Διαχειρίζεστε ένα νέο έργο; Απαντήστε σε αυτές τις 11 ερωτήσεις πριν ξεκινήσει

1. Ποιος είναι ο στόχος του έργου;

Αυτή η ερώτηση έχει περισσότερες ερμηνείες, η πρώτη ερμηνεία είναι καθαρά πρακτική. Ποιο θα πρέπει να είναι το τελικό αποτέλεσμα του έργου; Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, δεν υπάρχει μόνο ένα αποτέλεσμα, αλλά ένας ολόκληρος αριθμός παραδοτέων διανέμεται σε διάφορες φάσεις. Ως απάντηση στην πρώτη ερώτηση, αρκεί ένας απλός κατάλογος παραδοτέων. Και τα παραδοτέα που αναμένεται να παραδοθούν χρησιμεύουν ως α Λίστες ελέγχου κατά τη διάρκεια του έργου.

2. Ποιος είναι ο πραγματικός στόχος του έργου;

Η δεύτερη ερμηνεία είναι κάπως πιο περίπλοκη, αλλά και πιο σημαντική. Ο στόχος του έργου δεν είναι το ίδιο το αποτέλεσμα, αλλά ο αντίκτυπος που θα έχει το αποτέλεσμα. Σχεδιάζετε μια νέα ιστοσελίδα; Τι περιμένει ο πελάτης από τον ιστότοπο; Πώς θα μετρήσετε την επιτυχία; Ποιο όραμα πρέπει να ακολουθήσετε; Βρείτε απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις με την ομάδα σας, και να τη διατηρήσετε στη μνήμη σε όλο το έργο.

3. Τι δεν είναι ο στόχος του έργου;

Εξίσου σημαντική με τη ρύθμιση τους στόχους του σχεδίου, είναι επίσης μια διευκρίνιση του τι δεν θα είναι ο στόχος του έργου. Μετά τη διευκρίνιση των αποτελεσμάτων, καλό είναι να σκεφτόμαστε κάθε τμήμα του έργου ξεχωριστά και να ελέγξουμε τον αντισυμβαλλόμενο, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση κάθε τμήματος του έργου. Ομοίως, είναι σκόπιμο να συζητηθεί με τον πελάτη η προσδοκία του σχετικά με τον αντίκτυπο του έργου και να προσπαθήσει να εξαλείψει τις μη ρεαλιστικές προσδοκίες. Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε τυχόν διαφωνίες και απρογραμμάτιστη επιπλέον εργασία.

4. Πόσο χρόνο έχουμε;

Το έργο σας είναι πιθανό να έχει προκαθορισμένη προθεσμία. Και ακόμα κι αν έχετε σίγουρα ολοκληρώσει μια σειρά από έργα όπου οι προθεσμίες έχουν αναβληθεί επανειλημμένα, θα πρέπει να λάβετε σοβαρά υπόψη τις προθεσμίες. Οι προθεσμίες είναι το κλειδί για την κατανόηση του χρονοδιαγράμματος του έργου και ως εκ τούτου του πλαισίου εργασίας του έργου. Ο καθορισμός μιας καλά μελετημένης προθεσμίας θα σας βοηθήσει να επιλέξετε μια κατάλληλη στρατηγική για τη διαχείριση του έργου. Αν και κάποιοι προθεσμίες είναι μάλλον ευέλικτες, είναι απαραίτητο να ορίσετε τουλάχιστον εσωτερικές προθεσμίες, περιλαμβάνοντας ιδανικά υπο-βήματα, που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε την πρόοδο με την ομάδα σας.

5. Ποιος είναι ο πραγματικός πελάτης;

Όσοι από εσάς έχετε παραδώσει προηγουμένως ένα έργο σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, σίγουρα έχετε βιώσει μια κατάσταση όπου άτομα που δεν έχετε ακούσει ποτέ πριν άρχισαν να σχολιάζουν τις πτυχές και τη μορφή των παραδοτέων κατά την τελική φάση του έργου. Αυτό σίγουρα δεν είναι λάθος, κυρίως είναι θέμα εσωτερικής πολιτικής και για μεγαλύτερες εταιρείες, είναι απλώς μια κοινή διαδικασία. Σε μια βέλτιστη περίπτωση, ωστόσο, θέλετε να αποφύγετε καταστάσεις όπου κάποιος ζητά σημαντικές αλλαγές μια εβδομάδα πριν από το τέλος του έργου. Διευκρινίστε με τον αντισυμβαλλόμενο στην αρχή του έργου, ποιος θα πρέπει να συμπεριληφθεί στο διαδικασία λήψης αποφάσεων και προσπαθήστε να περιορίσετε τον αριθμό των συμμετεχόντων.

6. Ποιος είναι ο υπεύθυνος επικοινωνίας σας;

Πέραν άλλων, είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί με τον αντισυμβαλλόμενο ο οποίος είναι ο αξιωματικός σύνδεσμος. Πιθανότατα, αυτό θα είναι το άτομο με το οποίο βρίσκεστε σε συνεχή επικοινωνία με το έργο. Ωστόσο, είναι σημαντικό να ελεγχθεί αν, σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και απόφασης ad hoc, το πρόσωπο αυτό είναι υπεύθυνο γι 'αυτούς. Και όταν διευκρινίζετε αυτά τα σημεία, πρέπει επίσης να καταστήσετε σαφές ποια μορφή επικοινωνίας (e-mail, WhatsApp, κλήσεις) που προτιμά αυτό το άτομο.

7. Ποιος εργάζεται στο έργο;

Αυτό θα πρέπει να είναι ιδανικά ξεκάθαρο. Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τη διαχείριση έργων, μπορείτε να λύσετε αυτήν την ερώτηση εύκολα μόνοι σας. Μπορεί να είναι πιο περίπλοκο εάν συμμετέχετε σε ένα ήδη ξεκινήσει έργο με μια ομάδα που δεν γνωρίζετε. Αλλά και εδώ μπορείτε εύκολα να προλάβετε τους άλλους. Σε τι πρέπει να εστιάσετε κυρίως; Θα πρέπει να εστιάσετε στον ορισμό κάθε ατόμου, είτε έχει τις απαραίτητες δεξιότητες, εμπειρία και αρκετό χρόνο. Στη συνέχεια, κάντε να διαθέσουν επιπλέον πόρους και υποστήριξη εάν αισθάνεστε ότι δεν διατίθενται επαρκείς δεξιότητες / εμπειρία / χρόνος.

8. Ποιο είναι το κοινό;

Κατά τη διαχείριση ενός έργου, μπορεί εύκολα να συμβεί ότι τείνουμε να ικανοποιούμε τις επιθυμίες του πελάτη ή άλλου αντισυμβαλλόμενου σε οποιαδήποτε τιμή. Αλλά οι επιθυμίες τους δεν ανταποκρίνονται πάντοτε στις ανάγκες του κοινού-στόχου και η εκπλήρωση αυτών των αναγκών δεν θα οδηγήσει στην επίτευξη των στόχων του έργου, όπως είχε τεθεί υπό τον αριθμό 2. Ως εκ τούτου, κατά την παράδοση ενός έργου, μην ξεχνάτε, εσείς ή η ομάδα σας, το κοινό-στόχο. Και ακόμη και αν μερικές φορές αισθάνεστε σαν να αγωνίζεστε με ανεμόμυλους, ζητήστε από τον πελάτη σας την ίδια ερώτηση.

9. Τι χρειαζόμαστε?

Έχετε εσείς και η ομάδα σας όλα τα απαραίτητα εργαλεία διαθέσιμα; Ακόμη και αυτός ο παράγοντας πρέπει να εξεταστεί και, εάν είναι απαραίτητο, να διασφαλιστεί η απαιτούμενη τεχνολογία. Όλα ξεκινούν με το σωστό λογισμικό διαχείρισης έργου στη μονάδα δοκιμών beta. Έχετε τα πάντα διαθέσιμα ή θα χρειαστείτε κάτι να αγοράσετε για αυτήν την περίσταση;

10. Έχει κάνει κάποιος ποτέ πριν;

Μιλάμε εδώ τόσο με στενότερη όσο και με ευρύτερη έννοια. Το έργο σας έχει ως αποτέλεσμα να είναι κάτι που έκανε προηγουμένως η εταιρεία; Έχουν οι ανταγωνιστικοί οργανισμοί κάτι παρόμοιο με το προϊόν/το έργο σας; Υπάρχει κάτι τέτοιο σε άλλη αγορά; Ή σε άλλη ήπειρο; Αναζητήστε έμπνευση, πρότυπα και δείγματα όπου μπορείτε. Αν θέλετε να καινοτομήσετε, είναι καταπληκτικό, αλλά δεν χρειάζεται να ανακαλύψουμε ξανά το ποδήλατο.

11. Τι είναι με τον τρόπο μας;

Το πρόβλημα με τα εμπόδια είναι ότι είναι σχεδόν αδύνατο να τα προβλέψουμε. Αλλά πριν πάτε στο επόμενο έργο, προσπαθήστε τουλάχιστον ως μια άσκηση σκέψης. Σκέφτομαι για προηγούμενα έργα και σκεφτείτε τι μπορεί να πάει στραβά αυτή τη φορά και τι μπορεί να μας κάνει να χάσουμε τον δρόμο για την επιτυχή ολοκλήρωση. Και σκεφτείτε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επίλυση τέτοιων προβλημάτων και πώς πρέπει να τα αντιμετωπίσει.

Στο τέλος η πιο πρόσφατη σύσταση, αυτά τα ερωτήματα 11 πρέπει να ρωτηθούν στην αρχή του έργου. Αλλά καθώς διάφορες πτυχές του έργου μπορούν να αλλάξουν ξαφνικά, συνιστάται να να υποβάλλουν επανειλημμένα ερωτήσεις και να τις ενημερώνουν εάν το ζητήσει η κατάσταση.