Χρονικά φύλλα

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα φύλλα εργασίας

Εισαγωγή
Εβδομαδιαία και μηνιαία φύλλα εργασίας
Γωνιακές καταστάσεις

 

Εισαγωγή

Τα Timesheets μπορούν να ανοίξουν μέσω του κουμπιού "Περισσότερα" ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση URL: clientsdomain / easy_timesheets

Εάν είστε διευθυντής, θα μπορείτε να δείτε τα φύλλα εργασίας των εργαζομένων σας, εάν είστε εργαζόμενος, θα δείτε τα δικά σας φύλλα εργασίας. Φυσικά, μπορεί να οριστεί διαφορετικά στους ρόλους και τα δικαιώματα. Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Νέο φύλλο εργασίαςΚουμπί στα δεξιά, θα λάβετε ένα αναδυόμενο παράθυρο σαν αυτό.

Εδώ μπορείτε να συμπληρώσετε το όνομά σας και ένα χρονικό διάστημα για το οποίο θέλετε να δημιουργηθεί το φύλλο χρόνου. Αυτό είναι ένα κενό φύλλο χρόνου,

Κάνοντας κλικ στο κουμπί συν στο κάτω μέρος, θα προσθέσετε μια νέα γραμμή, την οποία μπορείτε στη συνέχεια να συμπληρώσετε.

Μπορείτε να συμπληρώσετε το έργο, συγκεκριμένη εργασία και τύπο δραστηριότητας και για κάθε εργάσιμη ημέρα, θα συμπληρώσετε, πόσες ώρες έχετε αφιερώσει σε αυτό.

Στα δεξιά, έχετε ένα ποσό για την εβδομάδα και το κατώτατο ποσό για την ημέρα. Μετά τη συμπλήρωση του φύλλου εργασίας, μπορεί να κλειδωθεί και να αποσταλεί στον επόπτη. Ποιος μπορεί τότε να την εγκρίνει;

Δεν επιτρέπεται πλέον η επεξεργασία του εγκεκριμένου φύλλου εργασίας από τον εργαζόμενο.

Ο χρήστης μπορεί να επαναφορτώσει τα δεδομένα του χρόνου που δαπανήθηκε στα Φύλλα χρόνου με το κουμπί «Ανανέωση» στο μενού περιβάλλοντος ή σε κάθε συγκεκριμένο φύλλο χρόνου, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τα πραγματικά δεδομένα χρόνου που δαπανήθηκε.


 

Εβδομαδιαία και μηνιαία φύλλα εργασίας

Για να ενεργοποιήσετε τα εβδομαδιαία / μηνιαία φύλλα εργασίας, μεταβείτε στην επιλογή Διαχείριση »Plugins» Πρόσθετα πρόσθετα »Χρονικά φύλλα» Ρύθμιση »Ενεργοποιημένες περιόδους (επιλέξτε περιόδους).

Εβδομαδιαία φύλλα εργασίας

Τα φύλλα χρόνου σχεδιάζονται για εβδομαδιαία αναφορά (εμφανίζεται μια εβδομάδα). Η ημερομηνία έναρξης ορίζεται πάντα στην πρώτη εργάσιμη ημέρα της εβδομάδας σύμφωνα με το ημερολόγιό σας (π.χ. Δευτέρα) και την ημερομηνία λήξης στην τελευταία ημέρα της εβδομάδας (Κυριακή).

Τα φύλλα εργασίας λειτουργούν τέλεια όταν έχετε ένα παρόμοιο σύνολο έργων / εργασιών που εργάζεστε κάθε εβδομάδα επειδή αυτό το σύνολο εργασιών μπορεί να αντιγραφεί από μία εβδομάδα στην άλλη (περισσότερες λεπτομέρειες παρακάτω). Περιττό να πούμε ότι δεν είναι μεγάλο πρόβλημα εάν το σύνολο των καθηκόντων είναι εντελώς διαφορετικό κάθε εβδομάδα.

Τα δεδομένα σε φύλλο εργασίας αποθηκεύονται ηλεκτρονικά και, φυσικά, τα βρίσκετε μεταξύ των υπόλοιπων καταχωρημένων ωρών στο σύστημα. Όταν ένας χρήστης προσθέτει δεδομένα εκτός χρόνου για τη συγκεκριμένη εβδομάδα (του φύλλου κατανομής χρόνου) σε άλλα μέρη της εφαρμογής, εμφανίζονται αυτόματα στο φύλλο εξάσκησης. Δείτε τις εξαιρέσεις παρακάτω για εβδομαδιαία φύλλα κατανομής.

Σχόλιο χρόνου χρήσης - εβδομαδιαία φύλλα εργασίας

Όταν εισάγετε τον αριθμό ωρών, μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο. Σε περίπτωση που ένα σχόλιο έχει οριστεί ως υποχρεωτικό πεδίο, τα φύλλα εργασίας συμπεριφέρονται με φιλικό προς το χρήστη τρόπο. Ένα σύμβολο "-" συμπληρώνεται εκ των προτέρων στο πεδίο σχολίων, ώστε να μην εμποδίζει τον χρήστη να συμπληρώσει το φύλλο κατανομής.

Σχόλιο χρόνου χρήσης - μηνιαία φύλλα εργασίας

Το σχόλιο δεν μπορεί να προστεθεί στα δεδομένα εξόδων λόγω της βελτιστοποίησης του πλάτους του πίνακα. Σε περίπτωση που ένα σχόλιο έχει οριστεί ως υποχρεωτικό πεδίο, τα φύλλα εργασίας συμπεριφέρονται με φιλικό προς το χρήστη τρόπο. Ένα σύμβολο "-" προστίθεται ως σχόλιο για να μην εμποδίζει τον χρήστη να συμπληρώσει το φύλλο κατανομής. Μπορεί να δει σε μια λίστα με τα δεδομένα που ξοδεύονται χρόνο.

Σε περίπτωση που προσθέσετε μια νέα σειρά και εισαγάγετε τις ίδιες καταχωρήσεις χρόνου που υπάρχουν ήδη σε διαφορετική σειρά, οι δύο σειρές και οι καταχωρήσεις χρόνου συγχωνεύονται σε μία μόνο γραμμή αμέσως μετά την ανανέωση της σελίδας.

Για να διαγράψετε δεδομένα από φύλλο κατανομής χρόνου:

  • αντικαταστήστε τον αριθμό ωρών με το μηδέν
  • κάντε κλικ στο δοχείο απορριμμάτων στη δεξιά πλευρά της σειράς και επιλέξτε την επιθυμητή συμπεριφορά:
    • διαγράψτε τη σειρά και όλα τα δεδομένα που περιέχει
    • καταργήστε μόνο τη γραμμή και διατηρήστε τα δεδομένα που χρονολογούνται στην εφαρμογή

Μηνιαία φύλλα εργασίας

Τα μηνιαία φύλλα χρόνου έχουν σχεδιαστεί για να δείχνουν τις εργάσιμες και τις μη εργάσιμες ημέρες και επιτρέπουν στους χρήστες να εισάγουν δεδομένα οποιαδήποτε μέρα (παρά τις ρυθμίσεις διακοπών στο ημερολόγιο εργασίας του χρήστη).

Ορατότητα των δεδομένων που ξοδεύουν χρόνο για τους χρήστες

Λάβετε υπόψη ότι οποιοσδήποτε χρήστης (π.χ. διαχειριστής) μπορεί να δει τα δεδομένα που δαπανώνται μόνο ΜΟΝΟ από τα έργα στα οποία είναι μέλος και σύμφωνα με την άδεια προβολής του χρόνου που ξοδεύεται. για το ΡΟΛΟ του στο έργο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είναι μέλος ενός διευθυντή όλοι έργα του χρήστη να είναι σε θέση να εγκρίνουν όλοι οι χρήστες ξοδεύουν δεδομένα χρόνου.

Σε περίπτωση που ο διαχειριστής δεν είναι μέλος όλων των έργων του χρήστη και εγκρίνει το φύλλο εργασίας, όλα τα δεδομένα που χρονολογούνται από το φύλλο εργασίας (συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είναι αόρατα στον διαχειριστή) θα κλειδώνονται (εγκρίνονται). Οι ρυθμίσεις του οργανωτικού διαγράμματος δεν επηρεάζουν την προβολή των δεδομένων που χρονολογούνται. Έτσι, για να δείτε το χρόνο που ξοδεύει κάποιος χρήστης σε ένα έργο, ένας χρήστης πρέπει να είναι μέλος του έργου.

Έγκριση των εγγραφών χρόνου

Η δυνατότητα έγκρισης αφιερωμένου χρόνου πρέπει να επιλεγεί στη Διαχείριση -> Ρυθμίσεις -> Χρόνος που ξοδεύεται: Ενεργοποίηση εγκρίσεων για καταχωρήσεις χρόνου. Η επιλογή απόρριψης ενός φύλλου χρόνου περιγράφεται παρακάτω.

Η άδεια για την έγκριση δεδομένων που έχουν περάσει χρόνο έχει οριστεί σε δικαιώματα GLOBAL ενός ρόλου. Αυτό σημαίνει ότι ο χρήστης με ρόλο που επιτρέπει την έγκριση ενός φύλλου κατανομής χρόνου σε ένα έργο μπορεί να εγκρίνει δεδομένα από όλα τα έργα που είναι ορατά σε αυτόν. Η ενέργεια έγκρισης (κάνοντας κλικ στο κουμπί Έγκριση) δεν στέλνει κανένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ανώτερο.

Τι σημαίνει η έγκριση;

  • Το φύλλο χρονοδιαγράμματος είναι κλειδωμένο και δεν μπορεί να προστεθεί επιπλέον γραμμή. Δεν μπορούν να προστεθούν ή να επεξεργαστούν δεδομένα (ούτε καν από διαχειριστή)
  • ΟΛΑ τα δεδομένα που χρονολογούνται από το φύλλο χρονοδιαγράμματος (ακόμη και αυτά που ο διαχειριστής δεν μπόρεσε να δει όπως αναφέρθηκε παραπάνω) αποκτούν ένα χαρακτηριστικό "κλειδωμένο" και δεν μπορούν να επεξεργαστούν (ούτε καν από διαχειριστή)

Αλλά! Ο αναλωμένος χρόνος μπορεί να καταγραφεί εκτός του φύλλου κατανομής χρόνου. Π.χ. στο ημερολόγιο Χρόνου αναμονής, κατά την ενημέρωση μιας εργασίας κ.λπ.

Αυτό σημαίνει ότι είναι σημαντικό μέρος της διαμόρφωσης μιας εφαρμογής και μέρος της διαδικασίας έγκρισης ότι ένας διαχειριστής έχει ένα φίλτρο στην αρχική του σελίδα (ή σε άλλο πίνακα ελέγχου) για "ξεκλείδωτα" δεδομένα από το παρελθόν. Θα πρέπει να ελέγχει αυτό το φίλτρο τακτικά για να βεβαιωθεί ότι δεν έχουν προστεθεί καταχωρήσεις χρόνου μετά την έγκριση του φύλλου χρόνου. Για να μπορέσετε να προσθέσετε δεδομένα σχετικά με την έγκριση στο Επιλογές φίλτρου, είναι απαραίτητο να επιλέξετε ένα πλαίσιο ελέγχου "Ενεργοποίηση εγκρίσεων καταχωρίσεων χρόνου" στη Διαχείριση-> Ρυθμίσεις-> Περασμένος χρόνος.

Για να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε την καταχώριση κλειστού χρόνου κλειδώματος, πρέπει να ξεκλειδωθεί. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τις επιλογές του μενού περιβάλλοντος σε μια λίστα δεδομένων.

Ή απορρίψτε το φύλλο χρόνου. Η απόρριψη ενός φύλλου χρόνου σημαίνει ότι όλα τα δεδομένα ξοδευμένου χρόνου στο φύλλο χρόνου είναι ξεκλείδωτα καθώς και ολόκληρο το φύλλο χρόνου. Απόρριψη ενός φύλλου χρόνου = ξεκλείδωμα του ίδιου του φύλλου χρόνου και όλων των καταχωρημένων χρόνου που περιέχει. Έτσι, το όνομα της συνάρτησης "Απόρριψη" μπορεί να είναι παραπλανητικό.

Να απορρίψω ένα δελτίο χρόνου, πρέπει πρώτα να εγκριθεί. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Έγκριση, μετατρέπεται σε επιλογή Απόρριψη.

Για μια λίστα ωριαίων φύλλων, μπορείτε να ορίσετε το προεπιλεγμένο / αποθηκευμένο φίλτρο για τις στήλες: Τίτλος, Χρήστης, Ημερομηνία έναρξης, Ημερομηνία λήξης, Εγκρίθηκε από, Απορρίφθηκε από, Εγκρίθηκε / Απορρίφθηκε (Ραντεβού ), Σύνολο (αριθμός ωρών). Για εβδομαδιαία φύλλα κατανομής χρόνου, είναι δυνατό να επιλέξετε το λόγο που εγκρίθηκε / απορρίφθηκε επίσης.

Τη στιγμή της έγκρισης ή της απόρριψης ενός φύλλου χρόνου, ένας χρήστης μπορεί να προσθέσει μια σημείωση (λόγος) της ενέργειάς του. Αυτή η σημείωση μπορεί να είναι ορατή μόνο σε μια λίστα φύλλων χρόνου. (επίσης στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις φίλτρου). Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία του σχολίου. Σε περίπτωση που εγκρίνετε ένα φύλλο χρόνου και προσθέσετε μια σημείωση και αργότερα, απορρίπτετε το φύλλο χρόνου και προσθέτετε μια σημείωση, μόνο το τελευταίο σχόλιο είναι ορατό στη λίστα.

 

Γωνιακές καταστάσεις

  • Στις ρυθμίσεις που δαπανήθηκε ο χρόνος (Διαχείριση » Ρυθμίσεις » Χρόνος που δαπανήθηκε), πρέπει να λάβετε υπόψη πιθανούς περιορισμούς που ορίζονται εκεί:
    • χρόνο καταγραφής στο μέλλον ή στο παρελθόν
    • επιτρέποντας τον χρόνο καταγραφής των κλειστών εργασιών
      Λύση: Φροντίστε να επιτρέπετε επαρκές χρονικό εύρος για τον χρόνο καταγραφής για τους χρήστες του φύλλου χρόνου και να επιτρέπετε χρόνο καταγραφής σε κλειστές εργασίες - μπορεί συχνά να υπάρχουν σε ένα τρέχον φύλλο χρόνου
  • Τα απαιτούμενα προσαρμοσμένα πεδία δεν εμφανίζονται σε φύλλα χρόνου - συνεπώς, δεν μπορούν να πληρωθούν και ο χρόνος δεν μπορεί να καταγραφεί μέσω φύλλων
    Λύση: Μην ρυθμίζετε τα προσαρμοσμένα πεδία στο χρόνο που διανύετε, όπως απαιτείται, αν χρησιμοποιείτε φύλλα εργασίας.
  • Καμία δραστηριότητα δεν έχει προεπιλεγεί - ορισμένα έργα ενδέχεται να έχουν προεπιλεγμένες δραστηριότητες σε εργασίες (Έργο » Ρυθμίσεις » Δραστηριότητες (διάρκεια χρήσης)), αντί να αποφασίζει ο χρήστης σε ποια δραστηριότητα θα συνδεθεί. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι πιθανό οι δραστηριότητες να μείνουν κενές σε υπάρχουσες εργασίες. Ως αποτέλεσμα, δεν θα μπορείτε να συνδέετε χρόνο σε αυτές τις εργασίες μέσω φύλλων χρόνου
    Λύση: Μεταβείτε στην εργασία, η οποία δεν επιτρέπει την καταγραφή του χρόνου. Ενημερώστε το >> επιλέξτε μια δραστηριότητα.
  • Όταν μεταβείτε στην επιλογή "Διαχείριση> Ρυθμίσεις> Χρόνος σπατάλης" και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Κατά την καταγραφή του χρόνου, πρέπει να συμπληρωθεί ένα σχόλιο", παρακαλούμε σημειώστε αυτήν τη ρύθμιση δεν ισχύει για Timesheets. Όταν καταγράφετε χρόνο χρησιμοποιώντας Φύλλα χρόνου, δεν υπάρχει πεδίο στο οποίο μπορείτε να εισαγάγετε το σχόλιό σας, επομένως το υποχρεωτικό σχόλιο προσυμπληρώνεται αυτόματα με μια παύλα. Όταν χρειάζεται να προσθέσετε/αλλάξετε ένα σχόλιο για οποιαδήποτε εργασία, πρέπει να το κάνετε μέσω του τυπικού κουμπιού επεξεργασίας εργασιών και το σχόλιο θα είναι επίσης ορατό στα φύλλα χρόνου.
  • Μερικές φορές, το " "Η ετικέτα (ή άλλες ετικέτες HTML) εμφανίζεται στο πεδίο" σχόλιο "μιας γραμμής φύλλου χρόνου μετά την προσθήκη ενός σχολίου μέσω της σελίδας" Εύκολες καταχωρήσεις χρόνου ". Αυτό συμβαίνει μόνο όταν η επιλογή" Χρήση προγράμματος επεξεργασίας για σχόλια σχετικά με την καταγραφή χρόνου; " ελέγχεται στις καθολικές ρυθμίσεις (Διαχείριση »Ρυθμίσεις» Ο χρόνος που αφιερώνεται) και, στη συνέχεια, δημιουργείται ένα σχόλιο σχετικά με την καταγραφή χρόνου που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη εργασία μέσω του CKEditor (το οποίο υποστηρίζει ετικέτες μορφοποίησης HTML) και στη συνέχεια επεξεργάζεται μέσω φύλλου χρόνου, το οποίο χρησιμοποιεί απλό πεδίο κειμένου αντί του CKEditor (έτσι δεν υποστηρίζει ετικέτες μορφοποίησης HTML).
  • Η ρύθμιση της μορφής Ώρας στο προφίλ του χρήστη δεν ισχύει για Timesheets καθώς χρησιμοποιούν πάντα τη σύντομη μορφή για να αποφευχθεί η επικάλυψη κειμένου με τη μεγάλη μορφή.
  • Όταν περιορίζετε να μην αποδεχθείτε ένα κενό πεδίο σχολίου σε ένα φύλλο χρόνου, το πεδίο αυτόματα γεμίζει με μια παύλα (-) και το μήνυμα (για να συμπληρώσετε το σχόλιο) εμφανίζεται μόνο αφού διαγράψετε την παύλα. Αυτή η συμπεριφορά είναι σκόπιμη και απαραίτητη για να καταστεί δυνατή η αποθήκευση της αντίστοιχης εγγραφής του εξαντλημένου χρόνου.

Δοκιμάστε το Easy Project σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία