Πώς να εφαρμόσετε ένα λογισμικό PM: συμβουλές από τον ανώτερο σύμβουλό μας

Τι καταστάσεις θα αντιμετωπίσετε;

Τα τελευταία 16 χρόνια, έχουμε αντιμετωπίσει πολλές καταστάσεις που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες όταν εφαρμόζουν ένα εργαλείο διαχείρισης έργου. Ο ανώτερος σύμβουλός μας Dalibor Vasek έχει συγκεντρώσει τις 8 πιο συνηθισμένες καταστάσεις για εσάς, ώστε να μπορείτε να τις εξαλείψετε από την αρχή!

Κατανοήστε τι χρειάζεστε

Μη γνωρίζοντας τι χρειάζεστε – Οι πελάτες μας συχνά θέλουν ένα εργαλείο διαχείρισης έργου αλλά μη νομίζεις Σχετικά με εμάς ποιά εταιρία τα τμήματα θα το χρησιμοποιήσουν, Το οποίο απαιτούνται χαρακτηριστικά, εάν θα έχουν αίτηση για τους διακομιστής ή στο κοινό Backup και πολλα ΑΚΟΜΑ. Λάβετε υπόψη τις συγκεκριμένες ανάγκες της ομάδας σας και τους τύπους έργων που θα διαχειρίζεστε. Επίσης, μην ξεχνάτε άλλα τμήματα όπως το μάρκετινγκ, τα οικονομικά ή τις πωλήσεις, εάν θέλετε να διαχειριστείτε όλες τις διαδικασίες σε ένα εργαλείο. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποια το λογισμικό θα είναι το καλύτερο για την εταιρεία σας. Εάν δεν είστε σίγουροι, μην ανησυχείτε, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε.

Επιθεωρήστε τα πλεονεκτήματα του εργαλείου

Μη κατανόηση των πλεονεκτημάτων του εργαλείου – Συμβαίνει συχνά ένας κορυφαίος διευθυντής να αγοράζει το εργαλείο, αλλά ο διαχειριστής είναι κάποιος άλλος. Αυτό οδηγεί σε ένα ατελής κατανόηση των αναγκών. Βεβαιωθείτε ότι ο διαχειριστής σας γνωρίζει πάντα τα οφέλη και τις λειτουργίες του εργαλείου σας. Το Easy Project μπορεί να σας βοηθήσει με καλύτερη επικοινωνία, διαφάνεια, αυξημένη παραγωγικότητα και καλύτερη οργάνωση. Είναι ένα προσαρμόσιμο εργαλείο με πολλές επιλογές προσαρμογής αλλά εάν ο διαχειριστής σας δεν γνωρίζει σχετικά με αυτά οφέλη, τότε εσύ δεν θα χρησιμοποιήσει το εργαλείο για να του πλήρες δυναμικό.

Άντεξε την αλλαγή

Αντίσταση στην αλλαγή – Εργαζόμενοι συχνά νιώθεις ανασφαλής όταν κάτι αλλάζει. Γνωρίζουν ότι θα πρέπει να μάθουν μια νέα διαδικασία εργασίας και να έχουν εκπαίδευση για αυτήν, και μερικοί από αυτούς έχουν μια ορισμένη προσκόλληση σε παλιά εργαλεία ή τρόπους εργασίας. Η αλλαγή είναι σημαντική για να προχωρήσουμε μπροστά, αλλά πρώτα, μην ξεχάσετε να προετοιμάσετε τους υπαλλήλους σας για αυτό. Εξηγήστε, παρακινήστε και δείξτε τους πώς μπορεί να τους ωφελήσει το νέο εργαλείο.

Συμμετοχή βασικών ενδιαφερομένων

Έλλειψη συμμετοχής των βασικών ενδιαφερομένων και όλων των χρηστών – Η κατάσταση είναι πάντα διαφορετική ανάλογα με το αν η ιδέα προέρχεται από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, PMO, ή κάποιος άλλος. Ωστόσο, σε όλες τις περιπτώσεις, πρέπει να εμπλέκετε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, τη διοίκηση, το γραφείο διαχείρισης έργου και τους διαχειριστές έργων και μην ξεχνάτε τους ανθρώπους που λαμβάνουν τις αποφάσεις χρηματοδότησης και επενδύσεων (CFO ή οικονομικός διευθυντής) και εκείνους που θα σας βοηθήσουν με την τεχνική ρύθμιση (CTO ή διαχειριστές). Και πάλι μιλάμε για επικοινωνία και επεξήγηση των πλεονεκτημάτων, αλλά και το κινδύνους και ευκαιρίες. Όταν το αποφασίσεις εφαρμόσει ένα νέο εργαλείο, είναι σημαντικό να κοινοποιήστε το σε όλους τους χρήστες. Πρέπει να κατανοήσουν τα οφέλη του νέου εργαλείου και πώς θα επηρεάσει τη δουλειά τους. Η σαφής επικοινωνία σχετικά με τον λόγο και τη διαδικασία εφαρμογής μπορεί να βοηθήσει στην άμβλυνση των ανησυχιών. Αυτή η επικοινωνία πρέπει να είναι διαχειρίζεται σαν έργο. Έτσι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Easy Project για πρώτη φορά.

Σκεφτείτε ρεαλιστικά

Μη ρεαλιστικά αιτήματα και προσδοκίες – Κανένα εργαλείο δεν μπορεί να κάνει τα πάντα. Είναι καλό να κάνετε έρευνα για το ποιο εργαλείο θα ικανοποιεί καλύτερα τις ανάγκες σας και να ξέρεις τι είναι ικανό.

Προετοιμαστείτε για μια μακροπρόθεσμη εφαρμογή

Ο αρχικός ενθουσιασμός ξεθωριάζει – Η υλοποίηση δεν είναι σπριντ, είναι περισσότερο μαραθώνιος. Όλοι είναι ενθουσιασμένοι από την αρχή, αλλά μετά από μερικές εβδομάδες εξαφανίζεται και η διαδικασία υλοποίησης μπορεί να μην ολοκληρωθεί ποτέ. Η σύστασή μας είναι να διαχειριστείτε το ως έργο. Ορίστε χρονισμούς και ορόσημα και αναλύστε τον όγκο της εργασίας σε ξεχωριστές εργασίες στο WBS. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να διατηρήσετε τόσο την ενέργεια, όσο και τον ενθουσιασμό σας και να την εξισορροπήσετε με άλλες προτεραιότητες της εταιρείας.

Μην φοβάστε τη μεταφορά δεδομένων

Φόβος μετανάστευσης δεδομένων – Εάν χρησιμοποιείτε ήδη ένα εργαλείο διαχείρισης έργου ή άλλα συστήματα, αυτό το μέρος είναι για εσάς. Μπορεί να ανησυχείτε ότι τα δεδομένα θα χαθούν ή θα καταστραφούν κατά τη μετεγκατάσταση, οδηγώντας σε πιθανές καθυστερήσεις και καθυστερήσεις στο έργο ή ότι η μεταφορά δεδομένων δεν θα ολοκληρωθεί. Είναι όμως η σωστή λύση να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο που δεν σας εξυπηρετεί; Θα σας ανταμείψει η δοκιμή ενός νέου εργαλείου – ειδικά όταν είμαστε εδώ για να σας καθοδηγήσουμε στο σύνολο ημερομηνία μετανάστευση διαδικασια μας για να σιγουρευτούν τα πάντα πηγαίνει ομαλά.

Συμμετέχετε και επαγγελματίες

Προβλήματα με τη ρύθμιση του εργαλείου χωρίς επαγγελματική βοήθεια – Συχνά υπάρχει ένας ενθουσιώδης στην παρέα που το θέλει εφαρμόσει τα πάντα από μόνο του. Από την εμπειρία μας, αυτό είναι καλό μεγάλες εταιρείες όπου υπάρχουν ειδικά τμήματα για αυτό. Αλλά αν εργάζεστε σε μια μικρή εταιρεία όπου έχετε άλλες ατζέντες, χρειάζεται πολύς χρόνος και όταν αντιμετωπίζετε ένα πρόβλημα, μπορεί να κολλήσετε. Οι πελάτες συνήθως θέλουν να εξοικονομήσουν χρήματα με αυτόν τον τρόπο, αλλά στο τέλος, μπορούν εύκολα να τα χάσουν εάν η εφαρμογή πάει στραβά. Είναι πάντα καλύτερο να παίρνεις συμβουλές από επαγγελματίες για να εξοικονομήσετε χρόνο και νεύρα.

Διαβάστε τις ιστορίες υλοποίησης

Πώς λειτουργεί η υλοποίηση

Η ομάδα συμβούλων μας θα σας βοηθήσει να ρυθμίσετε το εργαλείο, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους που σας επιτρέπουν να φτάσετε στη δουλειά αμέσως. Προσαρμόζουμε το Easy Project στη δομή του οργανισμού σας και στη διαδικασία εργασίας σας και κάνουμε την επιχείρησή σας πιο αποτελεσματική.

Σας συνιστούμε πεδίο εφαρμογής ανάλογα με την πολυπλοκότητα της λύσης σας. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε, από τη ρύθμιση εργαλείων και τη συμβουλευτική διαδικασίας έως την εκπαίδευση τελικών χρηστών και την ανάλυση ενσωμάτωσης.

Ανακαλύψτε περισσότερα

Συμπέρασμα

Εφαρμογή λογισμικού διαχείρισης έργου σε μια εταιρεία μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα της ομάδας σας. Επιλέγοντας το σωστό λογισμικό, εκπαιδεύστε την ομάδα σας, παρακολουθώντας και διατηρώντας το λογισμικό, η εταιρεία σας μπορεί να βιώσει σημαντική αύξηση στην παραγωγικότητα και τη συνεργασία. Θυμηθείτε, είναι σημαντικό για να μην υποτιμάται η εφαρμογή, διατηρήστε τον ενθουσιασμό σας και φέρτε ειδικούς για να εξοικονομήσετε χρήματα και χρόνο της εταιρείας.