Τι αλλαγές πρέπει να περιμένετε στη διαχείριση έργου του 2021: Μερικές σκέψεις για το Homeoffice, τη στρατηγική και τους καταρράκτες
Όταν τα άρθρα clickbait τον επόμενο χρόνο αρχίσουν να εμφανίζονται, ξέρετε ότι είναι και πάλι τον Δεκέμβριο. Όμως, είτε πρόκειται για ένα κινεζικό ωροσκόπιο είτε για διαχείριση έργου, αντί για σοβαρή σκέψη, έχετε μια ασφαλή λίστα πολύ προφανών πραγμάτων, που δεν εμπνέουν ιδέες ούτε πολύτιμες σκέψεις.
Αστείο, επειδή η Διαχείριση Έργων εξελίσσεται συνεχώς και φέτος έχει επιταχύνει σίγουρα πολλές αλλαγές. Ενώ ορισμένες μέθοδοι βρίσκουμε πιο χρήσιμες από ποτέ, άλλες αποδεικνύονται ότι δεν είναι πλέον αποτελεσματικές. Μάθετε για τις αναμενόμενες αλλαγές και πώς να ετοιμαστείτε.
1. Περισσότεροι άνθρωποι "homeofficing" - είναι καλό ή κακό;
Ακούμε συχνά ότι η εργασία από το σπίτι είναι μια νέα τάση. Αυτό δεν είναι απολύτως αλήθεια. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν εδώ και χρόνια ένα γραφείο στο σπίτι (ή μερικό γραφείο στο σπίτι). Η τάση είναι μάλλον η αποδοχή εργασίας από το σπίτι ως αναγκαιότητα λόγω του Covid-19.
Προς το παρόν, πολλοί άνθρωποι χαιρετίζουν την αλλαγή. Αλλά ειλικρινά, μετά από ένα χρόνο, μπορεί να δούμε αυτόν τον τύπο διαφήμισης: Εκπληκτικό όφελος! Το καλό παλιό κλασικό έργο στο γραφείο, όπου μπορείτε πραγματικά να συναντήσετε άτομα αυτοπροσώπως. Επιπλέον, οι διαχειριστές έργων βλέπουν να εργάζονται από το σπίτι με διαφορετική προοπτική, αναρωτιούνται: Πώς θα μπορέσω να συντονίσω αποτελεσματικά την ομάδα μου και να παραδώσω εγκαίρως; Λοιπόν, εδώ είναι μερικές ιδέες για εσάς:
- Ακολουθήστε τις ιδέες από πρώτο χέρι - π.χ. πώς ο διευθυντής του έργου μας έχει λύσει ζητήματα από οργάνωση συνομιλιών και επαναπρογραμματισμού συναντήσεων,
- Εξαλείψτε τις ανησυχίες σας με τέλεια διαχείριση χρόνου και οργάνωση χρόνου - ακριβής παρακολούθηση χρόνου και λεπτομερείς αναφορές χρόνου,
- Χρήση Ημερολόγιο για τον προγραμματισμό των συναντήσεων σας - δείτε ποιος και πότε είναι διαθέσιμος και προγραμματίστε όλες τις σημαντικές συναντήσεις (όπως συνάντηση ορόσημο) εκ των προτέρων,
- Για να μειώσετε τον αριθμό των ενοχλητικών ειδοποιήσεων από e-mail, εφαρμογές συνομιλίας και κινητό τηλέφωνο, κρατήστε όλη την επικοινωνία σας στο ίδιο μέρος. Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο συνομιλίας που είναι ενσωματωμένο στο λογισμικό σας PM.
Τι γίνεται λοιπόν με την απομακρυσμένη εργασία; Το να αγνοήσουμε δεν θα ήταν σοφό, όπως το παίρνουμε αυτόματα ως όφελος. Θα είναι σημαντικό για τους διαχειριστές έργων να προετοιμαστούν υπεύθυνα για αυτό. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τα σωστά εργαλεία, ορίστε σαφείς κανόνες (και πιθανώς και μερικούς νέους) εντός της ομάδας και ενοποιήστε την επικοινωνία σε όσο το δυνατόν λιγότερα κανάλια.
2. Μόλις μπείτε στον καταρράκτη, ξεκινήστε να τρέχετε
Όσον αφορά τη διαχείριση του έργου, είναι καλύτερο να είστε ευέλικτοι ή να ακολουθείτε το σχέδιο, ανεξάρτητα από το τι; Σχετικά με τη διαχείριση του έργου "μονομαχία στυλ" - Agile εναντίον καταρράκτη - γράψαμε στο παρελθόν, και ήταν ισοπαλία.
Ωστόσο, οι περισσότεροι ειδικοί υποστηρίζουν ευέλικτη διαχείριση. Πιστεύουμε ότι ένας συνδυασμός των δύο προσεγγίσεων είναι αυτό που δείχνει την τάση.
«Ο καταρράκτης δεν θα εξαφανιστεί. Η τάση
θα είναι να το συνδυάσουμε με μια ευέλικτη προσέγγιση. "
Ευκίνητο - όταν δεν γνωρίζετε λεπτομερώς τις μεμονωμένες απαιτήσεις και το εύρος του έργου ή την τελική μορφή του προϊόντος, πρέπει να είστε ευέλικτοι.
- Χωρίζετε το έργο σε σπριντ, καθένα από τα οποία αποτελείται από μεμονωμένες εργασίες. Τα ταξινομείτε κατά προτεραιότητα και, στη συνέχεια, η ομάδα σας αρχίζει να εργάζεται πάνω σε αυτό.
- Λαμβάνετε συνεχώς σχόλια για μεμονωμένες εξόδους / παραδόσεις, ώστε να μπορείτε να τα ενσωματώσετε απευθείας στη φάση ανάπτυξης.
- Όλο και περισσότεροι από τους πελάτες σας συνηθίζουν στην ευέλικτη διαχείριση έργων.
- Βασίζεται σε διαπροσωπική επικοινωνία, η οποία προωθεί το ίδιο το έργο.
Καταρράκτης - όταν δοθεί εκ των προτέρων, από τι αποτελείται το έργο, πόση δουλειά χρειάζεται και ποιο είναι το πεδίο εφαρμογής.
- Γνωρίζετε τις μεμονωμένες παραδόσεις εντός του έργου = γνωρίζετε το σταθερό πεδίο εφαρμογής του.
- Οι πόροι αλληλοεξαρτώνται (εάν η εργασία Α δεν έχει ολοκληρωθεί, η εργασία στην εργασία Β δεν μπορεί να ξεκινήσει, εάν η Β δεν έχει ολοκληρωθεί, τότε δεν μπορείτε να μετακινηθείτε στο C κ.λπ.)
- Κατάλληλο για σαφώς καθορισμένα έργα.
- Ιδανικό για χρήση του δημοφιλούς Gantt διάγραμμα.
Ο συνδυασμός - όταν ορισμένα μέρη του έργου είναι σαφώς καθορισμένα και μερικά δεν είναι.
- Ιδανικό για έμπειρους διαχειριστές έργων που αναγνωρίζονται για τα πλεονεκτήματα των δύο προηγούμενων στυλ.
- Κατάλληλο για μεγαλύτερα έργα που αποτελούνται από πολλές μικρότερες εργασίες, όπως μια διαφημιστική καμπάνια - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση Waterfall για ορισμένες κοινές μορφές (διαδικτυακά πανό, ραδιοφωνικό σποτ) και την ευέλικτη προσέγγιση για λιγότερο κοινές μορφές (ειδικά προσαρμοσμένο δώρο για τον διαγωνισμό );
- Αυτές οι προσεγγίσεις μπορούν να συνδυαστούν τέλεια με εξαιρετικά οπτικές τεχνικές όπως Kanban or Ράγκμπι.
3. Κίνητρα απόστασης; Ενσωμάτωση! (Ή από το έργο στο χαρτοφυλάκιο και τη στρατηγική)
Με τον αυξανόμενο αριθμό εταιρειών και ατόμων που λειτουργούν μέσω εξ αποστάσεως εργασίας, το ζήτημα του κινήτρου των εργαζομένων θα ανοίξει αναπόφευκτα. Ένα εταιρικό πρωινό και ένας σκύλος στο γραφείο είναι πασιέρες. Ένα πολύ μεγαλύτερο όφελος θα είναι η ικανότητα να ακούμε ο ένας τον άλλον και εμπλέκουν συναδέλφους σε διαδικασίες σημαντικές για την εταιρεία.
«Η εποχή του« φιλικού προς τα σκυλιά »
ο τύπος παροχών του γραφείου έχει φύγει. "
Οι ανώτεροι διαχειριστές έργων και ο διαχειριστής χαρτοφυλακίου θα πρέπει (τουλάχιστον σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο) να γίνουν μέρος του στρατηγικού σχεδιασμού της εταιρείας. Χάρη σε καθαρά εργαλεία και λειτουργίες στο σύγχρονο λογισμικό, είναι τώρα δυνατό διαβάστε από τα δεδομένα σας - πού είναι τα τρέχοντα νήματα και ποιες ευκαιρίες περιμένουν. Πάρτε, για παράδειγμα, το Global Gantt ή η Οικονομική ομάδα - παρέχουν μια αντικειμενική επισκόπηση της κατάστασης των πόρων, των έργων και των χρημάτων σας και παρέχουν μια βάση για τον σχεδιασμό περαιτέρω έργων και την κύρια κατεύθυνση της εταιρείας.
Ενσωματώστε τους συναδέλφους σας. Δώστε ο ένας στον άλλο την ευκαιρία να συμμετάσχετε σε κάτι μεγαλύτερο, και εμπλέκουν διαχειριστές χαρτοφυλακίου - μπορούν να βρουν ιδέες οι ίδιοι.
Είστε έτοιμοι να διαχειριστείτε τα έργα σας ανεξάρτητα από το τι φέρνει το 2021; Ανετα.
Αποκτήστε όλα τα ισχυρά εργαλεία για τέλειο σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων σε ένα λογισμικό.