Γιατί οι διαχειριστές έργων πρέπει να είναι ηγέτες στην επικοινωνία

Πρόκληση #1 – Ηγεσία στην επικοινωνία

Ως διαχειριστής έργου, πρέπει να αναλάβετε το ρόλο του α ηγέτης επικοινωνίας. Λόγος: είσαι το μόνο άτομο που βρίσκεται σε επαφή με όλους στην ομάδα – δηλαδή, πιθανότατα υπάρχουν «ανύπαρκτα κανάλια επικοινωνίας» μεταξύ ορισμένων μελών της ομάδας (π.χ. ένα στούντιο εκτυπώσεων—copywriter | UX/UI designer—hardware provider | interior designer—προμηθευτής AC).

Υπάρχει ένα δημοφιλές 7Cs ορισμός της επικοινωνίας που λέει ότι η επικοινωνία πρέπει να είναι σαφής, συνοπτική, συγκεκριμένη, σωστή, συνεκτική, πλήρης και ευγενική. Θα μειώσετε την πιθανότητα εσφαλμένης επικοινωνίας ακολουθώντας αυτά τα 7C στις εξόδους σας αλλά ταυτόχρονα, δεν πρέπει να περιμένετε και από άλλα μέλη της ομάδας να ακολουθήσουν αυτές τις αρχές.

Ως ηγέτης επικοινωνίας, μην εγκλωβιστείτε στο να γίνετε «Επικεφαλής του Τμήματος Παραπόνων». Η καλή μας συμβουλή είναι: εάν υπάρχει κάτι ασαφές μεταξύ των μελών της ομάδας, λύστε το γρήγορα οργανώνοντας μια κοινή συνάντηση ή μια διαδικτυακή κλήση. Μερικές φορές, είναι καλύτερο να αφήσετε ανθρώπους από διαφορετικές όχθες ποταμών να δημιουργήσουν τη γέφυρα παρά να γίνετε εσείς η γέφυρα.

«Αν βρίσκεστε ανάμεσα σε ένα επιχείρημα δύο θεμάτων στην ομάδα σας,
οργανώστε μια κοινή συνάντηση/κάλεσμα για να το λύσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα».

Πρόκληση #2 – Μέσα και οργάνωση επικοινωνίας (ειδικά για ομάδες 3+)

Σε μας άρθρο σχετικά με τη ρύθμιση των κανόνων για το γραφείο στο σπίτι, προτείναμε 6 μέσα επικοινωνίας που κάνουν τη διαχείριση έργου ομαλή και τα άτομα της ομάδας χαρούμενα και αποτελεσματικά – Κλήση, Προγραμματισμένη διαδικτυακή κλήση, Συνομιλία, Ομαδική συνομιλία, Κοινόχρηστο ημερολόγιο και εργαλείο διαχείρισης έργου. Δεν έχουν αλλάξει πολλά από τότε (εκτός από το ότι τώρα έχουμε μια εξαιρετική διαισθητική Εφαρμογή Easy Project για κινητά) και αυτοί οι κανόνες ισχύουν για εσωτερική, πλήρη, εξ αποστάσεως ή συνδυασμένη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας. Ωστόσο, να είστε προσεκτικοί – είναι σημαντικό να ορίσετε τους κανόνες σε ποια περίπτωση θα χρησιμοποιήσετε ποιο από αυτά τα κανάλια.

Πρόκληση #3 – Η επικοινωνία ως κίνητρο για την προώθηση της προόδου του έργου

Η χρήση soft skills δεν σημαίνει μόνο να λέτε στους ανθρώπους ότι έχουν κάνει καλή δουλειά (αν και είναι επίσης σημαντικό). Ας σκάψουμε πιο βαθιά:

1. Ενημερώστε την ομάδα σας. Φανταστείτε ότι είναι μια καθημερινή εφημερίδα που κρατά ενήμερους όλους στην ομάδα. Βρείτε το χρόνο σας (και ένα κατάλληλο κανάλι επικοινωνίας για μια τέτοια σύνοψη, π.χ. e-mail ή μια ομαδική συνομιλία) για να ενημερώσετε τους ανθρώπους σας τι έχει επιτευχθεί κατά τη διάρκεια της ημέρας. Είναι ένας γρήγορος και έξυπνος τρόπος για να διατηρήσετε την αισιόδοξη δυναμική και να αφήσετε τους ανθρώπους να αισθανθούν ότι το έργο προχωρά. Το κίνητρο/αστείος/σοβαρός τόνος φωνής (και εικονογραφήσεις) εξαρτάται από εσάς.

«Μετά από κάθε σπριντ, δείξτε στους ανθρώπους τι έχετε ολοκληρώσει
– Διατηρήστε την ορμή κρατώντας τους πάντες στην πίστα.»

2. Ενδυναμώστε τους ανθρώπους να μιλήσουν. Ένα από τα πιο εύκολα αλλά συχνά ξεχασμένα κόλπα για τη συμμετοχή των ανθρώπων σε μια συζήτηση είναι να τους ζητήσετε τη γνώμη τους για αυτά που μόλις άκουσαν. Απευθύνετε την ερώτησή σας σε ένα συγκεκριμένο άτομο για να αποφύγετε τις ήσυχες στιγμές που όλα φαίνονται τέλεια και αργότερα το γραμματοκιβώτιό σας γεμίζει με ανεπιθύμητες σημειώσεις. Πολλά προβλήματα μπορούν να λυθούν και να αποφευχθούν με μια γρήγορη συζήτηση πρόσωπο με πρόσωπο (ή διαδικτυακά) μεταξύ των μελών της ομάδας.

3. Δείξτε στην ομάδα σας τι συμβαίνει. Μιλούν και αριθμοί και δεδομένα. Επιπλέον, είναι μια γλώσσα που δύσκολα μπορεί να αμφισβητηθεί. Από καιρό σε καιρό, καλείτε την ομάδα σας ή/και τους ενδιαφερόμενους και τους πελάτες σας για μια μικρή παρουσίαση. Πάρτε καφέ και σνακ και δείξτε τους τον κόσμο σας – το την πρόοδο του έργου σε οπτικά και πολύχρωμα γραφήματα και στατιστικά. Τους βοηθάει να δουν το έργο από άλλη οπτική γωνία και επίσης σας βοηθά, καθώς οι άνθρωποι θα έχουν ευκολότερο να φανταστούν ποια είναι στην πραγματικότητα η δουλειά σας (δεν ξέρουν όλοι, εμπιστευτείτε μας!).

Πρόκληση #4 – Γενική βελτίωση της επικοινωνίας σε ευέλικτες ομάδες

Έχει να κάνει πολλά με την πρώτη και τη δεύτερη πρόκληση. δώστε του κανόνες. Οι άνθρωποι απλά πρέπει να καθοδηγούνται, ακόμα και όταν πρόκειται για επικοινωνία. Συνειδητά ή υποσυνείδητα βασίζονται στην ηγεσία σας και πρέπει να την οπλίσετε με κανόνες, κανάλια επικοινωνίας και, ναι, και με μαλακές δεξιότητες. Επίσης, αφήστε τα χαρακτηριστικά PM να μιλήσουν από μόνα τους – μοιραστείτε το διάγραμμα Gantt του έργου με την ομάδα σας καθώς και με το WBS από την πρώτη κιόλας συνάντηση ιδεών ή εναρκτήρια συνάντηση.

Συμπέρασμα

Υπάρχουν πολλές συμβουλές και κόλπα για καλή επικοινωνία γενικά, αλλά οι διαχειριστές έργου απλά δεν πρέπει να περιμένουν από όλα τα μέλη της ομάδας τους να τους ακολουθήσουν. Επομένως, εναπόκειται σε εσάς να εισάγετε και να διατηρήσετε τους καλούς τρόπους επικοινωνίας και να τους υποστηρίζετε από την τεχνολογία – ειδικά από ένα συμπαγές, σύγχρονο και οπτικό λογισμικό PM με δυνατότητες για καλύτερη επικοινωνία. Ζητήστε και δώστε τη δυνατότητα στους άλλους να μιλήσουν. Ήδη κατά τη διάρκεια ο πρώτος καταιγισμός ιδεών, εξηγήστε σε όλους ότι η γνώμη τους έχει σημασία. Όλοι γνωρίζουν ότι όσο καλύτερη είναι η επικοινωνία, τόσο καλύτερη είναι η δουλειά.