Πώς να χρησιμοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης αρχείων

Στο Easy Project, μπορείτε προσθέστε συνημμένα (αρχεία) σε κάθε εργασία. Επιπλέον, μπορείτε προσθέστε έγγραφα σε οποιοδήποτε έργο. Και στις δύο περιπτώσεις, Η διαχείριση των προστιθέμενων αρχείων μπορεί να γίνει με τον ίδιο τρόπο χρησιμοποιώντας 5 απλά εργαλεία. Πρώτον, ας δούμε πώς να προσθέτουμε αρχεία σε εργασίες και έργα.

Συνημμένα σε εργασίες

Μπορείς να προσθέστε ένα συνημμένο ενώ ενημερώνει μια εργασία.

Επιλέξτε ένα αρχείο που χρειάζεστε, κάντε κλικ στην αποθήκευση και το έχετε στο πλαίσιο συνημμένων σε μια εργασία όπως φαίνεται παρακάτω. Μια αναφορά για το πρόσθετο αρχείο εμφανίζεται επίσης στο περιοδικό εργασιών (ιστορικό). Οπως βλέπεις, Στη δεξιά πλευρά κάθε συνημμένου, υπάρχουν 5 διαφορετικά εικονίδια που αντιπροσωπεύουν τα εργαλεία (περιγράφονται παρακάτω).

Έγγραφα σχετικά με τα έργα

Η προσθήκη εγγράφων σε οποιοδήποτε έργο είναι δυνατή μέσω δύο διαφορετικών ενοτήτων. Η πρώτη - έγγραφα - είναι δωρεάν και περιλαμβάνεται στη βασική διαχείριση του έργου. Το δεύτερο - Easy DMS είναι ένα πρόσθετο πρόσθετο που μπορεί να αγοραστεί μέσω του Ζώνη πελάτη. Για το σκοπό αυτό, εξετάζουμε προσεχώς το πρώτο. Πριν ξεκινήσετε τη χρήση της μονάδας, ο ρόλος σας πρέπει να έχει τα απαραίτητα δικαιώματα έργου όπως φαίνεται παρακάτω. Αυτό μπορεί να αλλάξει από έναν διαχειριστή στο Περισσότερα: Διαχείριση: Ρόλοι και άδειες.

Στη συνέχεια, πρέπει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργική μονάδα εγγράφων σε ένα συγκεκριμένο έργο. Αυτό μπορεί να γίνει στις Ρυθμίσεις του έργου: Ενότητες: Έγγραφα όπως φαίνεται παρακάτω. Αυτό κάνει την καρτέλα "Έγγραφα" να εμφανίζεται στο επάνω μενού του έργου.

Τώρα, μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Έγγραφα" για να ανοίξετε τη λίστα με τα πρόσθετα έγγραφα στο έργο. Για να προσθέσετε ένα νέο έγγραφο, κάντε κλικ στο αντίστοιχο πράσινο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία. Το προστιθέμενο αρχείο εμφανίζεται στο πλαίσιο τεκμηρίωσης. Επιπλέον, υπάρχει μια άλλη ενότητα που ονομάζεται Συνημμένα εγγράφων που αντιπροσωπεύει τη λίστα όλων των συνημμένων εργασιών στο συγκεκριμένο έργο. Όσον αφορά το προστιθέμενο έγγραφο, μπορούμε επίσης να βρούμε το σύνολο πέντε εργαλείων στη δεξιά πλευρά από αυτό όπως φαίνεται παρακάτω. Αντίθετα, οι συνημμένες μπορούν να χορηγηθούν μόνο από τα αντίστοιχα καθήκοντά τους.

Τώρα, ας ρίξουμε μια ματιά στο τι κάνουν τα μεμονωμένα εικονίδια εργαλείων.

Online επεξεργασία

Το πρώτο εικονίδιο δημιουργεί τη σύνδεση με το έγγραφο για το Online επεξεργασία WebDAV. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο με τον σύνδεσμο.

Νέα σύντομη διεύθυνση URL

Αυτό το χαρακτηριστικό δημιουργεί μια σύντομη διεύθυνση URL και κώδικα QR που επιτρέπει την εύκολη πρόσβαση σε αυτό το συγκεκριμένο αρχείο από άλλον χρήστη που έχουν τον σύνδεσμο ή τον κώδικα QR. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ημερομηνία λήξης όταν θέλετε το URL / QR να μην λειτουργεί πια. Επιπλέον, σημειώνοντας το πλαίσιο ελέγχου "Επιτρέψτε εξωτερικά", το άτομο που στέλνετε αυτό το URL / QR δεν χρειάζεται να είναι χρήστης ούτε συνδεδεμένος με το Easy Project.

Νέα έκδοση του συνημμένου

Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει ενημερώστε το αρχείο. Θα αντικατασταθεί, αλλά την προηγούμενη έκδοση παραμένει αναλλοίωτη για πιθανή μελλοντική ανάκαμψη.

Εμφάνιση του ιστορικού εκδόσεων

Εδώ μπορείτε ελέγξτε τις προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τις ημερομηνίες αλλαγών, τα μεγέθη αρχείων και τις επιλογές σε κατεβάζετε, διαγράφετε ή επιστρέφετε σε μια συγκεκριμένη έκδοση όπως φαίνεται παρακάτω.

Διαγραφή

Χρησιμοποιήστε αυτό το κουμπί για να διαγράψετε το αρχείο χωρίς την επιλογή της μεταγενέστερης ανάκτησης.