Γιατί οι καλοί διαχειριστές έργων έχουν σημασία

Σε πολλές εταιρείες, δυστυχώς, αυτή είναι η άποψη για τη δουλειά ενός πρωθυπουργού. Και η αλήθεια; Ένας εξειδικευμένος αρχηγός έργου γνωρίζει ότι πρέπει να εργαστεί στο σκοτάδι για να φέρει τα πράγματα στο φως, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα και οδηγώντας τα μέλη της ομάδας σε εξαιρετικές επιδόσεις. Παρόλο που φαίνεται σαφές, πολλές εταιρείες κάνουν ένα τρομερό λάθος αγνοώντας τις επενδύσεις στο "τμήμα PM". Λοιπόν, γιατί πρέπει να έχετε έναν υπέροχο PM στο ταμπλό;

Επειδή τα μέλη της ομάδας σας θέλουν να είναι επικεφαλής

Σίγουρα έχετε σπουδαίους επαγγελματίες στην ομάδα σας - ας είναι μηχανικοί λογισμικού, αρχιτέκτονες ή δημιουργοί ιδεών. Για να επιτύχουν τα καλύτερα αποτελέσματά τους, πρέπει να κατανοήσουν σαφώς τις ευθύνες τους, να οργανώσουν τέλεια τον χρόνο εργασίας τους και να ενθουσιαστούν με τον κοινό στόχο της ομάδας. Και να τους οδηγήσει εκεί - αυτή είναι η δουλειά του διαχειριστή έργου. Εάν αυτός ή αυτή αποτύχει, είναι πολύ πιθανό να συμβεί ένα από τα ακόλουθα:

• Θα καταλήξετε με μια ενοχλημένη δέσμη απογοητευμένων ταλέντων που γίνονται ανθεκτικά στο έργο - και, δεν μας αρέσει να το λέμε, αλλά και σε εσάς. Τότε θα είναι πολύ δύσκολο για εσάς να χτίσετε την εμπιστοσύνη και το σεβασμό της ίδιας ή άλλης ομάδας στα μελλοντικά σας έργα.

• Or οι άνθρωποι θα κάνουν αυτό που τους αρέσει, αλλά με το στυλ "το αριστερό χέρι δεν ξέρει τι κάνει το δεξί". Και δεδομένου ότι η ομάδα είναι ένα σώμα, μπορεί να οδηγήσει σε ανεξέλεγκτη χορογραφία. Maybeσως θα πάρετε μια θαυμάσια δημιουργική ιδέα από τον δημιουργό ιδεών σας, αλλά αν η εφαρμογή της κοστίζει τρεις φορές περισσότερο χρόνο και χρήμα από ό, τι συμφωνήσατε με τον πελάτη, κάποια στιγμή θα καταρρεύσετε.

Επομένως, ένας ικανός ηγέτης είναι ο εγκέφαλος του έργου και είναι κύριος του έργου από την αρχή – κατά την κατανομή πόρων και τη δημιουργία του πρώτου το μυαλό χάρτηΤο Χάρη σε έναν διαχειριστή έργου όπως αυτό, μπορείτε να παραδώσετε με υπερηφάνεια το τελευταίο έργο στον τιμώμενο πελάτη σας.

 

«Ένας μεγάλος διαχειριστής έργου οδηγεί μοναδικά περιουσιακά στοιχεία
στον κοινό στόχο με τέλεια οργάνωση
και έξυπνα στοχευμένα κίνητρα ».

 

Γιατί κάποιος πρέπει να πάρει το χάος υπό έλεγχο

Τα έργα είναι χαοτικά και αυτό είναι εντάξει. Αυτό που δεν είναι εντάξει, είναι όταν το «να είσαι χαοτικός» μετατρέπεται σε χάος. Είναι ακριβώς το σημείο θραύσης που διαφοροποιεί έναν μέσο PM από έναν μεγάλο. Ο μεγάλος βλέπει το εύρος της εργασίας από την άποψη του χρόνου και των πόρων (χρησιμοποιώντας το γράφημα Gantt), παρακολουθεί πάντα τις πραγματικές έναντι των προγραμματισμένων δαπανών προϋπολογισμού (με το εργαλείο Project budgets) και – ειδικά με τα μεγάλα έργα με πολλά άτομα που εμπλέκονται – παρακολουθεί κινδύνουςΤο Πριν διασφαλίσετε ότι τα ενδιαφερόμενα μέρη θα είναι όλα εντάξει, ένας μεγάλος διαχειριστής έργου θα σας παρουσιάσει πληροφορίες βασισμένες σε δεδομένα που του επιτρέπουν να σας το πει.

 

«Δεν ελέγχετε το χάος χαμηλώνοντας τη φωνή σας,
αλλά έχοντας ένα εφικτό σχέδιο οι συμπαίκτες σας
και οι εμπλεκόμενοι φορείς το πιστεύουν ».

 

Επειδή πρέπει να κυβερνάτε το εργαλείο PM - και όχι το αντίστροφο

Πόσες φορές έχετε αναρωτηθεί: Είναι το εργαλείο PM που χρησιμοποιούμε το σωστό; Οι μέσοι διαχειριστές έργων το θεωρούν πιο άνετο και πιο οικονομικό να παραμένουν με το «παλιό καλό λογισμικό», ενώ επαναλαμβάνουν τα ίδια λάθη. Κάποιοι καταλήγουν να προσθέσουν ένα, δύο, τρία (θα το ονομάσεις) επιπλέον εργαλεία-αλλά αυτό συνήθως οδηγεί σε απόσπαση της προσοχής και ενοχλήσεις των μελών της ομάδας. Ωστόσο, εάν υπάρχει ένας μεγάλος διαχειριστής έργου στον πίνακά σας, πιθανότατα θα σας προτείνει ένα all-in-one εργαλείο που μπορεί να προσαρμοστεί στο μέγεθος και τις ανάγκες της επιχείρησής σαςΤο Η μετάβαση σε άλλο λογισμικό μπορεί να ακούγεται βαριά, αλλά όλα είναι θέμα ποιοτική υποστήριξη.

 

«Αν ο πρωθυπουργός σας σκεφτεί να αλλάξει
στο λογισμικό PM-all-in-one, μπορείτε να είστε σίγουροι
έχετε έναν αφοσιωμένο συνεργάτη στο ταμπλό ».

 

Γιατί οι μαλακές δεξιότητες είναι μόνο στα μισά της επιτυχίας

Σε όλο τον ιστό, έχουν γραφτεί πολλά για τη σημασία των soft skills κατά τη διαχείριση ανθρώπων και έργων. Και συμφωνούμε - ένας διαχειριστής έργου πρέπει πραγματικά να είναι ένας μεγάλος διπλωμάτης, επικοινωνιακός και ενσυναισθητικός άνθρωπος. Υπάρχει όμως και ένα άλλο αναπόφευκτο. Εκτός από τις μαλακές δεξιότητες, θα πρέπει επίσης να κατακτήσει τις δυνατότητες του εργαλείου PM. Για παράδειγμα, ένας μεγάλος ευέλικτος PM πρέπει να γνωρίζει:

• If Ράγκμπι or Kanban ο πίνακας ταιριάζει καλύτερα στην ομάδα

• Η απαραίτητα χαρακτηριστικά για τη διαχείριση των ψηφιακών έργων

• πώς να ρυθμίστε το λογισμικό PM στις ανάγκες του/της

• Πώς να διαχειριστείτε και να έχετε ένα επισκόπηση πολλών έργων εντός της ομάδας/του οργανισμού

• πώς να εργασία από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας μερικά πατήματα στο smartphone

• Πώς να δημιουργήσετε σχέδια εργασίας χρησιμοποιώντας το γράφημα Gantt

 

«Εξασφάλιση χαρακτηριστικών που έχουν αποδειχθεί στο χρόνο
μέσα σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου
εξακολουθεί να αποτελεί πρόκληση για πολλούς ».

 

Συμπέρασμα

Επενδύστε στην (ανάπτυξη των) διαχειριστών έργων. Γιατί; Μόλις μεγαλώσετε έναν υπέροχο PM, θα βρει ιδέες για να εξομαλύνει τη ροή εργασίας σας, να διατηρήσει την εργασιακή ατμόσφαιρα όπως θα έπρεπε και να κάνει τα πάντα για να προσφέρει τα καλύτερα αποτελέσματα για τους πελάτες σας. Για να τα κάνετε όλα αυτά, μη διστάσετε να παρέχετε στα ταλέντα σας ένα all-in-one εργαλείο αντί για πολλές εφαρμογές ή εργαλεία.