Το Τρίγωνο Διαχείρισης Έργου στην πράξη: Πώς να το εξισορροπήσετε

Ωραία η θεωρία, αλλά ας δούμε την πράξη

Έχω κάνει πολλά έργα στην καριέρα μου και έτσι ξέρω, ότι η θεωρία του η τριπλή επιταγή είναι ένα πράγμα, αλλά σε πρακτική, συχνά φαίνεται πολύ διαφορετικό. Εάν δεν γνωρίζετε τη θεωρία του πεδίου εφαρμογής, του χρόνου και των πόρων (κόστος), ρίξτε μια γρήγορη ματιά εδώ.

Αλλά τώρα, ας πάμε στην πρακτική! Εδώ πρέπει να κάνω συνεχώς ερωτήσεις όπως: πώς μπορώ να το εξισορροπήσω, τι να κάνω πίσω, τι και πότε να δώσω προτεραιότητα σε κάτι, ποια έργα πρέπει να προσέχω για κάθε παράμετρο και με βοηθά ένα εργαλείο να κάνω Αυτό? Εξαρτάται πάντα από τη φάση του έργου.

Ένας διαχειριστής έργου είναι σαν μια τραμπάλα

Οι διαχειριστές έργων είναι επιφορτισμένοι με την εξισορρόπηση του τρίγωνο του έργου, Επίσης γνωστή ως η τριπλός περιορισμός, που αποτελείται από έκταση, χρόνο και πόρους . Το τρίγωνο του έργου αποτελεί τη βάση για κάθε έργο και η δουλειά ενός διαχειριστή έργου είναι να διασφαλίσει ότι το έργο παραμένει μέσα σε αυτό.

Ωστόσο, δεν υπάρχουν πολλά έργα που ολοκληρώνονται εγκαίρως, εντός προϋπολογισμού και εντός του προγραμματισμένου πεδίου εφαρμογής. Για να είμαι ειλικρινής, πόσο συχνά κάνετε καταφέρνουν να διατηρήσουν και τα τρία αυτά συστατικά ταυτόχρονα? Αυτό συμβαίνει γιατί υπάρχουν πολλοί παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν ένα έργο. 

Για να διασφαλιστεί ότι το έργο παραμένει σε καλό δρόμο, οι διαχειριστές έργου πρέπει να θέσουν προτεραιότητες ανάλογα με το στάδιο του έργου. Τις περισσότερες φορές προχωρώ ως εξής:

• Κατά τη διάρκεια της φάση σχεδιασμού , τη έκταση του σχεδίου είναι η κύρια εστίαση. Οι διαχειριστές έργου πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι στόχοι, οι στόχοι και τα παραδοτέα του έργου είναι καλά καθορισμένα και ευθυγραμμισμένα με τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων.
• Στο φάση εκτέλεσης, η κύρια εστίαση μετατοπίζεται στον προϋπολογισμό. Τα χρήματα είναι η ψυχή οποιουδήποτε έργου και οι διαχειριστές έργου πρέπει να διασφαλίσουν ότι το έργο παραμένει εντός των περιορισμών του προϋπολογισμού. Αυτό σημαίνει στενή παρακολούθηση των δαπανών, προσδιορισμό μέτρων εξοικονόμησης κόστους και διασφάλιση ότι οι πόροι χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά.
• Καθώς η πλησιάζει η προθεσμία, οι διαχειριστές έργων μπορεί να χρειαστεί να υποχωρήσουν εύρος του έργου για να διασφαλιστεί ότι θα γίνει έγκαιρα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη λήψη σκληρών αποφάσεων, όπως η προτεραιότητα ορισμένων εργασιών έναντι άλλων ή η ανακατανομή πόρων.

Ένα πρακτικό παράδειγμα από το Easy Software

Πέρυσι, είχαμε την ευκαιρία να δουλέψουμε σε ένα έργο σχεδιασμού νέων εφαρμογών. Εμείς ξεκίνησε με τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του έργου, που μας βοήθησε να καθορίσουμε τα όρια. Είναι πάντα δύσκολο γιατί το κεφάλι σου αρχίζει να τρέχει, σκεπτόμενος «Μπορούμε να κάνουμε και αυτό το επιπλέον πράγμα», αλλά πρέπει να είσαι ρεαλιστής. Αστεία εμπειρία: κατά κανόνα, Τα έργα πληροφορικής είναι συνήθως 2 έως 5 φορές μεγαλύτερα από ό,τι αναμενόταν αρχικά.

Κατά τη διάρκεια της εκτέλεση φάση, προχωρήσαμε από ένα στοιχείο μετά το άλλο ενώ ήταν κοντά παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται αφού οι πόροι μας ήταν εσωτερικοί. Ωστόσο, προς την τέλος του έργου, αντιμετωπίσαμε ένα δυσκολη ΑΠΟΦΑΣΗ γύρω από το πεδίο εφαρμογής όπως εμείς χρειάζεται να ολοκληρωθεί το έργο εγκαίρως λόγω άλλων έργων στον οδικό χάρτη. Στο τέλος κάναμε τις απαραίτητες προσαρμογές και το έργο στέφθηκε με επιτυχία. Ελπίζω! 

Η πρακτική κάνει κύριους

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι η διαχείριση έργου είναι μια πράξη εξισορρόπησης. Υπάρχει καμία προσέγγιση που ταιριάζει σε όλους, και διαχειριστές έργων πρέπει να είναι ευέλικτο και προσαρμόσιμο στις μεταβαλλόμενες συνθήκες. Πρέπει να έχουν ένα βαθιά κατανόηση του τριγώνου του έργου και να είναι σε θέση να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις με βάση το τρέχον στάδιο του έργου.

Τελικά, η διαχείριση έργου είναι μια δεξιότητα που απαιτεί α συνδυασμός τεχνικών γνώσεων, ηγετικές ικανότητες και ικανότητα εξισορρόπησης ανταγωνιστικών προτεραιοτήτων. Ένας καλός διαχειριστής έργου μπορεί να περιηγηθεί στο τρίγωνο του έργου και να παραδώσει ένα επιτυχημένο έργο, ακόμη και όταν αντιμετωπίζει απροσδόκητες προκλήσεις. 

How Easy Project μπορεί να σας βοηθήσει

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς ένα εργαλείο διαχείρισης έργου μπορεί να σας βοηθήσει να εξισορροπήσετε τον χρόνο, το πεδίο εφαρμογής και τους πόρους: 

• Δομή σπασίματος εργασίας (WBS) – Δείχνει την ανάλυση στις μικρότερες δυνατές εργασίες και παραδοτέα και σας βοηθά να έχετε τα πάντα στη θέα. Στη φάση του σχεδιασμού, μπορείτε δείτε το πεδίο εφαρμογής, και κατά τη διάρκεια του εκτέλεση, μπορείς τροποποιήστε κάθε παραδοτέο.
• Προϋπολογισμός – Η ομάδα έργου μπορεί να παρακολουθεί τις ώρες της ενώ εργάζεται στο έργο, στο Easy Project μπορείτε να δείτε όχι μόνο τον αριθμό των ωρών που δαπανήθηκαν για το έργο αλλά και τη μετατροπή σε χρήματα. Αυτό το χαρακτηριστικό σας βοηθά να παραμείνετε σε καλό δρόμο όσον αφορά τον προϋπολογισμό.
• Gantt διάγραμμα – Εδώ μπορείτε να δείτε την κατάσταση των εργασιών, τι πάει καλά, και τι δεν είναι παραδίδεται έγκαιρα. Με βάση αυτό, μπορείτε να δείτε ολόκληρη τη γραμμή βάσης. Αυτό είναι σημαντικό κατά την εφαρμογή και ειδικά όταν πλησιάζει η προθεσμία.