που οι αποφάσεις είναι εγγενώς αντικρουόμενες, είναι καλό σύνολο ευκίνητων εργαλείων για τη διαχείριση έργων σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε αυτά να βασίζονται και να υποστηρίζονται από αλεξίσφαιρα γεγονότα. Με αυτόν τον τρόπο, εξαλείφετε σημαντικά τον κίνδυνο να έχετε συγκρούσεις που σχετίζονται με αποφάσεις στην ομάδα σας.


4. Συγκρούσεις που σχετίζονται με πόρους με άλλα έργα

Δυστυχώς, το να είσαι διαχειριστής έργου συχνά συμβαδίζει με το να σε υποδεικνύουν όταν πρόκειται για «την πηγή όλου του κακού». Η δουλειά σας είναι να οργανώστε τους πάντες ώστε οι εργασίες να προχωρήσουν προς την κατεύθυνση του επιθυμητού αποτελέσματος. Αυτό μερικές φορές περιλαμβάνει τη δημιουργία α σύγκρουση σε επίπεδο πολλαπλών έργων – ειδικά αν τα μέλη της ομάδας σας εργάζονται σε άλλα έργα εντός της εταιρείας (κάτι που δεν είναι καθόλου σπάνιο). Για να δείτε την τρέχουσα κατάσταση όλων των έργων της εταιρείας σε όλες τις ομάδες – και τη ρεαλιστική ικανότητα των μελών της ομάδας, – χρησιμοποιήστε το Global Gantt χαρακτηριστικό.


5. Ακατάλληλο λογισμικό διαχείρισης έργου

Εκατοντάδες οικονομικά εργαλεία για τη διαχείριση έργων και, ωστόσο, η διαχείριση έργων δεν γίνεται αυτόματα ευκολότερη με αυτά. Γιατί έτσι? Παρά την ποιότητα, μπορεί να επιλέξετε το λάθος εργαλείο ή λογισμικό – δεν ταιριάζει με την επιχείρησή σας, τη ροή εργασίας, το στυλ εργασίας ή την ατμόσφαιρα ολόκληρης της ομάδας.

Για παράδειγμα, εάν είστε μια μικρή εταιρεία με πολλά έργα που εκτελούνται ταυτόχρονα (π.χ. «Νέος ιστότοπος», «Πρότυπο επιχειρηματικής πρότασης», «Καμπάνια προσλήψεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης»), αντί να διαχειρίζεστε τους ανθρώπους σας μέσω εργαλείου συνομιλίας (!) ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε κοινόχρηστοι πίνακες Kanban όπου μπορείτε να προσθέσετε και να αναθέσετε απευθείας εργασίες.

Αν είστε ένας διαχειριστής έργου με πολλά έργα υπό έλεγχο – ή επικεφαλής ομάδας διαχειριστών έργων μεσαίου μεγέθους ή μεγάλης εταιρείας, χρήση Χαρακτηριστικά χαρτοφυλακίου έργου. Θα σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε έργα κεντρικά και να δείτε τις ταμειακές ροές τους συν την τρέχουσα έναντι της προγραμματισμένης απόδοσης χάρη στο το δημοφιλές χαρακτηριστικό Global Gantt.

Παρόλο που υπάρχουν πολλές εξαιρετικές δυνατότητες PM, μην κάνετε το λάθος να αποκτήσετε καθεμία από αυτές από διαφορετικό πάροχο/λογισμικό/εργαλείο. Αν θέλεις geΜη σοβαρά με τη διαχείριση έργων, αναζητήστε ένα εργαλείο all-in-one που θα σας επιτρέψει να τα κάνετε όλα αποτελεσματικά από ένα μέρος – οικονομικά, αναλυτική δομή εργασιών, σχεδιασμό, και πολλές άλλες αναπόφευκτες δουλειές.

Τέλος, αν υπάρχει κάτι που σίγουρα αυξάνει το επίπεδο άγχους του PM, τότε είναι ένα εργαλείο που παγώνει όταν χρειάζεται να τρέξει. Με το νεότερο, 11+ έκδοση του Easy Project, μπορείτε να βασιστείτε σε ένα γρήγορο και καθαρό λογισμικό που τρέχει σε Rails 6 και Ruby 3.0. Επειδή το λογισμικό PM δεν πρέπει να είναι τίποτα λιγότερο από τον σύντροφό σας στον οποίο μπορείτε να βασιστείτε. Τόσο απλό.


«Θέλετε να κερδίσετε το άγχος; Συνδυασμός ψυχολογική
τακτικές μείωσης του άγχους 
με έξυπνα χαρακτηριστικά PM."


6. Να καρφώνεται στην καρέκλα του γραφείου

Η πίεση του να είσαι διαχειριστής έργου είναι πολλές φορές βαριά και μπορεί να τη νιώθεις ακόμη περισσότερο όταν υπάρχουν άλλα έργα στην ιδιωτική σου ζωή να διαχειριστείς. Με τη σωστή εφαρμογή PM, τουλάχιστον δεν χρειάζεται να καρφωθείτε στην καρέκλα του γραφείου σας. Οτιδήποτε σας επιτρέπει να είστε «γεωγραφικά ευέλικτοι» ενώ ταυτόχρονα προχωράτε το έργο σας, είναι ανεκτίμητο. Επομένως, αποκτήστε λογισμικό που συνδυάζεται με a πρακτική, εύχρηστη και εύχρηστη εφαρμογή διαχείρισης έργου.


Συμπέρασμα

Το να προσπαθείς να παλέψεις ή να αγνοήσεις το άγχος που φέρνει η δουλειά σου δεν θα σε ικανοποιήσει. Θα πρέπει να μάθετε πώς να το διαχειρίζεστε. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να δοκιμάσετε πολλές δραστηριότητες μείωσης του άγχους σε προσωπικό επίπεδο, αλλά μην ξεχάσετε να τις συνδυάσετε με την εφαρμογή της χρήσης των σωστών λειτουργιών PM στην καθημερινή σας επαγγελματική ζωή. Ένα καλό λογισμικό PM θα επιτρέψει σε εσάς – και στην ομάδα σας – να βλέπετε και να οργανώνετε τα πράγματα πιο ξεκάθαρα. Η επισκόπηση που θα λάβετε θα είναι μια τέλεια αρχή για λιγότερο αγχωτικές ημέρες στη διαχείριση του έργου σας.

Σχετικά Άρθρα

1/24/2023
11 λεπτά
Είστε έτοιμοι για αυτές τις 7 τάσεις διαχείρισης έργων του 2023;

Όπως εσείς ή η εταιρεία σας, η διαχείριση έργων εξελίσσεται – φέρνοντας νέες προκλήσεις και λύσεις για να διευκολύνουμε τη δουλειά μας. Οι επτά τάσεις που πρέπει να παρακολουθούμε αντανακλούν την εξέλιξη των οικονομικών, τεχνολογικών, περιβαλλοντικών και κοινωνικών αλλαγών σε όλο τον κόσμο. Ας ετοιμαστούμε μαζί τους. Εδώ έρχονται!

Διάβασε περισσότερα
2/20/2019
10 λεπτά
Μια ιστορία του PMI και ο ρόλος του στη διαχείριση έργων

Οποιοδήποτε είδος εμπορίου έχει συνήθως τον εμπορικό σύνδεσμό του, μια οργάνωση ομπρέλα που εκπροσωπεί επίσημα τον επιχειρηματικό τομέα και παρέχει σχετική κατάρτιση ή δικτύωση. Η διαχείριση του έργου δεν διαφέρει.

Διάβασε περισσότερα

Πώς να διαχειριστείτε το άγχος του PM; Ανετα.

Αναβάθμιση σε βελτιωμένα εργαλεία για σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων.

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία