Πώς να διατηρήσετε την πειθαρχία της ομάδας σας από το σπίτι: Πραγματική ιστορία που μοιράζεται ο ανώτερος διευθυντής έργου μας

Πώς να βελτιώσετε την πειθαρχία των συναδέλφων σας στις ώρες «Covid home office»; Εδώ έχω μοιραστεί 4 κανόνες και εργαλεία που με βοήθησαν να επιστρέψω σε όλους. Ετοιμος?

1. Ρυθμίστε τους κανόνες επικοινωνίας - χρησιμοποιήστε ειδοποιήσεις + κοινόχρηστα ημερολόγια

Η επικοινωνία είναι γρήγορη στο γραφείο. Ρωτάτε - παίρνετε την απάντηση. Ή δεν υπάρχει κανείς να απαντήσει; Επιστρέφετε στη δουλειά και ρωτάτε αργότερα.

Λοιπόν, το Υπουργείο Εσωτερικών είναι μια εντελώς διαφορετική ιστορία.

Ήμουν συνδεδεμένος με δύο εργαλεία συνομιλίας (ναι, ΚΑΙ Facebook) συν το λογισμικό της εταιρείας, καθώς και το κινητό μου. Βομβαρδίστηκε από ερωτήσεις, σχόλια και φωνές σε διαφορετικά στάδια απελπισίας, δεν με βοήθησε να ενεργήσω δροσερά.

Ούτε τα έργα μου παραδίδονται εγκαίρως - η απάντηση όλων των ειδών αιτημάτων σε πολλά κανάλια σημαίνει έλλειψη χρόνου για οποιαδήποτε ουσιαστική βαθιά δουλειά. Και εκεί είναι που το έργο σας κολλάει και ξεκινά ο δρόμος για την κόλαση.

Τα ίδια τα εργαλεία δεν ήταν πρόβλημα. Ήταν η εντολή χρήσης τους που έλειπε. Και έτσι βρήκα αυτούς τους απλούς κανόνες:

• Είναι επείγον; Κλήση.
• Πρόκειται για εργασία σε εξέλιξη; Εύκολο έργο (ή το εργαλείο ΜΜ)
• Είναι "Πού είναι;" / 'Πως να?' / 'Πότε θα?' ερώτηση? Ομαδική συζήτηση.
• Κάτι στην αξιολόγηση / παρουσίαση; Προγραμματισμένη βιντεοκλήση.
• Προσωπικά προσωπικά πράγματα; Κουβέντα. (Δεδομένου ότι κάθε ανώτερος πρωθυπουργός σε κάποιο σημείο της καριέρας του γίνεται ψυχολόγος.)
• Ερώτηση σχετικά με τη διαθεσιμότητα πόρων; Κοινόχρηστο ημερολόγιο. Γράψτε όταν πρέπει να δείτε τον γιατρό σας, να καλωσορίσετε έναν υδραυλικό ή απλώς να μην ενοχληθείτε σε καμία περίπτωση. Πιστέψτε με, αυτό θα σας βοηθήσει πολύ, τόσο στο σχεδιασμό όσο και στις ad hoc καταστάσεις.

Κάναμε μια «σκάλα σπουδαιότητας» και γυρίσαμε τη ροή εργασίας μας από λίγο χαοτικό έως σχεδόν ομαλό. Αυτή η ιδέα πρέπει να κάνει πολλά με απλό σεβασμό - ο χρόνος όλων στην ομάδα είναι πολύτιμος, έτσι ας μην ενοχλούμε αλλά συνεργαζόμαστε. Όλοι γνωρίζουμε εκείνες τις στιγμές Do-you-have-a-minute που οδηγούν σε 1.5 ώρα του ημερήσιου προγράμματος σας (και θα μπορούσαν εύκολα να επιλυθούν από την Google).

Το καλύτερο για όλα αυτά; Από τότε, όταν χτύπησε το τηλέφωνό μου, ήξερα ότι είναι κάτι σοβαρό ή παράδοση πίτσας.

"Χρησιμοποιήστε λογικές ειδοποιήσεις, συνδέστε τους πάντες με το WBS και προσαρμόστε το πρόγραμμα των συναντήσεων στο σπίτι-γραφείο-πραγματικότητα."

2. Διατηρήστε όλα τα μέλη της ομάδας συγχρονισμένα και αφοσιωμένα

Είμαι "άτομο χάρτη μυαλού". Λατρεύω τους χάρτες μυαλού γιατί με βοηθούν να δω τις ιδέες μου δομημένες το ένα δίπλα στο άλλο. Μόλις ετοιμάσω έναν χάρτη μυαλού, αρχίζω να δουλεύω. Ένα πράγμα που έμαθα για χάρτες νοοτροπίας σε Covid φορές; Μοιράσου το. Και ακόμα καλύτερα - χρησιμοποιήστε το ως φόντο για τις βιντεοσκέψεις σας!

Συνήθιζα να δημιουργώ ένα Δομή WBS για το έργο μου και μετά το φυλάω για τον εαυτό μου. Οχι πια! Ναι, ακόμα εγώ δημιουργώ τη βασική έκδοση του WBS, αλλά έπειτα έρχεται μια διαδικτυακή συνάντηση ομάδας όπου προσθέτουμε / αφαιρούμε τα μέρη του έργου μαζί.

Πώς βοηθά την πειθαρχία της ομάδας; Όλοι συμμετέχουν από την αρχή, όλοι αισθάνονται περισσότερο σαν ιδιοκτήτες και, το πιο σημαντικό, κάθε μέλος της ομάδας βλέπει τι είναι μπροστά από την ομάδα - πώς οι παραδόσεις του επηρεάζουν τη συνολική ροή εργασίας.

3. Προσαρμόστε τους χρόνους σύσκεψης στην πραγματικότητα + δύο κανόνες για όλες τις συναντήσεις

Συνήθως είχαμε προγραμματισμένες συναντήσεις τη Δευτέρα στις 9.30 π.μ. Τι συνέβη συνήθως:

• Τουλάχιστον ένα μέλος της ομάδας έλειπε ή έφτασε πολύ αργά
• Τουλάχιστον ένα μέλος της ομάδας είχε ένα «πρόβλημα σύνδεσης στο Διαδίκτυο»;
• Η συνάντηση ήταν πάντα μικρότερη από την προγραμματισμένη λόγω άλλων προγραμματισμένων κλήσεων

Αποτέλεσμα? Χαμένο πρωί | Ατομικές χρονοβόρες παρακολούθηση | Χάος

Η λύση μου; Απλώς ακύρωσα τις συναντήσεις της Δευτέρας το πρωί και προγραμματίστηκα Συναντήσεις απόγευμα της Δευτέρας. Γιατί; Οι άνθρωποι απλά δεν ήταν έτοιμοι και επειδή έμεναν στο σπίτι, χρειάζονταν περισσότερο χρόνο για να οργανωθούν ατομικά. Μόλις αλλάξαμε τα απογεύματα, όλοι ήταν στην ώρα τους, έτοιμοι και, ως εκ θαύματος, με τη σύνδεσή του στο διαδίκτυο λειτουργούσε.

Δύο κανόνες για όλες τις συναντήσεις; Όνομα, κρατήστε το σύντομο και εμπλέξτε όλους τους συμμετέχοντες - έτσι οι συναντήσεις ΣΑΣ θα είναι οι αγαπημένες σας, και θα έχει νόημα. (Έχετε επίσης εκείνους τους συναδέλφους που κάθονται εκεί ήσυχα για 30 λεπτά και μετά τη συνάντηση, αρχίζουν να σας βομβαρδίζουν με ερωτήσεις;).

Δεύτερος, συνοψίστε το αποτέλεσμα. Δεν ξέρω πόσο καλό είναι το εργαλείο PM σας αλλά το Το Easy Project μετατρέπει ό, τι συναντούμε κατά τη διάρκεια της ανταλλαγής ιδεών σε εργασίες. Όπως: WBS ή Gantt idea> εργασίες στη λίστα ελέγχου PM, οπότε δεν χρειάζεται να το κάνω χειροκίνητα. Ω, ναι, και όλα συμβαίνουν ζωντανά.

Μπόνους Ένα: Μην ξεχάσετε την «Καλή δουλειά!» Στιγμή

Όταν ρώτησα την ομάδα μου τι θα έλειπαν περισσότερο στο σπίτι-γραφείο, η απάντησή τους με εξέπληξε λίγο (αν και υποθέτω ότι δεν θα έπρεπε). Ανατροφοδότηση, θα έλεγαν. Τι καλό σημείο! Το να εγκρίνεις κάτι απλά δεν είναι το ίδιο με τον έπαινο.

Ή, όπως είπε ο γραφίστας μου: «Ένιωσα σαν ένα μηχάνημα - απλώς παραδίδω και περιμένω« σταυρό »ή« τσιμπούρι ». Κανένα χτύπημα στον ώμο μου ούτε καν ενθάρρυνση να κάνω καλύτερα ». Είστε διαχειριστής έργου, οπότε γνωρίζετε πόσο ισχυρή είναι η ανατροφοδότηση όπλων. Από την εμπειρία μου, είναι σήμερα πιο σημαντικό από ποτέ.