Πώς να παρακολουθείτε σωστά τις δαπάνες και να διαχειρίζεστε τους προϋπολογισμούς έργου

Οι βασικές δεξιότητες ενός διαχειριστή έργου περιλαμβάνουν το διαχείριση χρηματοδότησης του έργου και βεβαιωθείτε ότι το έργο παραμένει εντός του προϋπολογισμού που αποστέλλεται. Στο τέλος, η συμμόρφωση με το χρηματοοικονομικό σχέδιο είναι επίσης συχνά από τις πιο συχνές κριτήρια για την αξιολόγηση του έργου επιτυχία.

Τα μεμονωμένα έξοδα σταδιακά θα «τρώνε» από το συνολικό χρηματικό ποσό που έχετε στη διάθεσή σας για το έργο. Παρακολούθηση εσόδων, εξόδων και συνολικής ταμειακής ροής είναι επομένως απαραίτητο για τη σωστή διαχείριση ολόκληρου του προϋπολογισμού του έργου. Εάν είστε υπεύθυνοι για πολλά έργα ταυτόχρονα, συμπεριλαμβάνετε τους προϋπολογισμούς τους, τότε είναι απαραίτητο να παρακολουθείται η οικονομική κατάσταση ολόκληρου του χαρτοφυλακίου έργων.

5 βήματα για τον οικονομικό προγραμματισμό του έργου

Για να αποφύγετε τη σπατάλη του προϋπολογισμού του έργου σας και τελικά να αποτύχετε το έργο, έχουμε προετοιμάσει βήματα για τον οικονομικό σχεδιασμό του έργου σας.

Επιλογή εργαλείων

Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ένα εργαλείο που θα χρησιμεύσει στο κεντρικό σημείο της χρηματοοικονομικής διαχείρισης του έργου σας. Όχι μόνο υπό το πρίσμα των γεγονότων του 2020, αλλά θέλετε επίσης να έχετε διαδικτυακή πρόσβαση σε αυτό το εργαλείο, ώστε εσείς και η ομάδα σας να προσθέστε έξοδα σε πραγματικό χρόνο από οπουδήποτεκαι μην ξεχνάτε τίποτα. Το ιδανικό σενάριο είναι να χρησιμοποιήσετε απευθείας το λογισμικό που χρησιμοποιείτε ήδη για να διαχειριστείτε το ίδιο το έργο. Για παράδειγμα, στο Easy Project έχετε άμεση πρόσβαση αποκλειστικά πάνελ για προϋπολογισμό, μισθοδοσία και τιμολόγια ή ταμειακές ροές.

Προσδιορισμός δαπανών

Ωστόσο, μόνο το λογισμικό δεν θα αρκεί εάν δεν προσδιορίσετε πλήρως όλα τα στοιχεία που ανήκουν στον προϋπολογισμό σας. Για να το κάνετε αυτό, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το CBS ή Δομή κατανομής κόστους, για να σε βοηθησω χαρτογραφήστε με διαφάνεια όλα τα στοιχεία του προϋπολογισμού σας. Δεν μπορεί να λείπει κόστος ή έξοδα από το CBSΔιαφορετικά, αντιμετωπίζετε τον κίνδυνο σφαλμάτων που μπορεί να επηρεάσουν ουσιαστικά ολόκληρο τον σχεδιασμό του έργου.

Δημιουργία προϋπολογισμού

Μόλις έχετε ένα επισκόπηση των αναμενόμενων εσόδων και εξόδων, μπορείτε να προχωρήσετε με τον πραγματικό σχεδιασμό, δηλαδή τη δημιουργία προϋπολογισμού. Όταν πράγματι προσδιορίζονται όλα τα σταθερά και μεταβλητά κόστη, εσείς πάρτε μια ιδέα για το έργοκατά προσέγγιση τιμή και τα ποσά που ενδέχεται να φτάσετε ή να μην φτάσετε.

Παρακολούθηση της προόδου

Κατά τη διάρκεια του έργου, εσείς ή το εξουσιοδοτημένο άτομο πρέπει παρακολουθεί την πραγματική ανάπτυξη των οικονομικών και συγκρίνετέ τα με τον αρχικό προϋπολογισμό. Επομένως, πρέπει να εργαστείτε με τις καταστάσεις αποτελεσμάτων και να παρακολουθείτε τις ταμειακές σας ροές. Επιπλέον, για περιπτώσεις όπου χρησιμοποιείτε ξεχωριστά λογιστικά εργαλεία για παρακολούθηση και εγγραφή, έχουμε απλοποιήσει την εργασία σας μέσω του ενσωμάτωση αυτών των εργαλείων στο Easy Project.

Το πιο σημαντικό, λάβετε υπόψη ότι μπορείτε μόνο αποτρέψτε την πιθανή υπέρβαση του προϋπολογισμού παρακολουθώντας την εξέλιξη του κόστους σας και θα ξέρετε αμέσως εάν μέρος του έργου είναι εκτός ελέγχου.

Αξιολογώ

Ως συνήθως, μην ξεχάσετε να κάνετε αναδρομική μετά τη λήξη του έργου σας. Συγκρίνοντας τα προκύπτοντα έξοδα με το αρχικό πρόγραμμα θα σας δώσει μια ιδέα για την ακρίβεια του σχεδιασμού σας, την οποία μπορείτε να βελτιώσετε σε άλλα έργα. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε ποια μέρη του έργου αποκλίνουν περισσότερο από το σχέδιο και να καθορίσετε εάν αυτό συμβαίνει επανειλημμένα. Εν συντομία, χρησιμοποιήστε τα συλλεχθέντα δεδομένα στο μέγιστο.