Χαρακτηριστικά GDPR

GDPR

Πώς να εργαστείτε με τις λειτουργίες GDPR

Το Easy Software λαμβάνει σοβαρά υπόψη την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Ο ευρωπαϊκός κανονισμός γνωστός ως Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) φέρνει μια σειρά προκλήσεων σε όλους τους οργανισμούς και έγινε ένα από τα πιο συντονισμένα επιχειρηματικά θέματα. Η αποστολή μας είναι να παρέχουμε στους πελάτες Easy Project και ουσιαστικά όλη την κοινότητα του Project με ένα αξιόπιστο λογισμικό το οποίο επιτρέπει την αποτελεσματική εκπλήρωση όλων των καθηκόντων των επεξεργαστών δεδομένων. Το εύκολο έργο είναι 100% GDPR έτοιμο από την έκδοση 1.3 (Μάιος 2018).

 

Πίνακας περιεχομένων

Επικοινωνία και ανωνυμοποίηση χρηστών
Πολιτική κωδικού πρόσβασης
Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων
Ειδική ορατότητα για προσαρμοσμένα πεδία και επαφές
Αίτηση και λήψη αρχείων καταγραφής
Η λήξη της περιόδου λειτουργίας
Ορατότητα επαφών

 

Επικοινωνία και ανωνυμοποίηση χρηστών

Η δυνατότητα ανωνυμοποίησης επαφών και χρηστών σας επιτρέπει να αποκρύψετε / διαγράψετε γρήγορα τα ευαίσθητα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε επιλεγμένα προσαρμοσμένα πεδία σε οποιονδήποτε τύπο Επαφών (προσωπική, εταιρεία, λογαριασμό) και Χρήστες. Ούτε η επαφή / χρήστης ούτε κάποιο προσαρμοσμένο πεδίο καταργείται μετά την ενεργοποίηση αυτής της λειτουργίας, μόνο το περιεχόμενό τους γίνεται κενό χωρίς τη δυνατότητα ανάκτησης των αρχικών δεδομένων αργότερα. Όταν ένα προσαρμοσμένο πεδίο έχει οριστεί ως "Απαιτείται", δηλαδή το περιεχόμενό του δεν μπορεί να είναι άδειο, όπως όνομα, επώνυμο ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα αρχικά δεδομένα αντικαθίστανται αυτόματα με τη συμβολοσειρά κειμένου "Ανώνυμη" (για επαφή εταιρείας / λογαριασμού) Anonymized Contact "(για προσωπική επαφή) ή" Ανώνυμος χρήστης "(για ένα προφίλ χρήστη). Σκοπός του χαρακτηριστικού είναι να ικανοποιήσει τις πιθανές απαιτήσεις των πελατών να κρύψουν / διαγράψουν τα ευαίσθητα προσωπικά τους δεδομένα όπως επιβάλλονται από το GDPR. Ο νομοθέτης λέει ότι δεν χρειάζεται να διαγράψετε τα δεδομένα όπως τα χρειάζεστε για την κατανόηση των πελατών σας γενικά. Αλλά τέτοια δεδομένα δεν μπορούν να συνδεθούν με ένα συγκεκριμένο άτομο.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να επιλέξετε ποια προσαρμοσμένα πεδία στις Επαφές και στους Χρήστες θεωρούνται ευαίσθητα και θα υποβληθούν στη διαδικασία ανωνυμοποίησης εάν το ζητήσει ο πελάτης σας. Αυτό γίνεται πολύ εύκολα σε περισσότερα »Διαχείριση» Προσαρμοσμένα πεδία »ανοίξτε την υποκατηγορία" Επαφές "ή" Χρήστες "» να επεξεργαστείτε ένα ευαίσθητο προσαρμοσμένο πεδίο. Ένα πλαίσιο ελέγχου που ονομάζεται "Καθαρισμός όταν ανώνυμα" μπορεί να βρεθεί στις κάτω ρυθμίσεις. Όταν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου και αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, όλα τα περιεχόμενα δεδομένων αυτού του συγκεκριμένου προσαρμοσμένου πεδίου θα διαγραφούν αμέσως σε εκείνες τις επαφές / χρήστες που επιλέξατε αργότερα για ανωνυμοποίηση. Επομένως, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία με προσοχή για να αποφύγετε την περιττή απώλεια δεδομένων.

Έτσι φαίνεται πως το πεδίο "Όνομα της επαφής" θεωρήθηκε ευαίσθητο και οι επιλεγμένες επαφές ήταν ανώνυμες. Από την άλλη πλευρά, το πεδίο "διεύθυνση" δεν ήταν ανώνυμο, επομένως είναι ορατό.

Η ανώνυμη επαφή μπορεί να αναγνωριστεί όχι μόνο από τη λίστα επαφών αλλά και παντού αλλού, όπως στις δραστηριότητες πωλήσεων.

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μια ανώνυμη επαφή φαίνεται λεπτομερώς. Ορισμένα πεδία είναι κενά επειδή ήταν ανώνυμα.

Για να ανώνυμα μια μαζική επαφή ή ακόμα περισσότερες επαφές, απλά επιλέξτε τις από τη λίστα και κάντε δεξί κλικ στο ποντίκι για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος. Εδώ επιλέγετε απλώς την επιλογή "Ανώνυμη" και επιβεβαιώνετε το διάλογο αξιοπιστίας κάνοντας κλικ στο "OK".

Εκτός από τις Επαφές, οι χρήστες μπορούν επίσης να ανώνυμα επαναλαμβάνοντας την ίδια διαδικασία με δεξί κλικ.

Επίσης, μπορείτε να ανώνυμος χρήστη κάνοντας κλικ στο συγκεκριμένο κουμπί στην πλαϊνή γραμμή του προφίλ χρήστη.

Αυτό είναι λεπτομέρεια ενός ανώνυμου προφίλ χρήστη. Λάβετε υπόψη ότι για τα προφίλ χρηστών με ανώνυμη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια νέα τυχαία παραγόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη μορφή "... @ anonymized.com" αντικαθιστά την αρχική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 

Πολιτική κωδικού πρόσβασης

Δείτε το ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας.

 

Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων

Δείτε το ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας.

 

Ειδική ορατότητα για προσαρμοσμένα πεδία και επαφές

Αυτές οι ρυθμίσεις επιτρέπουν τη διαμόρφωση της ορατότητας των προσαρμοσμένων πεδίων και των προεπιλεγμένων πεδίων επαφής για επιλεγμένους χρήστες, τύπους χρηστών και ομάδες. Για προσαρμοσμένα πεδία, μπορείτε να βρείτε αυτές τις ρυθμίσεις στη σελίδα Περισσότερα »Διαχείριση» Προσαρμοσμένα πεδία »να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε υπάρχον προσαρμοσμένο πεδίο ή να δημιουργήσετε ένα νέο. Στο κάτω μέρος της οθόνης, σημειώστε το πλαίσιο ελέγχου "Ειδική ορατότητα" για να εμφανίσετε τις σχετικές επιλογές ρύθμισης ως εξής:

Τύποι χρηστών - επιλέξτε ποιοι τύποι χρηστών μπορούν να δουν αυτό το προσαρμοσμένο πεδίο ή να αφήσουν κενό για να το κάνουν ορατό για όλους τους τύπους χρηστών
Ομάδες - επιλέξτε ποιες ομάδες μπορούν να δουν αυτό το προσαρμοσμένο πεδίο ή να παραμείνουν κενές ώστε να είναι ορατές για όλες τις ομάδες
Χρήστες - επιλέξτε ποιοι χρήστες μπορούν να δουν αυτό το προσαρμοσμένο πεδίο ή να αφήσουν κενό για να το κάνουν ορατό για όλους τους χρήστες

Για τις Επαφές, μεταβείτε στην επιλογή Περισσότερα »Επαφές» Ρυθμίσεις »Ρυθμίσεις πεδίων όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις των προεπιλεγμένων πεδίων επαφών, όπως Συγγραφέας, Τελευταία ενημέρωση, Όνομα, Επώνυμο κ.λπ.

Αυτό είναι ένα παράδειγμα των ρυθμίσεων πεδίου ονομάτων. Εδώ επιλέγετε ξανά τους χρήστες, τους τύπους χρηστών και τις ομάδες που επιτρέπεται να βλέπουν αυτό το πεδίο ή αφήνουν κενά για να είναι ορατά για όλους. Ανάλογα, μόνο τα δεδομένα που είναι ορατά σε ένα χρήστη μπορούν να εξαχθούν.

 

Αίτηση και λήψη αρχείων καταγραφής

Μεταβείτε στην ενότητα Περισσότερα »Διαχείριση» Εύκολα αρχεία καταγραφής, βρείτε το απαιτούμενο αρχείο καταγραφής και κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη δίπλα από αυτό.

 

Η λήξη της περιόδου λειτουργίας

Αυτές οι ρυθμίσεις επιτρέπουν την αυτόματη αποσύνδεση ενός χρήστη από την τρέχουσα συνεδρία του μετά από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Μεταβείτε στην επιλογή Περισσότερα »Διαχείριση» Ρυθμίσεις »Έλεγχος ταυτότητας» Λήξη λήξης περιόδου λειτουργίας όπου μπορείτε να βρείτε δύο επιλογές:

Μέγιστη διάρκεια ζωής της περιόδου σύνδεσης - ο μέγιστος χρόνος που ένας χρήστης μπορεί να συνδεθεί σε μια συνεδρία ανεξάρτητα από τη δραστηριότητά του
Διάρκεια ζωής αδράνειας περιόδου λειτουργίας - ο μέγιστος χρόνος που ένας χρήστης μπορεί να είναι ανενεργός πριν καταργηθεί αυτόματα από μια περίοδο σύνδεσης

 

Ορατότητα επαφών

Η προβολή των επαφών μπορεί να ρυθμιστεί τόσο για τους τύπους χρηστών όσο και για τους ρόλους των χρηστών. Για να το ρυθμίσετε για τύπους χρηστών, μεταβείτε στην επιλογή Περισσότερα »Διαχείριση» Τύποι χρηστών »επιλέξτε τύπο χρήστη» Ορατοί τύποι επαφών. Οι επιλογές που επιλέγονται είναι Όλες, Λογαριασμός, Προσωπικές επαφές, Συνεργάτες, Προμηθευτές.

Για να το ρυθμίσετε για τύπους χρηστών, μεταβείτε στην επιλογή Περισσότερα »Διαχείριση» Ρόλοι και δικαιώματα »επιλέξτε ένα ρόλο» Ορατότητα επαφών. Οι επιλογές που επιλέγονται είναι Όλες οι επαφές, Επαφές που έχουν δημιουργηθεί από τον χρήστη ή έχουν εκχωρηθεί στον χρήστη, Επαφές που έχουν δημιουργηθεί από το χρήστη, Επαφές που έχουν εκχωρηθεί στο χρήστη.

Επιπλέον, η συνεργασία με τις Επαφές μπορεί να περιοριστεί σε πολλές πτυχές απλά χρησιμοποιώντας τα δικαιώματα για κάθε ρόλο.

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία