Βάση γνώσεων - σύστημα τεκμηρίωσης

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη Βάση γνώσεων

Η Γνωσιακή Βάση είναι μια πολύπλοκη λύση για την ενσωμάτωση της διαχείρισης της γνώσης στο Easy Project. Η βάση γνώσεων σας επιτρέπει να καταγράφετε γνώση από εργασίες και έργα, να κατηγοριοποιείτε και να την αποθηκεύετε, να τη μοιράζεστε μεταξύ των χρηστών και να την αξιοποιείτε σε μελλοντικά έργα. Σας βοηθάει επίσης δημιουργήστε πολύ εύκολα την τεκμηρίωση του έργου.

 

Πίνακας περιεχομένων

Επισκόπηση

Πώς να (ενεργοποιήσετε) το plugin

Ρόλοι και δικαιώματα

Πώς να χρησιμοποιήσετε το plugin σε παγκόσμιο επίπεδο

Πώς να χρησιμοποιήσετε το plugin στο επίπεδο του έργου

Συγχρονίστε τη βάση γνώσεων με άλλα συστήματα

 

Επισκόπηση

Πιστεύετε ότι η Διαχείριση Γνώσης είναι απαραίτητη για υγιείς επιχειρήσεις σήμερα; Κάνουμε και δημιουργήσαμε έτσι το πρόσθετο της Γνωσιακής βάσης για τους χρήστες του Easy Project. Είναι ένας εύκολος τρόπος συλλογής, διαχείρισης και ανταλλαγής γνώσεων μέσα στην εταιρεία. Βοηθά τόσο την εξωτερική γνώση όσο και την εσωτερίκευση. Απλά μιλώντας - διανείμετε τη γνώση από τους εργαζόμενους στη γνώση και παραδώστε τη σε εργαζόμενους που πρέπει να την μάθουν. Δημιουργείτε δημοσιεύσεις γνώσης κατά την ενημέρωση μιας εργασίας - οποιαδήποτε ξεχωριστή ενημέρωση ή ολόκληρη εργασία μπορεί να αποθηκευτεί ως θέση γνώσης ή απευθείας στη βάση γνώσεων.

Οι θέσεις γνώσης κατηγοριοποιούνται, επισημαίνονται με μεταδεδομένα και μπορούν να έχουν αμοιβαίες σχέσεις. Κάθε χρήστης διαθέτει φάκελο προσωπικών γνώσεων. Μπορείτε να συστήσετε γνώση σε άλλους χρήστες, να τις στείλετε σε αυτά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ακόμη και να απαιτήσετε να διαβάσετε τη γνώση. Είναι πολύ χρήσιμο για τη δημιουργία τεκμηρίωσης του έργου - οποιαδήποτε έγκυρη πληροφορία του έργου που περνάει μια εργασία μπορεί να αποθηκευτεί για μελλοντική χρήση - έτσι οι πληροφορίες γίνονται γνώση. Είναι κατάλληλο για περιπάτους για νέους υπαλλήλους, εγχειρίδια για ένα συγκεκριμένο λογισμικό, πρότυπα επικοινωνίας με πελάτες ή ροές εργασίας ή τεκμηρίωση έργου.

Βασικά χαρακτηριστικά

  • Εύκολη δημιουργία θέσεων γνώσης από τα καθήκοντα - σύλληψη της γνώσης
  • Κατηγορίες γνώσεων + προσωπικές / κατηγορίες έργων - για την ανταλλαγή γνώσεων
  • Επισύναψη θέσεων γνώσης σε έργα / καθήκοντα
  • Σύσταση γνώσης στους χρήστες
  • Γρήγορη πρόσβαση στη βάση γνώσεων από τη δεξιά πίνακα των υπηρεσιών
  • Αναζήτηση πλήρους κειμένου στη βάση γνώσεων

 

Πώς να (ενεργοποιήσετε) το plugin

Στο επίπεδο του έργου, το plugin μπορεί να ενεργοποιηθεί ή να απενεργοποιηθεί στην Ρύθμιση του έργου: Modules: Βάση γνώσεων. Αφού επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου, κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί "Αποθήκευση" παρακάτω για να εμφανιστεί η καρτέλα Βάση γνώσεων στο μενού έργου που βρίσκεται στην κορυφή.

 

Ρόλοι και δικαιώματα

In Περισσότερα: Διαχείριση: Ρόλοι και δικαιώματα: Βάση γνώσεων μπορείτε να αποφασίσετε ποιοι ρόλοι χρηστών έχουν τα εξής δικαιώματα.

 

Πώς να χρησιμοποιήσετε το plugin σε παγκόσμιο επίπεδο

Οι θέσεις γνώσης μπορούν βασικά να δημιουργηθούν ως μη ταξινομημένες ή να προστεθούν σε μια κατηγορία, η οποία μπορεί να δημιουργηθεί σε παγκόσμιο ή σε επίπεδο έργου. Μια θέση μπορεί να είναι μέρος μιας, μιας ή περισσοτέρων κατηγοριών σε μια στιγμή, ανεξάρτητα από το επίπεδό τους (παγκόσμια, έργο).

Το παγκόσμιο επίπεδο σημαίνει ότι όλες οι θέσεις γνώσης που δημιουργούνται εκεί προστίθενται αυτόματα στην παγκόσμια βάση δεδομένων, γεγονός που τις καθιστά εύκολα προσβάσιμες για όλους τους χρήστες Easy Project ανεξαρτήτως της συμμετοχής και των ρόλων τους στο έργο. Για να χρησιμοποιήσετε τη Βάση γνώσεων σε παγκόσμιο επίπεδο, μεταβείτε στο μενού "Περισσότερα" (πάνω δεξιά γωνία) και κάντε κλικ στο Βάση γνώσεων εικονίδιο.

Τώρα βρίσκεστε σε μια πλήρως προσαρμόσιμη σελίδα, η οποία μπορεί να προσαρμοστεί σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας αφού κάνετε κλικ στο "Προσαρμόστε αυτή τη σελίδα"μπορείτε να επιλέξετε από διάφορες ενότητες που θέλετε να προσθέσετε, όπως φιλτραρισμένες λίστες θέσεων γνώσεων, πιο χρησιμοποιημένες ετικέτες στις δημοσιεύσεις γνώσεων, πιο πρόσφατες δημοσιεύσεις του 10 κλπ. Με την ευκαιρία, οι δύο τελευταίες ενότητες προστίθενται στη σελίδα από προεπιλογή .

Η φιλτραρισμένη λίστα των αναρτήσεων μπορεί να μοιάζει με αυτή. Από προεπιλογή, αποτελείται από το όνομα ταχυδρομείου, την κατηγορία γνώσεων και τις ετικέτες. Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στήλες στις επιλογές λίστας κατά την επεξεργασία της ενότητας. Η λίστα μπορεί να αφαιρεθεί ή να επεξεργαστεί κάνοντας κλικ στα εικονίδια σκουπιδιών και μολυβιών στην επάνω δεξιά γωνία. Οι επιλογές στο μενού της πλαϊνής γραμμής σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια νέα θέση, να δημιουργήσετε μια νέα παγκόσμια ή προσωπική κατηγορία, να δείτε όλες τις αναρτήσεις στο Easy Project ανεξάρτητα από την κατηγορία τους, να διαχειριστείτε κατηγορίες, να δείτε αγαπημένες αναρτήσεις και προσωπικές κατηγορίες. Οι προσωπικές κατηγορίες είναι εκείνες που είναι ορατές μόνο σε εσάς, ωστόσο, ατομικές θέσεις γνώσεων στην κατηγορία δεν έχουν τέτοια περιορισμένη πρόσβαση.

Ας δούμε πώς μοιάζει μια θέση γνώσης. Κάθε δημοσίευση δημιουργείται και επεξεργάζεται χρησιμοποιώντας έναν τυπικό επεξεργαστή WYSIWYG / HTML. Για να επεξεργαστείτε το υπάρχον ή να δημιουργήσετε ένα νέο, κάντε κλικ στα συγκεκριμένα κουμπιά στο μενού της πλαϊνής γραμμής. Όταν ανοίγετε μια συγκεκριμένη ανάρτηση, το μενού της πλαϊνής γραμμής περιλαμβάνει κάποιες συγκεκριμένες επιλογές όπως προσθήκη στα αγαπημένα, προσθήκη στην παγκόσμια βάση δεδομένων, προσωπική βάση δεδομένων ή βάση δεδομένων έργου, συνιστώμενοι χρήστες ή ομάδες χρηστών, καθώς και η ανάθεση σε μια εργασία ή η κατάργησή της διαγράφω). Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε ετικέτες της ανάρτησης για να μπορείτε αργότερα να βρείτε συγκεκριμένες αναρτήσεις από τις ετικέτες τους. Στην κάτω δεξιά γωνία βρίσκεται η λίστα με τις κατηγορίες στις οποίες έχει προστεθεί η ανάρτηση. Μπορείτε να αλλάξετε την κατηγορία κάθε φορά που επεξεργάζεστε την ανάρτηση.

Κάθε θέση γνώσης περιέχει επιπλέον πληροφορίες στο κάτω μέρος:

  • Σχόλια - Δυνατότητα σχολιασμού μιας θέσης.
  • Η Ιστορία Μας - Όλες οι αλλαγές της ανάρτησης, συμπεριλαμβανομένης μιας περίληψης Diff για το τι έχει αλλάξει και του χρήστη που έκανε την τελευταία αλλαγή, καθώς και τη δυνατότητα επαναφοράς σε προηγούμενη έκδοση. Ο συντάκτης της τρέχουσας έκδοσης εμφανίζεται ως ένας και μοναδικός, δεν δείχνει καθόλου άλλους πιθανούς συγγραφείς.
  • Αναγνώστες - Τμήμα, όπου μπορείτε να δείτε όλους τους συνιστώμενους χρήστες και αν έχουν διαβάσει τη θέση.

 

Πώς να χρησιμοποιήσετε το plugin στο επίπεδο του έργου

Το επίπεδο του έργου σημαίνει ότι όλες οι θέσεις γνώσης που δημιουργούνται εκεί προστίθενται αυτόματα στη βάση δεδομένων του έργου που σχετίζεται με το συγκεκριμένο έργο. Μόνο τα μέλη του έργου μπορούν να περιηγηθούν στη βάση δεδομένων του έργου. Αν και μη μέλη που έχουν την άδεια να δουν τη Βάση γνώσεων είναι επίσης σε θέση να ανοίξουν μια συγκεκριμένη δημοσίευση έργου εάν:

  • ανοίξτε την παγκόσμια λίστα όλων των θέσεων γνώσης (ανεξάρτητα από την κατηγορία τους)
  • να έχετε άμεση σύνδεση URL στη δημοσίευση
  • αναζητήστε την ανάρτηση εισάγοντας το όνομά της στο πλαίσιο αναζήτησης, το οποίο βρίσκεται κάτω από το εικονίδιο της λάμπας στον πίνακα υπηρεσιών (στην άκρα δεξιά)

Για να χρησιμοποιήσετε τη Βάση γνώσεων σε επίπεδο έργου, μεταβείτε στο επιλεγμένο έργο με ενεργοποιημένη τη λειτουργική μονάδα και κάντε κλικ στην καρτέλα Βάση γνώσεων στο επάνω μενού. Εδώ θα πρέπει να δείτε τη βάση δεδομένων του έργου που αποτελείται από κατηγορίες γνώσεων έργου και θέσεις εργασίας. Οι επιλογές στο μενού της πλαϊνής γραμμής σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε νέα κατηγορία έργου ή νέα θέση, να διαχειριστείτε κατηγορίες έργων ή να δείτε όλες τις δημοσιεύσεις στο Easy Project ανεξάρτητα από την κατηγορία τους.

 

Συγχρονίστε τη βάση γνώσεων με άλλα συστήματα

Παραδείγματα χρήσης:

  • δημόσια βάση γνώσεων στον ιστό
  • web based σύστημα έκδοσης εισιτηρίων - υποψήφιος λύση
  • υποβολή γνώσεων από τους πελάτες - φόρουμ με βάση την αυτοπροστασία
  • REST API για βάση γνώσεων

Δοκιμάστε το Easy Project σε μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρη χαρακτηριστικά, προστατευμένα με SSL, Ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας, στο Geo σας