Γιατί να κάνετε την κατανομή πόρων κρίσιμο μέρος της διαχείρισης του έργου σας

Τι είναι η κατανομή πόρων και πώς το κάνετε;

Σκεφτείτε την κατανομή πόρων ως μια διαδικασία αναθέτοντας τις σωστές εργασίες στους σωστούς πόρους. Όλα αυτά για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας (τόσο που σχετίζονται με το χρόνο όσο και με τα οικονομικά) των εργασιών στο έργο σας. Εάν δεν γίνει σωστά, μπορεί να αντιμετωπίσετε απροσδόκητα μελλοντικά προβλήματα που επιβραδύνουν το έργο σας.

Μόλις έχετε αρκετές αξιοπρεπείς πληροφορίες σχετικά με το εύρος του επερχόμενου έργου σας, μπορείτε να εισαγάγετε το Φάση προγραμματισμού πόρων. Επομένως, η πρώτη μας συμβουλή είναι: εάν χρησιμοποιείτε ήδη λογισμικό διαχείρισης έργου, ελέγξτε ξανά εάν διαθέτει πόρους προγραμματισμού. Εάν όχι, μία από τις επιλογές είναι να αγοράσετε ένα επιπλέον εργαλείο μόνο για τον προγραμματισμό πόρων. Αυτό, ωστόσο, το προτείνουμε μόνο σε περίπτωση που η ομάδα σας αποτελείται από δύο έως τρία άτομα.

Για μεσαίες και μεγαλύτερες ομάδες, το πιο εύκολο και ξεκάθαρο πράγμα που μπορείς να κάνεις είναι να πάρεις ένα εργαλείο all-in-one για την κατανομή και τον προγραμματισμό πόρων και, στη συνέχεια, τη διαχείριση των έργων σας.

«Μια καλή κατανομή πόρων έχει ως αποτέλεσμα τα κατάλληλα άτομα να εργάζονται
στις σωστές εργασίες με τον χρόνο τους αποτελεσματικά προγραμματισμένο –
τόσο από οικονομικής άποψης όσο και από πλευράς εμβέλειας εργασίας».

Κατανομή των πόρων πριν και κατά τη διάρκεια των εργασιών του έργου

Μπορείτε να κατανείμετε πόρους στο έργο σας μόνο όταν γνωρίζετε από τι αποτελείται το έργο και όταν έχετε μια σαφή επισκόπηση των δυνατοτήτων των πόρων σας. Έτσι, υπάρχουν αρκετά ενέργειες που πρέπει να κάνετε πριν ξεκινήσετε την κατανομή:

1. Διαχωρίστε το έργο σας σε μικρότερες, παραδοτέες εργασίες. Με άλλα λόγια, δημιουργήστε μια δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) για να δείτε τον κατά προσέγγιση αριθμό μεμονωμένων εργασιών και τη σύνδεση μεταξύ τους.
2. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα των πόρων σας για να δείτε εάν η εκτίμηση χρόνου του πελάτη σας είναι ρεαλιστική.
3. Εάν μοιράζεστε τους πόρους σας σε πολλά έργα (τα μέλη της ομάδας σας ανήκουν και σε άλλες ομάδες της εταιρείας σας), χρησιμοποιήστε το Global Gantt για να πάρετε τη μεγάλη εικόνα. Τελικά, συζητήστε τις ικανότητες με άλλους διαχειριστές έργου.

Μόλις ολοκληρωθούν αυτά τα τρία βήματα, μπορείτε να κατανείμετε τους πόρους σας και να τους αναθέσετε εργασίες. Μετά την έναρξη του έργου, είναι αναπόφευκτο να παρακολουθήστε την απόδοση των πόρων σας και αντιδράστε σε αυτήν. Για τις καθημερινές εργασίες – και για τις απροσδόκητες καταστάσεις που θα προκύψουν η διαχείριση του έργου σας – θα πρέπει να ακολουθήσετε άλλες δύο, πιο λεπτομερείς αρχές:

4. Ελέγξτε την κατάσταση και διαθεσιμότητα των πόρων στις κρίσιμες φάσεις του έργου – σημαντικές συναντήσεις, ορόσημα ή ημερομηνίες έναρξης. Ειδικά όταν υπάρχει μια κατάσταση «φωτιά». Για αυτό, μπορείτε πάντα να εργάζεστε με την ενημερωμένη κατάσταση των πόρων σας στο Λειτουργία Πίνακα Λειτουργίας Συμμετοχής.
5. Να είστε μπροστά από το απρόβλεπτο. Προς την διατηρήστε τον έλεγχο των δυνατοτήτων των πόρων σας και τους σχέδια, πρέπει να μπορείτε να δείτε και να εγκρίνετε τις ελεύθερες ημέρες τους (γραφείο, αναρρωτική άδεια, διακοπές, γραφείο στο σπίτι κ.λπ.).

Συγκεκριμένες δυνατότητες και βέλτιστες πρακτικές που θα σας βοηθήσουν στην κατανομή των πόρων σας

Master Plan Διαχείρισης Πόρων

Εδώ μπορείτε να δείτε όλους τους χρήστες και τη χρήση του χρόνου τους τις επόμενες ημέρες, εβδομάδες ή μήνες. Τα χρώματα υποδεικνύουν το φόρτο εργασίας του χρήστη – διαθέσιμο, βέλτιστη χρήση ή υπερφόρτωση εργασίας. Απευθείας εντός του Εργαλείο Γενικού Σχεδίου Διαχείρισης Πόρων, μπορείτε π.χ. παρατείνετε το χρόνο για μια συγκεκριμένη εργασία ή ακόμα και αναθέστε την ξανά σε κάποιον άλλο. Επομένως, όταν σχεδιάζετε για ένα μελλοντικό έργο, θα αποφύγετε εύκολα την υπερφόρτωση των πόρων σας.

«Η κατανομή πόρων μειώνει το κοινό
προβλήματα – υπολειτουργία ή υπερβολική χρήση του
παίκτες της ομάδας – στο ελάχιστο».

ταμπλό πόρων

Κατά τον προγραμματισμό πόρων, είναι απαραίτητο να αποφυγή αποκλίσεων στην κατανομή. ταμπλό πόρων λύνει αυτήν την πρόκληση μέσω των διαγραμμάτων με οπτικοποιημένη αξιοποίηση του χρόνου των εργαζομένων, ώστε να μπορείτε να δείτε τον φόρτο εργασίας των ανθρώπων σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επιπλέον, σας δείχνει την επισκόπηση των τύπων εργασιών με τις περισσότερες ώρες που έχουν κατανεμηθεί και τις συνολικές ώρες που έχουν κατανεμηθεί.

Εν κατακλείδι

Η απόκτηση των κατάλληλων πόρων για την εκτέλεση του σωστού μέρους της εργασίας στο έργο είναι δύσκολη – ειδικά με πολλές ομάδες σε ολόκληρο τον οργανισμό που μοιράζονται τα μέλη της ομάδας. Δεδομένου ότι υπάρχουν απαραίτητα βήματα διαχείρισης έργου που πρέπει να γίνουν πριν από την ίδια την κατανομή, το καλύτερο είναι να λάβετε όλα τα σύγχρονα εργαλεία διαχείρισης πόρων μέσα σε ένα μόνο λογισμικό PM. Έτσι, θα αποφύγετε πιθανά λάθη και επαναλαμβανόμενες ενέργειες.