Μελέτη περίπτωσης - Easy Project: Κεντρικό σύστημα διαχείρισης έργων της κυβέρνησης του Καζακστάν

Επισκόπηση πελάτη 

Το Καζακστάν είναι το 9η μεγαλύτερη χώρα στον κόσμο, βρίσκεται στην Κεντρική Ασία, και χωρίζεται σε 17 περιοχές και 3 πόλεις με ειδικό καθεστώς. Η διαχείριση μιας τόσο μεγάλης και ποικιλόμορφης χώρας όπως το Καζακστάν απαιτεί εξαιρετικά περίπλοκο συντονισμό μεταξύ διαφόρων επιπέδων διακυβέρνησης και κλάδων εξουσίας.  

Έννοια του Εθνικού Συστήματος Διαχείρισης Έργων το 2011.Η μοναδικότητα της εμπειρίας του Καζακστάν έγκειται στην ανάπτυξη του Εθνικού Συστήματος Διαχείρισης Έργων το 2011. Η ιδέα στόχευε στην εκτεταμένη ενσωμάτωση της διαχείρισης έργου στο σύστημα διαχείρισης έργων μέσω της ανάπτυξης τριών βασικών στοιχείων: 

1. Εκπαίδευση κυβερνητικών στελεχών και ανάπτυξη των ικανοτήτων τους στη διαχείριση έργων. 
2. Διαμόρφωση του αναγκαίου νομικού πλαισίου για τη θεσμοθέτηση της διαχείρισης έργων σε νομοθετικό επίπεδο. 
3. Κεντρικό πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης έργου. 

Ποιες προκλήσεις αντιμετώπισε η κυβέρνηση του Καζακστάν;

Η κυβέρνηση του Καζακστάν, δίνοντας προτεραιότητα στην οικονομική ανάπτυξη και τον εκσυγχρονισμό, συντόνισε διάφορα έργα σε τομείς όπως υποδομές, υγειονομική περίθαλψη, εκπαίδευση και πολλά άλλα. Η τεράστια επικράτεια, η ποικιλία του πληθυσμού και οι οικονομικές προκλήσεις προσθέτουν ακόμη μεγαλύτερη πολυπλοκότητα στη διακυβέρνηση και τη διοίκηση. 

Για τον εξορθολογισμό της διακυβέρνησης και της υλοποίησης έργων, έγινε επιτακτική ανάγκη ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης πολλαπλών πλατφορμών. Οι προκλήσεις περιελάμβαναν την πλοήγηση σε περίπλοκες κυβερνητικές δομές, την εξάλειψη των πρακτικών αναφοράς αποθεματικών και την ενίσχυση της συνεκτικής συνεργασίας σε όλα τα επίπεδα. Για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων της κοινωνικοοικονομικής ανάπτυξης του Καζακστάν, η αναγκαιότητα για ένα κεντρικό και διαπλατφορμικό σύστημα διαχείρισης έργων που αναπτύχθηκε σε εθνικό επίπεδο κατέστη απαραίτητη για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής διακυβέρνησης και της επιτυχούς υλοποίησης έργων τόσο σε εθνικό όσο και σε τοπικό επίπεδο. 

Η πολυπλοκότητα της ανάπτυξης και της εφαρμογής ενός τέτοιου συστήματος διαχείρισης έργων για την κυβέρνηση του Καζακστάν περιλάμβανε διάφορες πτυχές: 

1. Ένα πολύπλοκο ιεραρχικό σύστημα κυβερνητικής διοίκησης απαιτεί την εξέταση όλων των δομών και την ενσωμάτωση μιας πολύπλοκης μήτρας αλληλεπιδράσεων. 
2. Η συνεχιζόμενη πρακτική δημιουργίας πολλών τύπων αναφορών οδηγεί σε διπλές αναφορές και αρνητικές αντιδράσεις μεταξύ των κυβερνητικών φορέων λόγω της έλλειψης σαφών οδηγιών για τη διαχείριση όλων των έργων απευθείας σε ένα σύστημα. 

Πώς επέλεξε το Καζακστάν το λογισμικό διαχείρισης έργων; 

Η επιλογή του ιδανικού λογισμικού διαχείρισης έργου για εφαρμογή σε ολόκληρη τη χώρα είναι μια κρίσιμη απόφαση που απαιτεί τη μέγιστη προσεκτική εξέταση. Για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας και την προώθηση της συνεργασίας σε κυβερνητικά επίπεδα, πραγματοποιήθηκε μια σχολαστική αξιολόγηση της επεκτασιμότητας, του κόστους, της προσαρμογής, της ενοποίησης και της φιλικότητας προς τον χρήστη. Αυτή η αυστηρή διαδικασία διασφαλίζει ότι η επιλεγμένη λύση ευθυγραμμίζεται άψογα με τη δομή διακυβέρνησης της χώρας και τις ανάγκες διαχείρισης έργων.

Οι τεχνικές προδιαγραφές περιλάμβαναν μια τεράστια γκάμα απαιτήσεων, όπως η ικανότητα:

• Δημιουργήστε διαλειτουργικές ομάδες έργου για να ενσωματώσετε τις δραστηριότητες του έργου κάθετα και οριζόντια μεταξύ των συμμετεχόντων.
• Διαχειριστείτε κρατικά προγράμματα, στρατηγικές εδαφικής ανάπτυξης και έγγραφα στο πλαίσιο του κυβερνητικού συστήματος σχεδιασμού.
• Διευκόλυνση της συνεργασίας μεταξύ πολλών συμμετεχόντων για τη διαχείριση εκτεταμένων χαρτοφυλακίων προγραμμάτων και έργων, λαμβάνοντας υπόψη τη βιομηχανία και την περιφερειακή ιδιαιτερότητα.
• Συλλέξτε, επεξεργαστείτε, αποθηκεύστε και οπτικοποιήστε δεδομένα σχετικά με προγραμματισμένους και πραγματικούς δείκτες απόδοσης για προγράμματα ανάπτυξης ειδικά για τον κλάδο και περιφερειακή ανάπτυξη, λαμβάνοντας υπόψη τη συνεισφορά κάθε έργου.
• Πλοηγηθείτε απρόσκοπτα από δείκτες σε επίπεδο χώρας σε συγκεκριμένη πρόοδο του έργου χωρίς υπερβολικές αναφορές ή γραφειοκρατία.
• Παρακολούθηση των δαπανών, ιδιαίτερα των χορηγήσεων του κρατικού προϋπολογισμού, για την υλοποίηση του έργου.

Επιπλέον, ο εντοπισμός του συστήματος ήταν ένας κρίσιμος παράγοντας για την κυβέρνηση του Καζακστάν, διασφαλίζοντας την ικανότητα να υιοθετήσει πλήρως το κεντρικό σύστημα διαχείρισης έργων τόσο σε εθνικό όσο και σε τοπικό επίπεδο. 

απαιτήσεις:

• Διαχείριση εργασιών + χρονοδιάγραμμα
• Φιλικό προς το χρήστη interface
• WBS, Gantt, ταμπλό & KPI
• εφαρμογή για κινητά
• Cloud και Open-source

Ποιες λύσεις εξετάστηκαν; 

Σε αυτό το σημείο, η «Yevniy Consulting Group» διεξήγαγε μια συγκριτική πολυπαραγοντική ανάλυση πολλών δεκάδων διαφορετικών πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης έργων με βάση διάφορα κριτήρια (κόστος συνδρομής, φιλική προς το χρήστη διεπαφή, γρήγορη προσαρμοστικότητα, επεκτασιμότητα και προσαρμογή για τις ανάγκες του Καζακστάν κυβέρνηση, κλπ.).

Με βάση τα αποτελέσματα της μεγάλης και ενδελεχούς ανάλυσης, η οποία περιελάμβανε κάθε σχετικό σύστημα διαχείρισης έργων στην αγορά, η απόφαση ευνόησε συντριπτικά την Easy Project ως την καλύτερη λύση για την κυβέρνηση του Καζακστάν.  

Η επιτροπή λήψης αποφάσεων κατέληξε στο συμπέρασμα ότι, εκτός από το Easy Project, δεν υπάρχουν άλλα προϊόντα διαχείρισης έργων στην αγορά που να μπορούν να κλιμακωθούν αποτελεσματικά για τη διαχείριση του mega-portfolio μιας ολόκληρης χώρας, προσφέροντας σχεδόν απεριόριστη προσαρμογή, τοπική υποστήριξη και τοπική προσαρμογή του συστήματος για το Καζακστάν ταυτόχρονα. 

Βασικά χαρακτηριστικά του Easy Project 

Το Easy Project παρέχει βασικά χαρακτηριστικά ζωτικής σημασίας για την κυβέρνηση του Καζακστάν:

• Σχηματισμός και αλληλεπίδραση με διαλειτουργικές ομάδες έργου μέσω της ενοποιημένης μήτρας εταιρικής σχέσης έργου.
• Μια ολοκληρωμένη προσέγγιση στη χρήση του ανθρώπινου δυναμικού για την κοινή διαχείριση χαρτοφυλακίου προγραμμάτων και έργων του κυβερνητικού τομέα σε όλα τα στάδια του κύκλου ζωής.
• Προσαρμογή και ενσωμάτωση τεχνολογιών, εργαλείων και βέλτιστων πρακτικών διαχείρισης στο Change Management, Project Management, Agile, SCRUM, Kanban, να πληροφοριακά-αναλυτικά συστήματα διαχείρισης έργων.
• Δημιουργία ενοποιημένου οικοσυστήματος και προσαρμογή σύγχρονων προτύπων, μεθοδολογιών και βέλτιστων πρακτικών των δραστηριοτήτων του έργου για τη μείωση του κύκλου εργασιών των εγγράφων και της γραφειοκρατίας. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω άμεσων κοινών δραστηριοτήτων διαλειτουργικών ομάδων έργου, έγκαιρης ανταλλαγής πληροφοριών και ταχείας λήψης αποφάσεων.

Υψηλή προσαρμοστικότητα του Easy Project 

Το Easy Project προσαρμόστηκε για να ανταποκρίνεται στις διαφορετικές απαιτήσεις της κυβέρνησης του Καζακστάν, επιτρέποντας τη διαχείριση εκτεταμένων χαρτοφυλακίων προγραμμάτων και έργων. Αυτή η προσαρμογή ενίσχυσε τη συνεργασία μεταξύ των ενδιαφερομένων που εμπλέκονται σε όλες τις πτυχές της υλοποίησης, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες της βιομηχανίας και της περιοχής.

Επιπλέον, το σύστημα επέτρεπε σε ηγέτες χωρών, αξιωματούχους, οντότητες και εταιρείες επενδυτών να πλοηγούνται αβίαστα από τους στρατηγικούς δείκτες σε μεμονωμένες ιδιαιτερότητες του έργου εντός τοποθεσιών με λίγα μόνο κλικ. Αυτή η ικανότητα διευκόλυνε παρακολούθηση έργων σε πραγματικό χρόνο, ενισχύοντας την αποτελεσματικότητα και τη διαφάνεια σε όλα τα επίπεδα διακυβέρνησης.

Βαθιά ενοποίηση του Easy Project με το Microsoft Power BI

Ενοποίηση του Easy Project με την αναλυτική πλατφόρμα Microsoft Power BI επέτρεψε στους χρήστες όχι μόνο να διαχειρίζονται τα έργα τους από κοινού αλλά και να παρακολουθούν, σε πραγματικό χρόνο, την πρόοδο πολλών βασικών δεικτών απόδοσης και δεικτών για τα προγράμματά τους. 

Η ενοποίηση με το Microsoft Power BI επιτρέπει τη δημιουργία διαδραστικών αναφορών για έργα/προγράμματα και χαρτοφυλάκια σε αυτοματοποιημένη λειτουργία. Επιτρέπει επίσης τη δημιουργία διαδραστικών διαδικτυακών πινάκων εργαλείων για προγράμματα και χαρτοφυλάκια με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τη λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων. 

• Ενσωματωμένος αλγόριθμος για τον υπολογισμό της αποτελεσματικότητας, την αξιολόγηση κινδύνου και τον εντοπισμό συγκεκριμένων έργων που επηρεάζουν αυτούς τους δείκτες. 
• Πολυεπίπεδη διαδοχική απεικόνιση της επίτευξης προγραμματισμένων δεικτών-στόχων στο πλαίσιο συνιστωσών (προγράμματα, έργα, περιφέρειες, βιομηχανίες κ.λπ.). 
• Κατάταξη δομικών μονάδων με βάση την απόδοση KPI. 
• Ανάλυση γεωπληροφοριών για την επίτευξη δεικτών-στόχων και την εκτέλεση έργων ανά περιφέρεια και περιφέρεια. 
• Ανάθεση προσωπικής ευθύνης στους ερμηνευτές μέσω ακριβούς αποσύνθεσης δεικτών και εξαρτημένων έργων. 
• Αυτόματες ενημερώσεις δεδομένων, εξαλείφοντας την ανάγκη για μη αυτόματη ανάπτυξη παρουσιάσεων και ενημερώσεων. 

Φάσεις υλοποίησης:

Η ανάπτυξη του Easy Project εντός της κυβέρνησης του Καζακστάν σχεδιάστηκε και εκτελέστηκε σχολαστικά για να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη ενσωμάτωση και η αποτελεσματική χρήση σε επίπεδο χώρας. Η υλοποίηση του Easy Project ξεκίνησε με την ανάπτυξη μιας πιλοτικής πλατφόρμας για τη διαχείριση έργων και προγραμμάτων σε ένα από τα 20 περιοχές του Καζακστάν. Στη συνέχεια, η πρόσβαση στην πιλοτική πλατφόρμα επεκτάθηκε σε κεντρικά τομεακά υπουργεία, συμπεριλαμβανομένων των υπουργείων τουρισμού, υγείας και παιδείας, επιτρέποντας τη συλλογική διαχείριση έργων. 

Με την πάροδο του χρόνου, η πιλοτική πλατφόρμα Easy Project κλιμακώθηκε σε μια κοινόχρηστη παρουσία για όλες τις κρατικές υπηρεσίες, σε συνδυασμό με τη βαθιά ενοποίηση με το Microsoft Power BI για βελτιωμένα επιχειρηματικά αναλυτικά στοιχεία. Για τη διασφάλιση της σωστής λειτουργίας του συστήματος και την παροχή υποστήριξης στους χρήστες, μια ολοκληρωμένη τεχνική υποστήριξη τριών επιπέδων καθιερώθηκε το σύστημα. 

1. Ανάλυση και προδιαγραφές απαιτήσεων

Στο πρώτο επίπεδο τεχνικής υποστήριξης, οι ειδικοί βοήθησαν τους τελικούς χρήστες —υπαλλήλους κυβερνητικών φορέων και συμμετέχοντες στο έργο— στην επίλυση λειτουργικών ζητημάτων που σχετίζονται με τη χρήση της πλατφόρμας. 

2. Κατασκευή περιβάλλοντος δοκιμής

Το δεύτερο επίπεδο τεχνικής υποστήριξης αφορούσε ειδικούς που παρείχαν μεθοδολογική και λειτουργική υποστήριξη, συμπεριλαμβανομένης της διαμόρφωσης συστήματος, της ενοποίησης με άλλα συστήματα πληροφοριών και της συνεργασίας με την πρώτη και τρίτη γραμμή υποστήριξης. 

3. Περιβάλλον Παραγωγής Δόμηση

Το τρίτο επίπεδο τεχνικής υποστήριξης περιλάμβανε ειδικούς υπεύθυνους για τον πηγαίο κώδικα του συστήματος και την υποστήριξη υποδομής, διασφαλίζοντας τη σταθερότητα των στοιχείων λογισμικού διακομιστή, την ασφάλεια της υποδομής δικτύου και την παρακολούθηση του συστήματος. 

Αυτό το πολυεπίπεδο σύστημα τεχνικής υποστήριξης συνέβαλε στην αδιάλειπτη λειτουργία του συστήματος και εξασφάλισε την ικανοποίηση των χρηστών με το Easy Project. 

Επιπλέον, για να διευκολυνθεί η υιοθέτηση των χρηστών και η παροχή εκπαιδευτικών πόρων, δημιουργήθηκε μια Γνωσιακή Βάση, η οποία περιλαμβάνει σύντομα εκπαιδευτικά βίντεο και εκπαιδευτικό περιεχόμενο μεγαλύτερης μορφής.  

Η εφαρμογή του Easy Redmine έφερε:

Από σήμερα, όλες οι κρατικές υπηρεσίες του Καζακστάν, της 9ης μεγαλύτερης χώρας στον κόσμο, χρησιμοποιούν το Easy Project ως το κεντρικό σύστημα διαχείρισης έργων τους για τη διαχείριση έργων και ομάδων αποτελεσματικά και στρατηγικά σε ολόκληρη τη χώρα. Αυτή η αξιοσημείωτη επιτυχία διαχείρισης έργου δεν πέρασε απαρατήρητη. Σε 2023, η IΔιεθνής Ένωση Διαχείρισης Έργων (IPMA) απένειμε στο Καζακστάν το Χρυσό στο Παγκόσμιο Φόρουμ Επαγγελματιών Διαχείρισης Έργων στην Ισπανία. 

Οι δυνατότητες και τα εργαλεία του Easy Project επέτρεψαν μια οργανωμένη ροή εργασιών σε όλη τη χώρα, όπου όλα τα αρμόδια και εμπλεκόμενα μέρη, όπως φορείς της κεντρικής κυβέρνησης, τοπικές εκτελεστικές αρχές, κατασκευαστικές εταιρείες, τεχνικοί μηχανικοί, εμπειρογνώμονες εποπτείας και πολλοί άλλοι συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο. Τώρα, καθένας από αυτούς μπορεί να ορίζει και να παρακολουθεί εργασίες χωρίς γραφειοκρατία, να δημιουργεί αναφορές και να αντιμετωπίζει άμεσα προβλήματα που προκύπτουν απευθείας μέσα στο ενοποιημένο σύστημα πληροφοριών. 

Η νέος διαδραστικός διαδικτυακός πίνακας εργαλείων επιτρέπει στους ενδιαφερόμενους να πλοηγούνται απρόσκοπτα από δείκτες σε εθνικό επίπεδο (κυβερνητικό επίπεδο) για να παρατηρούν οπτικά και να έχουν πρόσβαση σε εργασίες και αρχεία τεκμηρίωσης συγκεκριμένων αντικειμένων (σχολείων) με λιγότερα από 3 κλικ. 

Η παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο όλων των KPI είναι διαθέσιμη σε μορφή σχεδίου/γεγονότος. Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής αναφοράς μέσω διαδραστικών πινάκων εργαλείων έχει μειώσει σημαντικά τις παραδοσιακές έντυπες αναφορές, αναφορές και παρουσιάσεις.