Πώς να παρακολουθείτε την απόδοση των μελών της ομάδας σας στην εποχή του Υπουργείου Εσωτερικών

Ερωτήσεις για να απαντήσετε στις ανάγκες και τις αμφιβολίες σας

Με ανθρώπους που εργάζονται από το σπίτι, το Η ανάγκη για ένα εργαλείο για την παρακολούθηση της απόδοσής τους μπορεί να είναι θεμιτή. Όχι μόνο για τον εαυτό σας για να συλλέξετε σχετικές πληροφορίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να βρείτε λύσεις «ομαδικής ανάπτυξης». Οι πελάτες σας είναι επίσης αυτοί που ενδέχεται να αμφισβητήσουν τις εκτιμήσεις, τον προϋπολογισμό που δαπανήθηκε και τις ώρες εργασίας των πόρων σας. Πρέπει να είσαι έτοιμος υποστηρίξτε τις δηλώσεις σας με δεδομένα.

Από την άλλη πλευρά, οι άνθρωποι δεν απολαμβάνουν να τους παρακολουθούν κατά τη διάρκεια της εργασίας τους – τόσο αυτοπροσώπως όσο και μέσω ψηφιακών τεχνολογιών. Αυτή η περίπλοκη κατάσταση είναι προκλητική για τους διαχειριστές έργων – πιθανότατα, θα πρέπει να βρείτε μια λύση για την παρακολούθηση της απόδοσης.

Πριν από αυτό, απαντήστε μόνοι σας σε αυτές τις ερωτήσεις:

1. Ξέρω γιατί και ποια δεδομένα ακριβώς θέλω να παρακολουθήσω;
2. Έχω ένα «σχέδιο υλοποίησης» λύσης παρακολούθησης – ξέρω πώς να εξηγήσω την ανάγκη για αυτό στα μέλη της ομάδας μου;
3. Χρειάζομαι πραγματικά ένα μοναδικό εργαλείο παρακολούθησης ή οι λειτουργίες παρακολούθησης είναι ήδη α μέρος του λογισμικού PM που χρησιμοποιώ αυτήν τη στιγμή με την ομάδα μου;

Πιστεύουμε ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, μια καλή λύση θα ήταν η χρήση ισχυρό λογισμικό διαχείρισης έργου που επιτρέπει σε όλους όσους εργάζονται στο έργο να παρακολουθούν τις ώρες τους.

«Η χειρότερη ιδέα θα ήταν η παρακολούθηση
τους υπαλλήλους σας εν αγνοία τους».

Νιώθεις ότι είσαι Big Brother; Πρόσεχε

Αν και η παρακολούθηση των συμπαικτών σας έχει να κάνει με την καθημερινή τους δραστηριότητα, δεν είναι να εγκαταστήσετε κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης στα σπίτια τους και να ακολουθήσετε όλα τα βήματά τους. Πρέπει να λάβετε υπόψη τη συμμόρφωση με τα δεδομένα (και την κοινή λογική) - ένα πράγμα είναι η παρακολούθηση και ένα άλλο είναι η κατασκοπεία. Έτσι, όταν προσθέτετε ένα εξωτερικό εργαλείο για την επίβλεψη της ομάδας σας, βεβαιωθείτε ότι είναι συμβατό με το GDPR.

Τα επαγγελματικά και ηθικά εργαλεία συνήθως λειτουργούν με βάση την αρχή της παρακολούθησης χρόνο που αφιερώνουν οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιώντας εφαρμογές σχετικές με την εργασία τους ενώ δεν σκάβουν στο ιστορικό του προγράμματος περιήγησής τους στο Διαδίκτυο.

Μια ιδιαίτερα κακή ιδέα θα ήταν τότε παρακολουθείτε τους ανθρώπους σας εν αγνοία τους. Τα αισθήματα δυσπιστίας και παράνοιας θα συμβούν ούτως ή άλλως, αλλά έτσι θα ήταν επίσης θεμιτά.

Μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την εφαρμογή ενός εργαλείου παρακολούθησης:

• Διαφάνεια – να είστε ανοιχτοί με τους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας και να τους πείτε ότι εκτελούνται δραστηριότητες παρακολούθησης.
• Υπογραφή εγγράφων – αποκτήστε στους υπό παρακολούθηση υπαλλήλους σας μια πολιτική παρακολούθησης πλήρως συμβατή με το GDPR και αφήστε τους να την υπογράψουν εάν συμφωνούν
• Δοκιμάστε και εξηγήστε – υπάρχουν εργαλεία όχι μόνο για παρακολούθηση αλλά και για συλλογή δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετακινήσετε την ομάδα σας στη σωστή κατεύθυνση. Δείξτε τα αποτελέσματα της παρακολούθησης στους συμπαίκτες σας τακτικά, παρουσιάστε τα μαθήματα
• Βελτιστοποίηση – μπορεί επίσης να συμβεί να μην χρειάζεται πλέον να παρακολουθείτε την ομάδα σας ή να χρειαστεί να αλλάξετε τις ρυθμίσεις παρακολούθησης. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που συλλέγετε είναι σχετικά και έχουν νόημα για την ανάπτυξη της ομάδας σας και την παράδοση του έργου

«Βεβαιωθείτε ότι έχετε επαρκές έργο
λειτουργίες διαχείρισης στο PM σας
λογισμικό που σας βοηθά να εφαρμόσετε
διδάγματα από τα αποτελέσματα της παρακολούθησης».

Πόσο χρόνο αφιερώνουμε στην πραγματική εργασία;

Μια τυπική εργάσιμη ημέρα είναι 8 ώρες. Ξέρετε όμως πόσες ώρες πραγματικά αφιερώσατε κάνοντας τη δουλειά σας – δουλεύοντας τα καθήκοντά σας; Σύμφωνα με α πρόσφατη βρετανική μελέτη, ένας μέσος υπάλληλος γραφείου είναι παραγωγικός μόνο για λιγότερες από τρεις ώρες της εργάσιμης ημέρας του/της. Αλλο μελέτη από τις ΗΠΑ δείχνει ότι είναι μόνο λίγο περισσότερο από τέσσερις ώρες. Όταν εργάζεστε από το σπίτι, θα περιμένατε ότι αυτός ο αριθμός θα μειωνόταν ακόμη και αφού για πολλούς από εμάς η φροντίδα του νοικοκυριού είναι παράπλευρη δουλειά.

Από την άλλη πλευρά, πολλοί τεχνικοί και επαγγελματίες πληροφορικής θα σας έλεγαν ότι εργάζονται εύκολα περισσότερες από 40 ώρες την εβδομάδα. Αυτό δεν οφείλεται μόνο στις προθεσμίες, αλλά και επειδή στους ανθρώπους αρέσει να αναπτύσσουν νέες λύσεις – κάτι που σίγουρα απαιτεί περισσότερο από τον μέσο χρόνο εργασίας σας. Το να αγαπάς αυτό που κάνεις είναι ένας σημαντικός παράγοντας.

Επίσης, με την απομακρυσμένη εργασία, ο χρόνος εργασίας συχνά κατανέμεται σε ολόκληρη την ημέρα και δεν αντιστοιχεί πάντα με το πρόγραμμα «9 έως 18». Σκεφτείτε το όταν εξετάζετε τα αποτελέσματα.

Εργαλεία, δεξιότητες και γεγονότα που βοηθούν στην παρακολούθηση

Πρόσφατα, αξιολογήσαμε τη μεγάλη μας έρευνα* μεταξύ των διαχειριστών έργων και των ηγετών ομάδων. Αποτελέσματα? Η εμπιστοσύνη και η υπευθυνότητα αποδείχθηκαν τα πιο σημαντικά στοιχεία κατά τη διαχείριση έργων εξ αποστάσεως. Έτσι, για να παρακολουθείτε την ομάδα σας με νόημα και χωρίς να είστε επεμβατικοί, πρέπει βήμα προς βήμα, κερδίστε την εμπιστοσύνη των μελών της ομάδας σας.

(*Ζητήστε την πλήρη αναφορά της έρευνας, θα το στείλουμε στο e-mail σας.)

Ένα μέρος της απόκτησης εμπιστοσύνης είναι χρησιμοποιώντας οπτικά εργαλεία PM προς την εξηγήστε εύκολα στους συμπαίκτες σας πώς η ατομική τους εργασία επηρεάζει την όλη πρόοδο του έργου και τα καθήκοντα του άλλου. Ακολουθούν τρεις συγκεκριμένες συμβουλές:

1. Κάντε τακτικές συναντήσεις, μιλήστε για ορόσημα
   Τίποτα σαν μια παλιά καλή διαίσθηση που βασίζεται στην επικοινωνία με μάτια, σωστά; Μιλήστε με την ομάδα σας όχι μόνο για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με την εξέλιξη των εργασιών αλλά και για να διατηρήσετε τους συναδέλφους σας σε καλό δρόμο. Διατηρήστε αυτές τις διαδικτυακές συναντήσεις εστιασμένες στην επίτευξη των ορόσημών σας (εδώ είναι ένας μικρός βοηθός) και δώστε στα μέλη σας χώρο να παρουσιάσουν την πρόοδο που έχουν επιτύχει από την τελευταία συνάντηση. Έτσι, η ομάδα σας παρακινείται να ξοδεύει χρόνο πιο αποτελεσματικά.
2. Παρακολουθήστε το χρόνο, λάβετε σκόπιμες πληροφορίες
   Ο χρόνος παρακολούθησης είναι απαραίτητος, αλλά χωρίς αξιολόγηση, δεν έχει προστιθέμενη αξία. Αλλά με ένα σύνολο εργαλείων παρακολούθησης χρόνου (όπως Πίνακας εργαλείων αναφοράς ώρας ή φύλλα χρόνου για εβδομαδιαία αναφορά) μέσα στο λογισμικό PM σας, αποκτάτε σχετικά δεδομένα που σας επιτρέπουν να προγραμματίζετε καλύτερα, να δημιουργείτε ακριβέστερες εκτιμήσεις τιμών και χρόνου για τους πελάτες σας και να βελτιστοποιείτε και τον χρόνο της ομάδας σας.
3. Έλεγχος και αναφορά
   Εφόσον δεν θέλετε να είστε δεμένοι στην οθόνη σας και να παρακολουθείτε την απόδοση των μελών της ομάδας σας σε πραγματικό χρόνο, χρησιμοποιήστε τη διαχείριση έργου χαρακτηριστικά που κάνουν τη δουλειά για εσάς και σας ειδοποιεί αν κάτι πάει στραβά (ή εξαιρετικά καλά). Οπτικοποιήστε τα διαθέσιμα στατιστικά στοιχεία με τη μορφή γραφημάτων και γραφημάτων χρησιμοποιώντας τα εργαλεία αναφοράς, ώστε να είναι ευκολότερο να κατανοήσετε τις κορυφές και τα κενά παραγωγικότητας.

Εν κατακλείδι

Η παρακολούθηση της παραγωγικότητας της ομάδας σας είναι α θεμιτό βήμα, όχι μόνο στη μετα-COVID εποχή. Ωστόσο, πρέπει να χρησιμοποιείτε επαγγελματικά εργαλεία που είναι συμβατά με το GDPR και όχι επεμβατικές εφαρμογές. Επίσης, αφού η εμπιστοσύνη και η υπευθυνότητα αποδείχτηκαν τα πιο σημαντικά στοιχεία για τη διαχείριση έργων εξ αποστάσεως, πρέπει να ενημερώσετε τους συναδέλφους σας για την παρακολούθηση. Αυτό θα αφαιρέσει τις δυνατότητές τους φόβος παρακολούθησης και εξηγήστε τους τα οφέλη διατηρώντας το απόρρητό τους 100% ασφαλές. Ωστόσο, η παρακολούθηση χωρίς παρακολούθηση των αποτελεσμάτων δεν έχει καμία προστιθέμενη αξία αξιοποιήστε στο έπακρο τα αποτελέσματα της παρακολούθησης, πρέπει να συνδέσετε τα εξερχόμενα δεδομένα με ένα σύνολο εργαλείων λογισμικού διαχείρισης έργου.