Ανακαλύψτε κρυφές λειτουργίες: αξιοποιήστε στο έπακρο το HelpDesk

Το Easy Project είναι γεμάτο με λειτουργίες που απλοποιούν πολύπλοκες ροές εργασίας και βοηθούν τους χρήστες να εργάζονται πιο αποτελεσματικά. Μερικά από αυτά είναι γνωστά και τα γνωρίζετε από την αρχή, αλλά υπάρχουν και μερικά που είναι λιγότερο ορατά - αλλά μπορούν να κάνουν τη δουλειά σας πολύ πιο διαχειρίσιμη. Γι' αυτό αυτό το άρθρο θα αποκαλύψει τις μοναδικές δυνατότητες του HelpDesk. Θέλετε να γίνετε επαγγελματίας χρήστης του Easy Project; Αν ναι, διαβάστε παρακάτω.

Αυτόματες ενημερώσεις εισιτηρίων

Αντιμετωπίζετε προβλήματα με παρωχημένα και παθητικά εισιτήρια/εισιτήρια; Ή θα θέλατε να λαμβάνετε σχόλια μετά την επίλυση ενός εισιτηρίου; Έχουμε μια λύση για εσάς! Μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε τα πάντα με το Εργαλείο αυτόματης ενημέρωσης. 

Μπορείτε να το βρείτε στο Project >> Settings >> HelpDesk

Σε αυτή την ενότητα, μπορείτε ορίστε την τρέχουσα κατάσταση και ώρα χωρίς καμία ενημέρωση - Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε αλλαγές στα ενεργά εισιτήρια.

Στο επόμενο βήμα μπορείτε επιλέξτε την ενέργεια που θα συμβεί - για παράδειγμα, αλλαγή της κατάστασης του εισιτηρίου, εκχώρηση ή/και αποστολή email από το πρότυπο στον πελάτη.

Δεδομένου ότι η δυνατότητα έχει διαμορφωθεί για μεμονωμένα έργα, μπορείτε να επιλέξετε και να σχεδιάσετε διαφορετικές διαδικασίες ανάλογα με το επίπεδο προϊόντος, περιοχής ή πελάτη. Τα εισιτήριά σας θα ταξινομούνται πάντα σε άλλα έργα.

Στα email που αποστέλλονται στον πελάτη, μπορείτε κοινοποιήστε σχετικές πληροφορίες σχετικά με το εισιτήριο, όπως αναγνωριστικό εισιτηρίου, σύνδεσμος, κάτοχος εισιτηρίου, προτεραιότητα ή θέμα ή ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης. Με αυτόν τον τρόπο, το μήνυμα μπορεί να παρέχει στον πελάτη σας πληροφορίες που δεν γνώριζε και που μπορεί να είναι χρήσιμες.

Πώς να κάνετε την έκδοση εισιτηρίων απρόσκοπτη 

Συγκεντρώσαμε μερικά παραδείγματα χρήσεων και βημάτων ρύθμισης που θα σας βοηθήσουν να κάνετε τη δουλειά σας πιο γρήγορη και ευκολότερη.

Αξιολόγηση της εμπειρίας

• Τρέχουσα κατάσταση.
• Περιμένετε 2 ημέρες
• Στείλτε ένα email με έναν σύνδεσμο προς μια NPS ή άλλη έρευνα πελατών σχετικά με την εμπειρία τους με την υπηρεσία σας.
• Αλλαγή κατάστασης σε.

Κλείσιμο αλυσίδας εισιτηρίων

• Τρέχουσα κατάσταση.
• Περιμένετε 7 ημέρες
• Στείλτε ένα επιπλέον email με την ερώτηση που πρέπει να απαντήσετε, ώστε να μπορέσετε να επιλύσετε το πρόβλημα.
• Αλλάξτε την κατάσταση σε Επακόλουθη αποστολή email
• Περιμένετε 5 ημέρες
• Αλλαγή κατάστασης σε Κλειστό εισιτήριο

Το εισιτήριο σταμάτησε από το προσωπικό υποστήριξης

• Τρέχουσα κατάσταση.
• Περιμένετε 4 ώρες
• Αλλάξτε την ανάθεση σε Manager, αυτό θα σας ειδοποιήσει ότι το εισιτήριο εκκρεμεί για πάρα πολύ καιρό χωρίς να ειδοποιήσετε τον πελάτη.
• Ατελείωτη συνέχεια
• Τρέχουσα κατάσταση: Απαιτείται σχόλια
• Περιμένετε 1 ημέρα

Στείλτε ένα email όπως: Ενημερώστε μας πώς επιλύθηκε το πρόβλημά σας. Θα εκτιμούσαμε τα σχόλιά σας.

Στο τελευταίο παράδειγμα, δεν έχει οριστεί αλλαγή κατάστασης στο τέλος. Τι κάνει αυτό στη δράση; Το σύστημα θα στέλνει ένα email επιταγής κάθε μέρα, εφόσον το εισιτήριο παραμένει στην ίδια κατάσταση. Έτσι, εκτός εάν ο πελάτης απαντήσει ή κάποιος αλλάξει χειροκίνητα την κατάσταση του εισιτηρίου, ο πελάτης θα λαμβάνει email επ' αόριστον. Αυτή είναι μια ακραία λύση, αλλά ποιος ξέρει τι θα συναντήσετε στη δουλειά;

Τι να μην ξεχάσω 

Είχατε στο μυαλό σας μια ιδέα μετά την άλλη για το πώς να βελτιώσετε το HelpDesk σας; Πριν ξεκινήσετε, διαβάστε τα τελευταία σημεία σας βοηθά να αποφύγετε λάθη και ενοχλήσεις.

1/ Ο χρόνος αναμονής υπολογίζεται από την τελευταία ενημέρωση εργασίας

Η τελευταία ενημέρωση σημαίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο εισιτήριο (δηλαδή αλλαγή στην περιγραφή ή στο σχόλιο). Εάν πιστεύετε ότι το εισιτήριο έπρεπε να ενημερωθεί αυτόματα αλλά δεν συνέβη τίποτα, ελέγξτε το Ιστορικό όλων των αλλαγών - είναι πιθανό η εργασία να έχει αλλάξει και να επαναφέρετε τον χρόνο αναμονής. 

2/ Μην ξεχάσετε να "αλλάξετε κατάσταση"

Στο 99% των περιπτώσεων, συνιστούμε να ορίσετε την "αλλαγή κατάστασης". Χωρίς αυτή τη ρύθμιση, εμφανίζεται ένας άπειρος βρόχος όπως στο παράδειγμα D. Ωστόσο, σε τυπικές περιπτώσεις, η κατάσταση θα πρέπει να αλλάξει προκειμένου η διαδικασία να καταλήξει σε λύση (χρήση περιπτώσεις Α, Β, Γ).

3/ Επαληθεύστε τις καταστάσεις μετά την απάντηση του πελάτη

Πρέπει πάντα να γνωρίζετε με βεβαιότητα τι συμβαίνει με το εισιτήριο μετά την απάντηση του πελάτη για να αποφύγετε, για παράδειγμα, ο πελάτης λαμβάνει ένα μήνυμα που ζητά ενέργεια πολλές φορές στη σειρά - παρόλο που έχουν ήδη κάνει αυτό που ήθελες να κάνουν. 

Πού να αλλάξετε ή να ελέγξετε την κατάσταση μετά την απάντηση του πελάτη; Στο HelpDesk >> Ρυθμίσεις HelpDesk >> Αλλαγή κατάστασης μετά την απάντηση του πελάτη

Συμπέρασμα

Τώρα που γνωρίζετε τα μυστικά του αυτοματισμού, μπορείτε πραγματικά να αξιοποιήσετε στο έπακρο το HelpDesk σας. Η ρύθμιση αυτοματοποιημένων ενεργειών θα σας κάνει περισσότερους αποτελεσματικό και σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε με άλλους τρόπους - όπως το διάλειμμα για καφέ!