Τυποποιημένη Διαχείριση Έργων στον Τομέα Υπηρεσιών Πληροφορικής Seidor Consulting Περιπτωσιολογική μελέτη
Συμβουλευτικές
2019/2020
Η Seidor Consulting είναι μια πολυεθνική εταιρεία συμβούλων τεχνολογίας που παρέχει ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, όπως ανάπτυξη εφαρμογών και συντήρηση, υποδομές και εξωτερική ανάθεση πληροφορικής.
Η Seidor δραστηριοποιείται σε 38 χώρες, έχοντας 81 γραφεία στην Ευρώπη, το LATAM, τις ΗΠΑ, τη Μέση Ανατολή, την Αφρική και την Ασία. Με περισσότερους από 5400 επαγγελματίες και περισσότερους από 8500 πελάτες, στην 6η εταιρεία υπηρεσιών πληροφορικής στην Ισπανία* και την 1η με 100% ισπανικό ιδιωτικό κεφάλαιο. (*Πηγή: Ranking Empresas τομέας TIC, ChannelPartner 2020)
Προηγούμενη κατάσταση
Προηγουμένως για να έχει Easy Project, ο Seidor χρησιμοποιούσε το MS Project και άλλα διαφορετικά εργαλεία. Το ευρύ φάσμα των διαθέσιμων εργαλείων δημιουργεί πρόβλημα να έχουμε μια κοινή και σαφή εικόνα της κατάστασης του έργου. Από την άλλη πλευρά, το κόστος της άδειας ήταν υψηλό λόγω του μηνιαίου κόστους από έναν χρήστη και του αριθμού των χρηστών.
Τα κύρια σημεία της τεκμηρίωσης του διαγωνισμού, τι αναμενόταν από τη λύση, ποιες προκλήσεις έπρεπε να ξεπεραστούν:
Προσδοκία
- Τυποποίηση των εργασιών διαχείρισης έργου με ένα μόνο εργαλείο
- Τυποποίηση των εργασιών του έργου χρησιμοποιώντας πρότυπα έργου
- Περισσότερος έλεγχος της κατάστασης των έργων, συμπεριλαμβανομένου του εκτιμώμενου και αφιερωμένου χρόνου
- Μείωση κόστους
- Διαθεσιμότητα των πληροφοριών σε όλα τα μέλη της ομάδας
- Καλύτερη επικοινωνία
- Καλύτερος έλεγχος κινδύνου
- Καλύτερη αναφορά σχετικά με την κατάσταση του έργου
- Διαχείριση πόρων
απαιτήσεις
- Το εργαλείο πρέπει να επιτρέπει τους διαφορετικούς τύπους έργων, εργασιών και ορόσημων, καθώς καλύπτουμε ένα ευρύ φάσμα λύσεων.
- Τα μέλη της ομάδας πρέπει να είναι σε θέση να ενημερώνουν την κατάσταση και την πρόοδο της εργασίας, αλλά όχι την προγραμματική ενέργεια.
- Οι πελάτες πρέπει να μπορούν να αλληλεπιδρούν με ελεγχόμενα δικαιώματα.
- Πρέπει να μπορούμε να ορίσουμε διαφορετικά δικαιώματα ανά ρόλο σε κάθε έργο και να έχουμε ροές εργασιών.
- Όλη η συμπεριφορά που πρέπει να έχει ένα εργαλείο διαχείρισης έργου: εξαρτήσεις, εργασίες, ημερολόγιο, αναφορές, να είναι σε θέση να εξάγει το έργο.
- Έλεγχος ταυτότητας LDAP
- Όταν ενημερώνεται μια εργασία, θα πρέπει να εμφανίζεται μια ειδοποίηση.
- Συγχρονισμός με SAP
5400+ επαγγελματίες και 8500+ πελάτες στην 6η εταιρεία υπηρεσιών πληροφορικής στην Ισπανία
Ανάπτυξη και συντήρηση εφαρμογών, υποδομές και εξωτερική ανάθεση πληροφορικής
38 χώρες, 81 γραφεία Ευρώπη, LATAM, ΗΠΑ, Μέση Ανατολή, Αφρική και Ασία
Προετοιμασία
Ημερομηνία εφαρμογής - 2019 / 2020
Πριν από την εφαρμογή, πραγματοποιήθηκε μια πιλοτική φάση όπου καθορίστηκαν οι βασικές απαιτήσεις, οι οποίες ενσωματώθηκαν στο περιβάλλον του Easy Project και στη συνέχεια παρουσιάστηκαν στη διοίκηση της εταιρείας. Την έγκριση ακολούθησε μια λεπτομερής εφαρμογή, στην οποία συμμετείχαν ενεργά οι βασικοί χρήστες της εφαρμογής από το τμήμα γραφείου του έργου. Για τον έλεγχο της βιωσιμότητας και τον καθορισμό όλων των απαιτήσεων, ένα πραγματικό έργο διαχειρίστηκε χρησιμοποιώντας το Easy Project.
ρυθμίσεις
Στο πρώτο βήμα, καθορίστηκε μια λεπτομερής δομή έργων μαζί με όλους τους τύπους χρηστών και τις παραμέτρους των προσωπικών σελίδων των χρηστών. Δημιουργήθηκαν πρότυπα έργων, με τα οποία είναι δυνατή η γρήγορη και αποτελεσματική δημιουργία έργων με τυποποιημένες παραμέτρους. Ταυτόχρονα, καθορίστηκαν και προσαρμόστηκαν οι ρόλοι, οι τύποι εργασιών, η κατάσταση και οι ροές εργασίας. Όλοι οι συμβουλευτικοί χρήστες δημιουργήθηκαν στο σύστημα και ορίστηκε η ιεραρχία της εταιρείας (περισσότεροι από 1100 χρήστες).
Πρόσθετες εξελίξεις επιτρέπουν τον συγχρονισμό εργασιών και αφιερωμένου χρόνου μεταξύ SAP και Easy Project.
Λύση διακομιστή/cloud
Με βάση τις εσωτερικές απαιτήσεις ασφαλείας, η Seidor Consulting επέλεξε μια λύση διακομιστή. Ρυθμίσαμε το περιβάλλον συστήματος σε ένα προσωρινό σύννεφο και μόνο τότε μεταφέραμε ολόκληρο το σύστημα στον διακομιστή του πελάτη. Περαιτέρω τροποποιήσεις της εφαρμογής είχαν ήδη πραγματοποιηθεί χρησιμοποιώντας απομακρυσμένη πρόσβαση στον διακομιστή.
Εκπαίδευση
Εκπαιδεύσαμε βασικούς χρήστες και διαχειριστές κατά την υλοποίηση και άλλους χρήστες της εφαρμογής επιπλέον σε κύματα καθώς ξεκινούν τα νέα έργα. Δημιουργήθηκε ένα σεμινάριο βίντεο ειδικά για τα μέλη της ομάδας και πρόσθετη τεκμηρίωση στη βάση γνώσεων Easy Project.
Δοκιμές
Ο πελάτης χρησιμοποιεί το περιβάλλον παραγωγής με πραγματικά δεδομένα, με τη συμμετοχή μόνο της ομάδας υλοποίησης. Αυτό επιτρέπει στη βασική ομάδα να διαχειρίζεται έργα στην πραγματική ζωή και στη συνέχεια να εντοπίζει τις νέες απαιτήσεις και λειτουργίες πριν αναπτύξει το εργαλείο σε ολόκληρη την εταιρεία.
Βασικά οφέλη του Easy Project στο Seidor Consulting
Η υλοποίηση του Easy Project έφερε:
- Τυποποίηση εργαλείων διαχείρισης έργων και δομών έργου
- Υψηλότερος έλεγχος των έργων (κατάσταση, μέλη της ομάδας, προσπάθειες, ...)
- Περισσότερη συμμετοχή όλης της ομάδας στον προγραμματισμό και τη συντήρηση του σχεδίου έργου
- Μείωση κόστους
- Καλύτερη αναφορά κατάστασης έργου
- Το υψηλότερο επίπεδο διαχείρισης έχει μεγαλύτερη προβολή σχετικά με την κατάσταση των έργων (παγκόσμιο Gantt, αναφορά)
Οι πιο χρησιμοποιούμενες λειτουργίες
Έργο Gantt
Όλη η ομάδα χρησιμοποιεί το Gantt για να δει το σχέδιο και να ενημερώσει τις εργασίες.
ξόδεψε το χρόνο
Εδώ μπορούμε να ελέγξουμε τον αναλωμένο χρόνο της ομάδας και των ομάδων.
Διαχείριση πόρων
Για τον έλεγχο του φόρτου εργασίας των μελών της ομάδας.
