Πώς να εκτιμήσετε τα έργα στο Easy Project

Όλα αυτά μιλούν πολλά για το πόσο σημαντική είναι η εκτίμηση στη διαχείριση έργων. Εκτίμηση χρόνου είναι ένα σημαντικό στοιχείο της διαχείρισης έργου και η αναποτελεσματική διαχείριση χρόνου μπορεί να οδηγήσει σε αναπόφευκτες καθυστερήσεις και υπερβάσεις κόστους, κάτι που ένας διαχειριστής έργου θα ήθελε να αποφύγει με κάθε κόστος.

Η εκτίμηση κρίσιμων μεταβλητών όπως ο χρόνος μπορεί να παίξει α κεντρικό ρόλο στον καθορισμό της έκτασης της επιτυχίας ενός έργου και ως εκ τούτου, οι εκτιμήσεις των έργων δεν πρέπει ποτέ να θεωρούνται δεδομένες.

Πώς να διασφαλίσετε την αποτελεσματική εκτίμηση των έργων;

Ενώ η εκτίμηση χρόνου μπορεί να φαίνεται εύκολη υπόθεση από την όψη της, σίγουρα δεν είναι. Όπως αναφέρει το Project Management Institute (PMI), «Η εκτίμηση δεν είναι ένα γεγονός, είναι μια διαδικασία!». Εκτίμηση ενός έργου βασισμένος στην κρίση και η διαίσθηση είναι βέβαιο ότι θα αποτύχει επειδή το στοιχείο της προκατάληψης μεταξύ των ανθρώπων οδηγεί σε υπερβολικά αισιόδοξες και μερικές φορές υπερβολικά απαισιόδοξες εκτιμήσεις.

Εκτίμηση έργων με χρήση του Easy Project

Με βάση τα όσα δήλωσε η PMI, η εκτίμηση των έργων είναι μια συνεχής διαδικασία που χρειάζεται τακτική συμβολή και παρέμβαση από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, προκειμένου ένα έργο να κατευθύνεται προς έγκαιρη ολοκλήρωση.

1. Επιλογή δραστηριοτήτων

Αρχικά, θα πρέπει να προσθέσετε / ενεργοποιήσετε δραστηριότητες για τις οποίες θα εκτελεστούν εργασίες και ο χρόνος θα καταγραφεί και επιλέξτε έργα στα οποία θα ενταχθεί η δραστηριότητα. Αυτό μπορεί να γίνει μεταβαίνοντας στο Διοίκηση >> Κατηγορίες >> Δραστηριότητες (διάθεση χρόνου). Μπορείτε απλώς να προσθέσετε ή να ενεργοποιήσετε μια δραστηριότητα που έχει ήδη προστεθεί και να επιλέξετε τα πλαίσια για έργα στα οποία ανήκει αυτή η δραστηριότητα.

2. Προσθήκη ή Επιλογή εργασίας

Μια εργασία, γνωστή και ως αντικείμενο εκτίμησης, είναι αυτό που πρόκειται να μετρήσετε το χρόνο για μια εκτίμηση. Η προσθήκη μιας εργασίας ή η επιλογή μιας είναι αρκετά απλή και απαιτεί να μεταβείτε σε αυτήν Ρυθμίσεις >> Δραστηριότητες (χρησιμοποιημένος χρόνος). Εδώ, μπορείτε είτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα εργασία για να καταγράψετε χρόνο ή να προσθέσετε μια νέα κάνοντας κλικ στο "Κουμπί "Νέα εργασία".". Αυτός ο πίνακας εργαλείων σάς δίνει επίσης μια πρόσθετη επιλογή είτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή δραστηριότητας κατά τη δημιουργία μιας εργασίας είτε κατά την καταγραφή του χρόνου.

3. Χρόνος καταγραφής

Φυσικά, ο χρόνος καταγραφής είναι το πιο σημαντικό βήμα για τη μέτρηση και την εκτίμηση των έργων και Εύκολο έργο παρέχει πολλούς τρόπους για να γίνει αυτό.

Καταγράψτε το χρόνο απευθείας από μια εργασία

Ο πίνακας εργαλείων σάς επιτρέπει να εκτελέσετε πολλαπλές λειτουργίες εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της καταγραφής του χρόνου. Ο πίνακας ελέγχου εμφανίζει πολλές επιλογές και μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Χρόνος καταγραφής σε μια εργασία.

Ώρα καταγραφής από τη λίστα εργασιών

Μπορείτε επίσης να χρόνος καταγραφής από μια λίστα εργασιών αν θέλετε και η διαδικασία είναι πολύ απλή. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μεταβείτε στη λίστα εργασιών. Μόλις η λίστα εργασιών είναι μπροστά σας, απλά πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στη σχετική εργασία για την οποία θέλετε να καταγράψετε χρόνο. Κάνοντας δεξί κλικ στην εργασία, εμφανίζεται ένα μενού, δίνοντάς σας πολλές επιλογές για να διαλέξετε, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής για καταγραφή του χρόνου.

Χρόνος καταγραφής χρησιμοποιώντας το κουμπί έναρξης εργασίας

Ένας άλλος εύκολος και διαδραστικός τρόπος αυτόματης καταγραφής χρόνου για μια εργασία είναι να χρησιμοποιήστε το κουμπί «Έναρξη εργασίας». στο μενού λειτουργιών εργασιών. Απλά πρέπει να επιλέξετε την αντίστοιχη εργασία και θα εμφανιστεί μια σειρά επιλογών.

Όταν θέλετε να αρχίσετε να συνδέεστε εγκαίρως, πρέπει απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί "Έναρξη εργασίας" στον πίνακα και ο χρονοδιακόπτης θα αρχίσει να λειτουργεί αυτόματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κουμπί παύσης για να σταματήσετε προσωρινά το χρονόμετρο πριν το συνεχίσετε ή να το ολοκληρώσετε.

Μόλις πατήσετε το κουμπί «Τέλος», ο χρονοδιακόπτης σταματά και η σελίδα καταγραφής χρόνου συμπληρώνεται αυτόματα. Αυτό είναι αναμφισβήτητα το πιο βολικό και πρακτικός τρόπος σύνδεσης στο χρόνο και επινόηση εκτιμήσεων.

4. Εμφάνιση και ανάλυση του καταγεγραμμένου χρόνου

Δεν μπορείτε να σχεδιάσετε εκτιμήσεις έργων χωρίς να αναφέρετε και να αναλύσετε τον καταγεγραμμένο χρόνο για διαφορετικές εργασίες και δραστηριότητες. Συνεπώς, Το Easy Project παρέχει πολλαπλές μεθόδους για την εμφάνιση και την κατηγοριοποίηση του καταγεγραμμένου χρόνου, σύμφωνα με τις απαιτήσεις και την ευκολία σας.

Αναφορά με προσωπική δήλωση

Ο πίνακας εργαλείων προσωπικής δήλωσης σάς επιτρέπει να ομαδοποιήσετε τον καταγεγραμμένο χρόνο που ξοδέψατε κατά ημέρες, εβδομάδες, μήνες, χρόνια ή ακόμα και ένα προσαρμοσμένο χρονικό πλαίσιο της επιλογής σας. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να πάτε στο Περισσότερα >> Προσωπική δήλωση >> Λεπτομέρειες >> Επιλογές, όπου μπορείτε να βρείτε την επιλογή «Αποτελέσματα ομάδας κατά». Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να επιλέξετε ένα χρονικό πλαίσιο της επιλογής σας και να εμφανίσετε τις καταχωρημένες καταχωρήσεις χρόνου ανάλογα.

Αναφορά με χρήση προσωπικών ενοτήτων σελίδας

Το Easy Project σάς επιτρέπει επίσης να αναφέρετε τον καταγεγραμμένο χρόνο χρησιμοποιώντας μια διαδραστική και γραφική μονάδα και χρησιμοποιώντας το Προθήκη προσωπικών ενοτήτων σελίδας. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να εμφανίζετε ή να αναφέρετε τις καταχωρημένες καταχωρήσεις χρόνου σας ως λίστα ή γράφημα, καθιστώντας εύκολη την κατανόηση και ερμηνεία. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη λειτουργία επεξεργασίας σελίδας >> Προσθήκη νέας ενότητας >> Διαμόρφωση χρονικής περιόδου και μορφής εξόδου.

Αναφορά μέσω προβολής ημερολογίου

Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τον καταγεγραμμένο χρόνο χρησιμοποιώντας μια προβολή ημερολογίου, μεταβαίνοντας στη λειτουργία επεξεργασίας σελίδας >> Προσθήκη νέας λειτουργικής μονάδας (ημερολόγιο αφιερωμένου χρόνου) και διαμορφώστε το χρονικό πλαίσιο από τις διαθέσιμες επιλογές.

Συμπέρασμα

Τώρα που έχουμε διαπιστώσει τη σημασία της εκτίμησης έργων, είναι σημαντικό να το κατανοήσουμε αποτελεσματική παρακολούθηση του χρόνου είναι η πιο σημαντική προϋπόθεση για την εξαγωγή αξιόπιστων εκτιμήσεων και το Easy Project παρέχει μια εξαιρετικά βολική και διαδραστική πλατφόρμα, εξοπλισμένη με πολυάριθμες δυνατότητες και πίνακες εργαλείων, για να γίνει αυτό.

Εάν ένας διαχειριστής έργου μπορεί να διασφαλίσει ότι υπάρχει ένας αποτελεσματικός μηχανισμός παρακολούθησης χρόνου, η εκτίμηση του έργου μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική, και οι πιθανότητες υπέρβασης χρόνου και κόστους μειώνονται δραστικά.