Πώς να αυτοματοποιήσετε την εξυπηρέτηση πελατών με το Easy Project

Ως κάτοχος οποιασδήποτε επιχείρησης, ανεξάρτητα από την κλίμακα στην οποία δραστηριοποιείτε, η εξυπηρέτηση πελατών πρέπει να είναι μία από τις βασικές προτεραιότητές σας και πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι υπάρχοντες και οι δυνητικοί πελάτες σας βοηθούνται και καθοδηγούνται με τον αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο.

Τι είναι η αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση πελατών και γιατί είναι σημαντικό;

Τούτου λεχθέντος, είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η εξυπηρέτηση πελατών είναι δύσκολη και δεν είναι τόσο εύκολο όσο φαίνεται να γίνει σωστά. Αρχικά, ακόμη και τα πιο αποτελεσματικά από τα ανθρωποκεντρικά πλαίσια εξυπηρέτησης πελατών ενδέχεται να καταρρεύσουν λόγω υπερφόρτωσης ατόμων που χρειάζονται βοήθεια, δύσκολων καταστάσεων και συνεχούς πίεσης χρόνου, που οδηγεί σε διάφορες συνέπειες μεταξύ του προσωπικού εξυπηρέτησης πελατών, όπως κόπωση, ευερεθιστότητα και μειωμένες ικανότητες λήψης αποφάσεων.

Εδώ είναι η έννοια του αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση πελατών μπαίνει στο παιχνίδι. Η αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση πελατών αναφέρεται στη χρήση και ενσωμάτωση ψηφιακών τεχνολογιών και λειτουργεί στη διαδικασία εξυπηρέτησης πελατών σας, για να μειώσετε το στοιχείο της ανθρώπινης συμμετοχής και να κάνετε το πλαίσιο εξυπηρέτησης πελατών σας πιο αξιόπιστο και αξιόπιστο.

HelpDesk στο Easy Project

Λόγοι αυτοματοποίησης της εξυπηρέτησης πελατών

Η επένδυση στην αυτοματοποίηση της εξυπηρέτησης πελατών της επιχείρησης/έργου σας είναι κάτι που δεν θα μετανιώσετε, και αποδίδει πάντα, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Εδώ είναι τα οφέλη που συνδέονται με αυτό.

1. Ζωντανή υποστήριξη γύρω από το ρολόι

Οι πελάτες απεχθάνονται να τηρούν το ωράριο λειτουργίας για να λάβουν απαντήσεις στα ερωτήματά τους και αυτό θα μπορούσε να τους αποτρέψει. Αν και αυτός είναι ένας περιορισμός στην ανθρωποκεντρική εξυπηρέτηση πελατών, μπορείτε εύκολα να διασφαλίσετε ότι οι υπάρχοντες και οι δυνητικοί πελάτες σας μπορούν να λάβουν βοήθεια και απαντήσεις στα ερωτήματά τους μέσω της αυτοματοποιημένης εξυπηρέτησης πελατών που λειτουργεί όλο το εικοσιτετράωρο.

Σύμφωνα με τον Zendesk, μια συντριπτική 89% των πελατών θεωρούν σημαντική μια γρήγορη απάντηση στην αρχική τους έρευνα, η οποία είναι δυνατή μόνο μέσω αυτόματης εξυπηρέτησης πελατών.

2. Μειωμένο κόστος λειτουργίας

Η αυτοματοποίηση της εξυπηρέτησης πελατών θα απαιτούσε μια εφάπαξ επένδυση για την απόκτηση του λογισμικού/υλισμικού και την παροχή εκπαίδευσης, αλλά αυτό είναι όλο. Μπορείς μειώστε τα λειτουργικά σας έξοδα που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση πελατών σε σημαντικό βαθμό επιλέγοντας την αυτοματοποίηση.

3. Χρόνος γρήγορης απόκρισης

Φυσικά, η αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση πελατών θα μειώστε τον χρόνο αναμονής και απόκρισης δραστικά, αυξάνοντας τις πιθανότητες προσγείωσης πελάτη.

4. Αξιοπιστία

Για μονότονες εργασίες, όπως η απάντηση σε ερωτήματα και η παροχή βασικής βοήθειας, η τεχνολογία είναι εξαιρετικά αξιόπιστη και μπορείτε να περιμένετε από το αυτοματοποιημένο σύστημά σας να εκτελεί αυτές τις εργασίες σε ομαλό τρόπο με ελάχιστα λάθη ή λάθη.

5. Άνεση των πελατών

Οι πελάτες είναι συχνά πιο άνετοι στην επικοινωνία με αυτοματοποιημένα συστήματα για να μεταφέρουν τα ερωτήματά τους, επιτρέποντάς τους να κάνουν περισσότερες ερωτήσεις και να αντιμετωπίσουν τις ερωτήσεις / ανησυχίες τους.

6. Λιγότερες εξαρτήσεις

Οι εξαρτήσεις στις διαδικασίες εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να αποδειχθούν εξαιρετικά διαταραχές και θα μπορούσαν να επιβραδύνουν το σύνολο αλυσίδα εξυπηρέτησης πελατών. Ευτυχώς, η αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση πελατών ελαχιστοποιεί τις εξαρτήσεις, καθιστώντας τις διαδικασίες πιο γρήγορες και ομαλότερες.

HelpDesk στο Easy Project

Πώς να ρυθμίσετε το Easy Project HelpDesk

Για να αυτοματοποιήσετε την εξυπηρέτηση πελατών, θα χρειαστείτε λογισμικό που να ταιριάζει στις απαιτήσεις σας, και το Εύκολο εργαλείο διαχείρισης έργου είναι κάτι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και η ρύθμιση ενός γραφείου βοήθειας Easy Project είναι αρκετά απλή.

1. Προσθήκη έργου στο HelpDesk

Αρχικά, πριν δημιουργήσετε ένα HelpDesk, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα βασικό έργο, το οποίο θα κάνετε αργότερα προσθέστε στο HelpDesk. Μπορείτε να δείτε τη λίστα των υπαρχόντων έργων και να προσθέσετε αυτό που θέλετε στο HelpDesk χρησιμοποιώντας τη δεδομένη επιλογή. Με την προσθήκη ενός έργου στο HelpDesk, θα εμφανιστούν οι ρυθμίσεις για το HelpDesk.

2. Ορίστε και διαμορφώστε το προεπιλεγμένο γραμματοκιβώτιο

Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προεπιλεγμένο γραμματοκιβώτιο μεταβαίνοντας στο Διαχείριση >> HelpDesk >> Όλα τα γραμματοκιβώτια >> Προσθήκη γραμματοκιβωτίου. Αυτό θα σας ζητήσει να ανοίξετε έναν πίνακα όπου μπορείτε να διαμορφώσετε ρυθμίσεις όπως διαστήματα και ρυθμίσεις γραμματοκιβωτίου. Μόλις ολοκληρωθεί, το γραμματοκιβώτιο θα εμφανιστεί στις ρυθμίσεις και μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα έργο σε ένα γραμματοκιβώτιο.

3. Επιλέξτε Προεπιλεγμένος τύπος εργασίας

Το Easy Project σάς επιτρέπει επίσης να επιλέξετε έναν προεπιλεγμένο τύπο εργασίας για τα εισιτήρια του HelpDesk, να επιλέξετε έναν ανάδοχο από το αναπτυσσόμενο μενού και να προσθέσετε συναδέλφους. Επιλέγοντας έναν ανάδοχο και προσθέτοντας συναδέλφους, μπορείτε βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει τα πιο κατάλληλα άτομα για την επίλυση ζητημάτων που ανήκουν στον τομέα τους, αύξηση της συνολικής παραγωγικότητας.

Στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε το συμβατικές ώρες (μηνιαίες), εναπομένουσες ώρες, συγκεντρωτική ημερομηνία έναρξης και συνολική περίοδος. Ο ίδιος πίνακας ρυθμίσεων HelpDesk σάς επιτρέπει επίσης να ορίσετε τον τομέα/email/λέξεις-κλειδιά που θα συμπληρώσουν αυτό το έργο. Αυτή η λειτουργία είναι εξαιρετικά χρήσιμη για τη συγκέντρωση όλων των εισερχόμενων μηνυμάτων που σχετίζονται με έναν συγκεκριμένο τομέα, στο ίδιο μέρος και για να κάνει τον κύκλο απόκρισης πιο αποτελεσματικό.

4. Παρακολούθηση SLA 

Για να διασφαλίσετε την αποτελεσματική επίλυση των εισιτηρίων, μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις του συμφωνητικού επιπέδου υπηρεσίας (SLA) τροποποιώντας τις ώρες απόκρισης, τις ώρες προς επίλυση, το επίπεδο προτεραιότητας και τις ώρες εργασίας SLA. Μέσω αποτελεσματικής ιεράρχησης προτεραιοτήτων, μπορείτε να το βεβαιωθείτε ευαίσθητα στο χρόνο ζητήματα επιλύστε γρήγορα και δεν χάνετε κρίσιμο χρόνο για να αντιμετωπίσετε πρώτα λιγότερο σημαντικά ζητήματα.

Η παρακολούθηση των μετρήσεων SLA μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά σημαντική καθώς σας επιτρέπει να αναλύσετε την απόδοση της ομάδας εξυπηρέτησης πελατών σας, εντοπίστε ασυμφωνίες όπου είναι προφανές και λάβετε διορθωτικά μέτρα το νωρίτερο.

Σκέψεις και συμπέρασμα

Ενώ η αυτοματοποίηση της εξυπηρέτησης πελατών σας μπορεί σίγουρα να σας κάνει συνολικές λειτουργίες πιο αποτελεσματικές και ιδιαίτερα αξιόπιστες, είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσετε ότι η αυτοματοποίηση της εξυπηρέτησης πελατών είναι μια συνεχής διαδικασία που απαιτεί από εσάς να παρατηρείτε και να παρακολουθείτε τις διαδικασίες, καθώς και τα αποτελέσματα, σε τακτά χρονικά διαστήματα, για να διασφαλίζετε ότι όλο το πλαίσιο λειτουργεί ομαλά.

Μπορεί επίσης να χρειαστεί να εισαγάγετε νέα λειτουργίες και μέτρα για να βελτιστοποιήσετε ακόμη περισσότερο τις διαδικασίες, η ανάγκη για τις οποίες εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τον τύπο της επιχείρησης/έργου σας και τους στόχους σας.

Επιπλέον, εξαρτάται επίσης η έκταση του τρόπου με τον οποίο η θετικά αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση πελατών μπορεί να επηρεάσει ολόκληρη την επιχείρηση / έργο σας πόσο καλά ενσωματώνετε ολόκληρο το σύνολο καναλιών και σχετικά στοιχεία. Οι τεχνολογίες, καθώς και οι υπάλληλοί σας, πρέπει όλοι να ενσωματωθούν απευθείας στο σύστημα, προκειμένου να αποφευχθεί ένα λειτουργικό χάος και σημεία συμφόρησης στις διαδικασίες σας.