Εύκολη αναβάθμιση έργου: επιτύχετε πιο αποτελεσματικές λειτουργίες στο eNET

Αγωνίζεται πριν από τη μετάβαση στο Easy Project

Έλεγχος όλων των λειτουργιών του παλιού συστήματος, αφαίρεση περιττών λειτουργιών, καθιστώντας τις σημαντικές λειτουργίες πιο εύχρηστες, δυσκολίες της λύσης cloud και το πρόβλημα της βάσης δεδομένων της λειτουργίας αναφοράς. Στην eNET Hungary Ltd., το ταξίδι προς την εύρεση ενός αποτελεσματικού εργαλείου διαχείρισης έργων ξεκίνησε το 2017, με γνώμονα την ανάγκη για προσαρμόσιμες λύσεις για τη διευκόλυνση της εργασίας με αποδοτική χρήση των πόρων. 

Μετά από ενδελεχή έρευνα αγοράς και λαμβάνοντας υπόψη τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας, το Easy Project αναδείχθηκε ως το επιλεγμένο λογισμικό, παρά τις αρχικές προκλήσεις κατά την εισαγωγή του ως εσωτερικό έργο. Οι πρωταρχικοί στόχοι ήταν να εκτίμηση και παρακολούθηση του κόστους και των πόρων του έργου, παρέχετε ενημερωμένες πληροφορίες, ειδικά αναφορές χρόνου και υποστηρίζετε τις δραστηριότητες πωλήσεων.

Το 2023, η eNET αποφάσισε να μεταβεί σε α περιβάλλον που βασίζεται σε σύννεφο, προτρέποντας μια αξιολόγηση εναλλακτικών επιλογών λογισμικού. Παρά τον ισχυρό ανταγωνισμό από το Wrike.com, το Easy Project αναδείχθηκε ως η προτιμώμενη επιλογή λόγω των περιεκτικών χαρακτηριστικών του, όπως η παρακολούθηση χρόνου και οι μονάδες CRM που είναι ζωτικής σημασίας για τις καθημερινές λειτουργίες. Μέχρι τον Νοέμβριο του 2023, το eNET κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η αναβάθμιση σε Easy Project ήταν απαραίτητη για τη συνεχή επιτυχία του.

Γιατί Easy Project

Για το eNET, οι ισχυρές δυνατότητες αναφοράς ήταν ζωτικής σημασίας. Ενώ η πρόσβαση στις προσαρμοσμένες αναφορές ήταν απλή με την προηγούμενη λύση εσωτερικής εγκατάστασης, η μετάβαση στο cloud έθετε προκλήσεις. Το Easy Project αντιμετώπισε αυτό δημιουργώντας ένα ιδιωτικό περιβάλλον cloud για το eNET, διασφαλίζοντας συνεχή πρόσβαση στη βάση δεδομένων για προσαρμοσμένες ανάγκες αναφοράς. Ωστόσο, οι λειτουργίες cloud εισήγαγαν μια νέα πρόκληση: η διαγραφή δεδομένων δεν μπορεί να αναιρεθεί όπως στις λειτουργίες διακομιστή. Κατά συνέπεια, οι εργαζόμενοι στο eNET Hungary έπρεπε να είναι προσεκτικοί για να αποτρέψουν την απώλεια δεδομένων.

Η εργασία

Για το eNET, η λειτουργία αναφοράς ήταν μια κρίσιμη πτυχή. Η εταιρεία μπορούσε να ρωτήσει προσαρμοσμένες αναφορές μόνο εάν συνάδελφοι με εξειδίκευση στον τομέα της BI είχαν πρόσβαση στη βάση δεδομένων εσωτερικά. Αυτό ήταν εύκολα εφικτό με την προηγούμενη αδειοδοτημένη λύση εσωτερικής εγκατάστασης, αλλά αποτέλεσε σημαντική πρόκληση στο νέο cloud εκδοχή. Το πρόβλημα επιλύθηκε από την ομάδα του Easy Project δημιουργώντας ένα ιδιωτικό περιβάλλον cloud για το eNET, επιτρέποντας στην εταιρεία να έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων και να διευθύνει προσαρμοσμένες αναφορές.

Προσδοκίες για κάλυψη: Αναφορά χρόνου και CRM, παρακολούθηση της κατανομής των πόρων σε έργα, εύκολο στη χρήση σύστημα και σαφή λειτουργικότητα, δυνατότητα προσαρμογής, ευελιξία, δυνατότητα δημιουργία ρόλων, προγραμματισμός χωρητικότητας, πίνακες εργαλείων έργων, παρακολούθηση του κόστους του έργου, Επισκόπηση WBS.

Ώρα για εφαρμογή

1. Παρασκευή

Τον Δεκέμβριο του 2023, η eNET Ουγγαρία ξεκίνησε προετοιμασίες για την εφαρμογή Easy Project Upgrade μετά από έξι χρόνια χρήσης λογισμικού. Με πλήθος αποθηκευμένων δεδομένων, ελήφθησαν αποφάσεις σχετικά με τη μεταφορά του στο νέο σύστημα, λαμβάνοντας υπόψη στοιχεία από κλειστά έργα, παλιά δεδομένα πελατών και ιστορικές αναφορές χρόνου. 

Η προπαρασκευαστική ομάδα εξέτασε σχολαστικά τις υπάρχουσες λειτουργίες και ενότητες, συγκεντρώνοντας αιτήματα αλλαγής από τους διαχειριστές έργων και την ομάδα πωλήσεων. Εστιάζοντας στις ανάγκες των εργαζομένων, στόχευαν στον εξορθολογισμό του συστήματος εξαλείφοντας περιττές λειτουργίες διατηρώντας παράλληλα βασικά λειτουργικά στοιχεία. Αυτό περιλάμβανε μια ολοκληρωμένη εξέταση, εκκαθάριση και συνεχή συντονισμό, αναγνωρίζοντας τις σημαντικές απαιτήσεις σε πόρους μιας τέτοιας μετάβασης.

2. Εκπαίδευση    

Τον Φεβρουάριο του 2024, το eNET πραγματοποίησε συνεδρίες εκπαίδευσης και παρουσίασης για το νέο σύστημα Easy Project. Δεδομένου ότι κάθε εργαζόμενος στην εταιρεία είναι χρήστης του Easy Project, όλοι μπορούσαν ήδη να χρησιμοποιήσουν το σύστημα πριν από την παρουσίαση. Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, οι ομιλητές έδωσαν έμφαση κυρίως στην εξήγηση των αλλαγών και την προσοχή στις χρήσιμες ενότητες της νέας διεπαφής. Λόγω της διερεύνησης πιθανών ελλείψεων, κατά την εκπαίδευση τέθηκαν αρκετά ερωτήματα στα οποία έπρεπε να απαντήσουν οι εργαζόμενοι, φέρνοντας στην επιφάνεια άλλες ανάγκες. 

Η επαγγελματική προπαρασκευαστική ομάδα εξέτασε αυτές τις αναδυόμενες μοναδικές απαιτήσεις τις ημέρες που ακολούθησαν την παρουσίαση και ελήφθησαν αποφάσεις σχετικά με τη διατήρηση ή τον αποκλεισμό τους. Εξετάστηκε πόσο σημαντική ήταν η ζήτηση από την άποψη της ροής εργασίας πόσο εύκολα θα μπορούσε να αντικατασταθεί και πόσο διευκόλυνε ή περιέπλεκε την καθημερινή εργασία.

3. Δοκιμές

Η ομάδα υποστήριξης του Easy Project παρείχε μια δοκιμαστική διεπαφή για την εταιρεία ώστε να διαχειρίζεται τις προετοιμασίες πριν από την εισαγωγή όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Η δοκιμαστική διεπαφή παρουσίασε το νέο σύστημα της εταιρείας με δεδομένα πριν από τον Νοέμβριο του 2023. Αυτό τους επέτρεψε να ελέγξουν τις διεπαφές και τις ενότητες για διαφορετικούς ρόλους και, επιπλέον, πολλοί υπάλληλοι δοκίμασαν ταυτόχρονα το νέο σύστημα, εξετάζοντας τη σωστή λειτουργία των χαρακτηριστικών που σχετίζονται με το δουλειά. Με τη βοήθεια των διαχειριστών έργων, των ασκουμένων και των βασικών διαχειριστών λογαριασμών, η ομάδα θα μπορούσε να αντιμετωπίσει πιο εύκολα τις ατομικές ανάγκες. Κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου, οι αναφορές σφαλμάτων συλλέχθηκαν και επιλύθηκαν με τη βοήθεια της ομάδας υποστήριξης του Easy Project.

Εκτίμηση

Στόχοι και Οφέλη

Για τον οργανισμό, ένας από τους απώτερους στόχους ήταν η βελτίωση της απόδοσης του χρόνου. Η διπλή διοίκηση καταναλώνει σημαντική ποσότητα ενέργειας και χρόνου από τους εργαζόμενους εδώ και χρόνια. Με την εισαγωγή του νέου συστήματος Easy Project, αυτό το βάρος έχει αρθεί από τους ώμους των επαγγελματιών και των εργαζομένων της εταιρείας. Επιπλέον, το παλιό σύστημα είχε πολλά σφάλματα και ελλείψεις που ούτε οι διαχειριστές έργου ούτε ο διαχειριστής του eNET Easy Project μπορούσαν να αντιμετωπίσουν. Αυτά τα ζητήματα έχουν αντιμετωπιστεί και το σύστημα υποστηρίζει πλέον την ομάδα eNET με μια νέα, διαφανή και φιλική προς το χρήστη διεπαφή. Κατά την εισαγωγή του νέου λογισμικού, η εταιρεία έπρεπε να επανεξετάσει την ολοκληρωμένη χρήση των εργαλείων διαχείρισης έργων, συμπεριλαμβανομένων των χρήσιμων και λιγότερο χρήσιμων χαρακτηριστικών τους. 

Αυτή η διαδικασία έριξε σε κάποιο βαθμό φως στις λειτουργίες, οδηγώντας στην εκκαθάριση των δεδομένων της εταιρείας έξι ετών. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα της νέας λύσης είναι η υποστήριξή της για λειτουργίες cloud, εξαλείφοντας την ανάγκη για την εταιρεία να αναλάβει το κόστος μιας υποδομής πάρκου διακομιστών. Η έκδοση cloud είναι προσβάσιμη από τα σπίτια των εργαζομένων, ακόμη και μέσω κινητών τηλεφώνων μέσω εφαρμογής για κινητά. Αυτό επιτρέπει την τροποποίηση των καταγεγραμμένων ωρών εργασίας από οπουδήποτε σε απροσδόκητες καταστάσεις και οι ασκούμενοι της εταιρείας μπορούν επίσης να παρακολουθούν τις ώρες που έχουν εγκριθεί ή πρόκειται να εγκριθούν από τους διαχειριστές έργων από το σπίτι.

Η δυνατότητα ενσωμάτωσης του νέου Easy Project με το σύστημα SharePoint της εταιρείας είναι ένα τεράστιο πλεονέκτημα για την εταιρεία. Εκτός από την εξάλειψη της διπλής διαχείρισης, η επιτυχής αποφυγή της διπλής αποθήκευσης εγγράφων ήταν ένα άλλο επίτευγμα με την εισαγωγή του νέου συστήματος. Η εισαγωγή ενός νέου εργαλείου διαχείρισης έργου σε μια εταιρεία είναι πάντα μια χρονοβόρα και απαιτητική διαδικασία. Ωστόσο, όπως φαίνεται και στην περίπτωση του Easy Project Upgrade, ο επενδυμένος χρόνος και ενέργεια απέδωσε.

Εκτός από την εξοικονόμηση χρόνου και κόστους, το νέο σύστημα Easy Project είναι πλέον πολύ πιο κοντά στις ανάγκες των επαγγελματιών και των εργαζομένων. Αποδεικνύεται πολύ πιο χρήσιμο στον σχεδιασμό και τη διαχείριση έργων, αυξάνοντας έτσι την αποτελεσματικότητα των ομάδων έργου και διασφαλίζοντας τη σωστή επίτευξη των στόχων. Το σύστημα προσαρμόστηκε με τη βοήθεια της ομάδας υποστήριξης του Easy Project, ευθυγραμμιζόμενο με τις συγκεκριμένες ανάγκες που επηρεάζουν τις λειτουργίες του eNET, όπως ορίζονται από τους υπαλλήλους της εταιρείας και θεωρούνται σχετικές από την επαγγελματική ομάδα προετοιμασίας μετά από επαλήθευση.

Τι θα λέγατε για κάποια αποτελέσματα;

Η υλοποίηση του Easy Project έφερε:

• Ένα εργαλείο για τη διαχείριση εργασιών κάθε τμήματος
• Μια εύχρηστη διεπαφή
• Υποστήριξη (βοήθεια στα ουγγρικά)