Τα πέντε πιο συνηθισμένα λάθη διαχείρισης κινδύνου

Πίνακας περιεχομένων

Γιατί να διαχειριστείτε τον κίνδυνο
1. Μετατροπή του κινδύνου σε ευκαιρία
2. Διευκρίνιση διαχείρισης κινδύνου
3. Υποτιμώντας την πιθανότητα κινδύνου
4. Εστίαση μόνο στον μετριασμό
5. Μη διαχείριση του κινδύνου εκ των προτέρων και συνεχώς χωρίς σχέδιο
Το Easy Project βοηθά στην αποφυγή δαπανηρών λαθών διαχείρισης κινδύνου

Γιατί να διαχειριστείτε τον κίνδυνο

Ο αριθμός και η πολυπλοκότητα των κινδύνων αυξάνεται. Παράγοντες όπως οι γρήγορες τεχνολογικές αλλαγές, η αυξημένη διασύνδεση και κρίσεις όπως η πανδημία και ο συνεχιζόμενος πόλεμος στην Ουκρανία, καθιστούν τους κινδύνους ολοένα και πιο δύσκολους στην πρόβλεψη και τη διαχείριση. Οι διαχειριστές έργων αντιμετωπίζουν μεγαλύτερες πιθανότητες σφαλμάτων και αποτυχιών από πριν.

Η μάθηση από τα λάθη των άλλων είναι πολύτιμη για τη βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης κινδύνου. Ακολουθούν πέντε κοινά λάθη διαχείριση κινδύνων θα πρέπει να αποφεύγετε όταν διαχειρίζεστε ένα έργο.

1. Μετατροπή του κινδύνου σε ευκαιρία

Οι διαχειριστές έργων είναι άνθρωποι και, όπως πολλοί, τείνουν να βλέπουν τους κινδύνους ως αρνητικούς. Ωστόσο, ακόμη και οι πιο ικανοί μάνατζερ μερικές φορές παραβλέπουν τις δυνατότητες για ευκαιρίες που προκύπτουν από επικίνδυνες καταστάσεις.

Οι επιτυχημένοι διαχειριστές έργων υπερβαίνουν τον απλό μετριασμό των κινδύνων. Αξιολογούν προσεκτικά κάθε κίνδυνο για να κατανοήσουν πώς μπορεί να μετατραπεί σε ευκαιρία. Για παράδειγμα, εάν ένας σημαντικός κίνδυνος θέτει σε κίνδυνο ένα έργο που βρίσκεται σε εξέλιξη, αυτό θα μπορούσε να είναι μια ευκαιρία για την κατάργησή του και ανακατανομή πόρων προς ένα πιο βιώσιμο έργο, που ενδεχομένως θα οδηγήσει σε μεγαλύτερη επιτυχία.

2. Διευκρίνιση διαχείρισης κινδύνου

Στη διαχείριση κινδύνου, ένα θεμελιώδες βήμα είναι ο εντοπισμός των κινδύνων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν ένα έργο, αλλά οι ομάδες συχνά το θολώνουν γραμμές μεταξύ αιτιών, γεγονότων και επιπτώσεων, χάνοντας την εστίαση στα πραγματικά γεγονότα κινδύνου. Για παράδειγμα, μια αιτία κινδύνου μπορεί να είναι ένας προγραμματιστής που κατακλύζεται από πολλά έργα, κάτι που μπορεί να οδηγήσει στο συμβάν κινδύνου όπου ο προγραμματιστής δεν μπορεί να παρακολουθήσει επαρκώς το έργο σας. Ο αντίκτυπος αυτού του γεγονότος θα μπορούσε να είναι ότι το έργο αποτυγχάνει λόγω έλλειψης της κατάλληλης προσοχής. Είναι σημαντικό να ορίσετε αυτά τα στοιχεία με σαφήνεια για να τα διαχειριστείτε αποτελεσματικά.

Σε μια άλλη σημείωση, πολλές ομάδες γίνονται εξαρτώνται υπερβολικά από λίστες ελέγχου, ειδικά σε περιβάλλοντα όπου τα έργα είναι επαναλαμβανόμενα και οι κίνδυνοι εμφανίζονται συνεπείς, όπως μια ομάδα IT που ειδικεύεται στη μεταφορά δεδομένων. Ενώ ένας κίνδυνος Λίστα ελέγχου μπορεί να εξορθολογίσει αποτελεσματικά τη διαδικασία αναγνώρισης, υπάρχει κίνδυνος να εφησυχάσεις. Οι ομάδες μπορεί να υποθέσουν ότι οι μόνοι πιθανοί κίνδυνοι είναι αυτοί που αναφέρονται ήδη, παραμελώντας να εξετάσουν άλλους πιθανούς κινδύνους. Αν και η έναρξη με μια λίστα ελέγχου είναι ωφέλιμη, είναι σημαντικό να παραμείνετε σε εγρήγορση και ανοιχτοί στον εντοπισμό πρόσθετων κινδύνων που μπορεί να προκύψουν.

Παρακολούθηση και έλεγχος κινδύνου

3. Υποτιμώντας την πιθανότητα κινδύνου

Μετά τον εντοπισμό όλων των πιθανών κινδύνων σε ένα έργο, το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την κατηγοριοποίησή τους ανάλογα με την πιθανότητα εμφάνισής τους. Οι κίνδυνοι με μεγάλη πιθανότητα πρέπει να αντιμετωπιστούν πριν από την υλοποίηση του έργου. Ωστόσο, ορισμένοι διαχειριστές έργων ενδέχεται να ελαχιστοποιήσουν σκόπιμα αυτούς τους κινδύνους αποφύγετε την επιθεώρηση και να διατηρήσουν τη φήμη τους.

Το θέμα με την υποτίμηση αυτών των πιθανοτήτων είναι ξεκάθαρο. Εάν οι κίνδυνοι δεν αξιολογηθούν επακριβώς, η ομάδα σας μπορεί να μην εφαρμόσει τις απαραίτητες προφυλάξεις, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει στην αποτυχία του έργου.

4. Εστίαση μόνο στον μετριασμό

Ενώ πολλές ομάδες έργου επικεντρώνονται κυρίως στον μετριασμό κατά την αντιμετώπιση της απόκρισης κινδύνου, είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι ο μετριασμός είναι μόνο μία από τις πολλές στρατηγικές και χρησιμοποιείται ιδιαίτερα για τη διαχείριση απειλών. Για την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων, είναι απαραίτητη μια ολοκληρωμένη στρατηγική απόκρισης που περιλαμβάνει τον μετριασμό, την αποφυγή, τη μεταφορά και την αποδοχή.

Ο μετριασμός στοχεύει στη μείωση της πιθανότητας ή του αντίκτυπου δυσμενών συμβάντων κινδύνου. Για κάποιους κινδύνους, μια στρατηγική αποφυγής μπορεί να είναι καταλληλότερο, εξαλείφοντας πλήρως τον κίνδυνο αντιμετωπίζοντας τις βαθύτερες αιτίες του. Εναλλακτικά, η μεταφορά κινδύνου περιλαμβάνει τη μετατόπιση του κινδύνου σε τρίτο μέρος. Και αν αυτές οι στρατηγικές δεν είναι εφικτές, η αποδοχή του κινδύνου και η προετοιμασία ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης μπορεί να είναι απαραίτητη. Η επικέντρωση αποκλειστικά στον μετριασμό θα μπορούσε να σας οδηγήσει να αγνοήσετε την καταλληλότερη απάντηση για έναν συγκεκριμένο κίνδυνο.

Κλίμακα κινδύνου

5. Μη διαχείριση του κινδύνου εκ των προτέρων και συνεχώς χωρίς σχέδιο

Ορισμένοι διαχειριστές έργων παλεύουν με την ανάθεση, αναλαμβάνοντας συχνά ευθύνες που θα πρέπει να ανατεθούν στα μέλη της ομάδας, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας για αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων. Η ανάθεση της κυριότητας κάθε κινδύνου στα κατάλληλα μέλη της ομάδας με βάση τις δεξιότητές τους αντί να συγκεντρώνει την ευθύνη είναι ζωτικής σημασίας. Στη συνέχεια, κάθε κάτοχος κινδύνου απαιτείται να εκτελέσει το σχέδιο απόκρισης, να παρακολουθεί συνεχώς τον κίνδυνο και να παρέχει τακτικές ενημερώσεις κατάστασης. Αυτή η προσέγγιση όχι μόνο ενισχύει τη λογοδοσία αλλά επίσης ενισχύει την αποτελεσματικότητα του σχεδίου απόκρισης.

Δυστυχώς, πολλοί υπεύθυνοι έργων αντιμετωπίζουν τη διαχείριση κινδύνου ως μια εφάπαξ εργασία κατά τη φάση σχεδιασμού, συμπληρώνοντας απλώς το μητρώο κινδύνων και στη συνέχεια παραμελώντας το. Αντίθετα, η διαχείριση κινδύνου θα πρέπει να είναι α συνεχής διαδικασία, ενσωματώνεται σε κάθε συνάντηση έργου, όπου οι ιδιοκτήτες κινδύνου αναφέρουν τις ενέργειές τους και αντιμετωπίζουν τυχόν νέους πιθανούς κινδύνους ή παράγοντες ενεργοποίησης, διασφαλίζοντας ότι η διαχείριση κινδύνου παραμένει καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.

Το Easy Project βοηθά στην αποφυγή λαθών διαχείρισης κινδύνου

Για να σας δώσουμε τη σύνθετη εικόνα, αναφέρουμε επίσης άλλα ζητήματα που σχετίζονται με τη διαχείριση κινδύνων, όπως η μη ευθυγράμμιση της στρατηγικής κινδύνου με τους επιχειρηματικούς στόχους, η παράβλεψη του ανθρώπινου παράγοντα, η παράβλεψη αναδυόμενων και αλληλένδετων κινδύνων, η στήριξη σε ξεπερασμένα ή ανακριβή δεδομένα και η αποτυχία μάθησης από λάθη . Η αποτελεσματική λύση διαχείρισης κινδύνου απαιτεί την ευθυγράμμιση των στρατηγικών κινδύνου με τους επιχειρηματικούς στόχους, την εξέταση ανθρώπινων στοιχείων, την επίγνωση των νέων κινδύνων, τη διασφάλιση της ακρίβειας των δεδομένων και τη συνεχή μάθηση από λάθη του παρελθόντος για τη βελτίωση των πρακτικών διαχείρισης κινδύνου.

Κάθε επιτυχημένο έργο βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε μια ισχυρή στρατηγική διαχείρισης κινδύνου, αλλά είναι εκπληκτικά εύκολο να κάνετε λάθη σε αυτόν τον τομέα. Ευτυχώς, με το Easy Project, δεν είστε μόνοι σας. 

Η ενότητα διαχείρισης κινδύνου έχει σχεδιαστεί για να προσαρμόζεται τέλεια στις συγκεκριμένες ανάγκες του έργου σας. Προσφέρει μητρώα κινδύνου, ολοκληρωμένες επισκοπήσεις, λεπτομερείς αναφορές, ποιοτικές και ποσοτικές αναλύσεις και προσαρμόσιμους δείκτες. Με αυτά τα εργαλεία στη διάθεσή σας, μπορείτε να εντοπίσετε, να αναλύσετε και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους κινδύνους για να εξασφαλίσετε την επιτυχία του έργου σας.

Εγγραφείτε στο Easy Project, ένα εργαλείο που παρέχει λογισμικό διαχείρισης κινδύνων έργου που δίνει στο έργο σας μια ευκαιρία για επιτυχία.