Προηγούμενο στυλ και εργαλεία διαχείρισης

Τα έργα που διαχειρίζονταν στο Redmine ήταν ελαφρώς ενισχυμένα από τον πελάτη με μερικές χρήσιμες τροποποιήσεις. Άλλα τμήματα της εταιρείας χρησιμοποιούν το Microsoft Dynamics NAV για να οργανώσουν την εργασία τους και να διατηρήσουν τα δεδομένα εκεί, τα συστήματα (Redmine και NAV) διασυνδέθηκαν για να επιτρέψουν και να αυτοματοποιήσουν την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων.

Από τεχνική άποψη, λειτούργησε με τον ακόλουθο τρόπο: Μόλις δημιουργήθηκε και καθορίστηκε νέο έργο στην NAV, υπήρχε μια επιλογή μεταφοράς αυτών των δεδομένων σε Redmine δημιουργώντας έτσι ένα νέο έργο με ορισμένα χαρακτηριστικά εκεί.

Το Redmine έχει γίνει ένα χρήσιμο εργαλείο που βοήθησε στην οργάνωση των εργασιών σε αυτή την εταιρεία. Τα έργα που σχεδιάζουν τα μοντέλα JIRI Models είναι πολύ παρόμοια και η δομή του έργου στο Redmine διατηρήθηκε απλή. Τα έργα χρησιμοποιήθηκαν για να κατανεμηθούν σε εργασίες 4 ή 5 και αυτές ήταν ίδιες ή παρόμοιες για κάθε έργο. Ένα καθήκον πέρασε μεταξύ πολλών εντολοδόχων κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του, ανάλογα με το ποια ήταν η δράση του για να αναλάβει δράση για το μέρος εργασίας που ήταν συσκευασμένο σε αυτή την εργασία. Όπως και σε αυτό, μια εργασία παρατηρήθηκε και παρακολουθήθηκε μόνο από τον σημερινό εκδοχέα της. Για να παρακολουθείτε τις εργασίες, χρησιμοποιήθηκε το προεπιλεγμένο φίλτρο "οι εργασίες μου" στο προσωπικό ταμπλό του Redmine.

Παρόλο που το σύστημα λειτουργούσε καλά για αρκετό καιρό, αποδείχθηκε ανεπαρκές για να συμβαδίσει με τα καινοτόμα σχέδια και στρατηγικές της διοίκησης της εταιρείας. Αυτές οι στρατηγικές έχουν επικεντρωθεί κυρίως στη μεγαλύτερη διαφάνεια και σαφήνεια σε ολόκληρη τη διαδικασία, στη δυνατότητα πρόβλεψης ή εντοπισμού των αιτιών καθυστερήσεων στο έργο και στην αντιμετώπιση των υπεύθυνων ατόμων, καθώς και στην εφαρμογή αποτελεσματικού σχεδιασμού διαχείρισης πόρων κ.λπ. τα οφέλη θα ήταν σίγουρα μια ταχύτερη και ομαλότερη διαδικασία παράδοσης και θα πάρουν σταθερά δεδομένα για την ανάπτυξη άλλων εσωτερικών εργαλείων και μηχανισμών για την αύξηση του κινήτρου και της ικανοποίησης των εργαζομένων.

Πριν ξεκινήσει η εφαρμογή, οι διαχειριστές των μοντέλων JIRI είχαν ήδη μια σαφή ιδέα για τη νέα διαδικασία που επρόκειτο να εφαρμόσουν και πώς θα έπρεπε να φαίνεται η ροή εργασίας ιδανικά. Πρώτα απ 'όλα, εστιάσαμε στην εφαρμογή αυτών των διαδικασιών στο σύστημα, δημιουργώντας μια δομή εργασιών και καθορίζοντας καλά τη ροή και τις άδειές του, καθώς και το περιβάλλον χρήστη για κάθε ομάδα χρηστών, για να βεβαιωθούμε ότι οι σωστές πληροφορίες θα φτάσουν στους κατάλληλους ανθρώπους χρόνος. Κατά τη διάρκεια της υλοποίησης συνεργαζόμασταν επίσης με διάφορους εξωτερικούς συνεργάτες των μοντέλων JIRI για τη δημιουργία και βελτίωση της σύνδεσης μεταξύ του Easy Project και του Microsoft Dynamics NAV. Η εφαρμογή απαιτούσε πολύ σχεδιασμό και σχεδιασμό εκ των προτέρων. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι όλη η διαδικασία παραγωγής έτρεχε στο Redmine το οποίο επρόκειτο να αντικατασταθεί από το Easy Project αμέσως μετά την εγκατάσταση, ώστε να μην σπάσει η συνέχεια των δεδομένων. 

Πρότυπα πρότυπα και ενσωμάτωση API

Όλα τα σχέδια έχουν παρόμοια δομή. Σε αντίθεση με το έργο Redmine Easy Project, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα έργων τα οποία χρησιμοποιούνται ως βάση για τη δημιουργία ενός νέου έργου. Σε αυτή την περίπτωση το πιο σημαντικό όφελος από τη χρήση προτύπων είναι η δυνατότητα να διατηρείται η δομή των καθηκόντων, οι σχέσεις και η περιγραφή κάθε εργασίας εκεί. Έχουμε δημιουργήσει μια σύνδεση μεταξύ του εύκολου έργου και του Microsoft Dynamics NAV. Όταν δημιουργείται ένα νέο έργο στην ΚΑΕ, επιλέγεται το σχετικό "είδος έργου" σε ένα προσαρμοσμένο πεδίο. Αυτές οι πληροφορίες αποστέλλονται στο Easy Project το οποίο επιλέγει αυτόματα το πρότυπο του έργου για τη νέα ρύθμιση, μεταφέρονται εκεί τα δεδομένα από την ΚΑΕ.

Εύκολη λειτουργίες βασικού έργου και προσωπικά dashboards

Έχουμε επωφεληθεί από τις βασικές λειτουργίες Το Easy Project προσφέρει και ρυθμίζει διαφορετικούς τύπους εργασιών με διαφορετική ροή εργασιών. Σημαίνει ότι οι πιθανές καταστάσεις για μια εργασία διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο αυτής της εργασίας. Επίσης, η ακολουθία της κατάστασης ορίζεται για να βοηθήσει τους χρήστες να προσδιορίσουν το επόμενο βήμα και οι καταστάσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν διαφορετικά ανάλογα με το ρόλο του χρήστη καθώς έχουν διαφορετικές ευθύνες. Οι καταστάσεις καθώς και οι ιχνηλάτες (τύποι εργασιών) χρησιμοποιήθηκαν για τη ρύθμιση του προσωπικού πίνακα ελέγχου για να φιλτράρει συναφείς εργασίες για κάθε χρήστη. Για παράδειγμα, ένας επόπτης μπορεί να παρακολουθεί την κατάσταση των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν, να παρακολουθεί ξεχωριστά τα καθήκοντα που απαιτούνται για την ανατροφοδότηση ή την έγκριση από πλευράς του, να εντοπίζει εκείνα που καθυστερούν, κλπ.