Ξεκινήστε αυτό το έργο ή όχι; Πώς να μάθετε το οικονομικό δυναμικό ενός έργου χάρη στην ανάλυση κόστους

Για να αξίζει τον κόπο να επενδύσετε χρόνο και ενέργεια σε ένα έργο, πρέπει να είστε σίγουροι ότι όχι μόνο θα είναι ωραίο αλλά θα αποφέρει και κέρδος. Και μια ανάλυση κόστους θα σας βοηθήσει να το διασφαλίσετε από την αρχή.

Τι είναι η ανάλυση κόστους και γιατί πρέπει να την κάνετε

Για να το θέσω εν συντομία, είναι α σύγκριση του κόστους του έργου και των εσόδων που θα αποφέρει το έργο στην εταιρεία μετά την επιτυχή παράδοσή του. Θα σας φανεί χρήσιμο, ειδικά για έργα μικρού και μεσαίου μεγέθους, τα οποία δεν χρειάζονται πολύ χρόνο για να ολοκληρωθούν.

Για να βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε υγιείς ταμειακές ροές, πρέπει να σκεφτείτε τόσο τα κέρδη όσο και τα περίοδος επιστροφής. (Για να αποφύγετε τη χρεοκοπία όσο περιμένετε να εξοφληθούν τα τιμολόγια - προσέξτε να ορίσετε σωστά την ημερομηνία λήξης!)

Για να το θέσω εν συντομία: το κύριο όφελος της ανάλυσης κόστους στη διαχείριση έργου είναι ότι αποκτάς μια συστημική προσέγγιση με το οποίο μπορείτε να προσδιορίσετε:

• Εάν ένα έργο είναι οικονομικά υγιές, υπερασπιστές και εφικτό και υπό ποιες προϋποθέσεις,
• Αμοιβαία σύγκριση των οικονομικών δυνατοτήτων των έργων, η οποία θα σας βοηθήσει να λάβετε αποφάσεις χαρτοφυλάκιο έργου.

Πότε να εκτελείτε ανάλυση κόστους

Φυσικά πριν δώσεις στην ομάδα το πράσινο φως. Αλλά προσέξτε - καθώς το έργο εξελίσσεται συνεχώς, θα πρέπει να ενημερώνετε τακτικά την ανάλυση. Ειδικά αν διαχειρίζεστε το έργο χρησιμοποιώντας το ευέλικτη μέθοδος και νέες εργασίες και αποτελέσματα παρατάσσονται στο δρόμο προς το τελικό προϊόν.

Σε αυτή την περίπτωση, είναι πολύ πιθανό το αποτέλεσμα της ανάλυσης να παρουσιάζει διακυμάνσεις. Επομένως, ορίστε ένα όριο (σε ποσοστό) για να ορίσετε τι είναι απλώς μια απόκλιση στους υπολογισμούς κατά τον τακτικό έλεγχο και όταν είναι ήδη ένα προειδοποιητικό σημάδι ότι κάτι δεν πάει καλά.

Για να βεβαιωθείτε ότι το έργο σας είναι όσο το δυνατόν πιο υγιές οικονομικά ήδη κατά τη φάση της προετοιμασίας, χρησιμοποιήστε το εργαλεία οικονομικής διαχείρισης – προχωρήστε σύμφωνα με αυτά τα πέντε βήματα, συμ. ανάλυση κόστους.

1. Προετοιμάστε μια δομή ανάλυσης εργασίας – προκειμένου να προετοιμάσετε ουσιαστικό οικονομικό σχεδιασμό για το έργο σας, πρέπει πρώτα να μάθετε από τι αποτελείται το έργο. Επομένως, συγκαλέστε την ομάδα σας, κάντε ένα δίκαιο WBS (Work Breakdown Structure) και χωρίστε το μεγάλο έργο σε πολλές μικρότερες παραδόσεις.
2. Προετοιμάστε μια δομή ανάλυσης κόστους - χάρη σε CBS (Δομή Ανάλυσης Κόστους), μπορείτε δείτε και διαχειριστείτε τη χρηματοδότηση του έργου στο Easy Projects, συμπεριλαμβανομένου συγκεκριμένες εργασίες, απευθείας από την οπτική γωνία του χάρτη μυαλού που δημιουργήσατε στο προηγούμενο βήμα.
   
3. Ετοιμάστε τον Προϋπολογισμό του Έργου – εδώ μπορείτε να δείτε το λεπτομερής σχέση μεταξύ και πιθανών εσόδων, χάρη στην οποία μπορείτε είτε να υποβάλετε τον προϋπολογισμό στη διαχείριση για έγκριση, είτε να συζητήσετε τις ανησυχίες σας σχετικά με την επιστροφή των έργων και να τροποποιήσετε/απορρίψετε το έργο.
4. Η ανάλυση του έργου σας λειτούργησε άριστα; Συγχαρητήρια! Μπορείτε τώρα να ξεκινήσετε προετοιμασία την προσφορά τιμής για τον πελάτη.
5. Μόλις εγκριθεί η τιμή, μπορείτε να ξεκινήσετε να εργάζεστε για το έργο. Μετά έρχεται το συνεχής σταδιακή παρακολούθηση της χρηματοδότησης του έργου και επακόλουθη ενημέρωση της ανάλυσης στην πορεία των σπριντ.

Τι γίνεται με τις Εξαιρέσεις;

Υπάρχουν μερικά. Για ορισμένα έργα, είναι ξεκάθαρο στην αρχή του οικονομικός σχεδιασμός ότι τα έξοδα θα υπερβούν σημαντικά τα έσοδα. Στην πραγματικότητα όμως, ακόμη και ένα ζημιογόνο έργο μπορεί να θεωρηθεί επένδυση - ειδικά αν το δούμε από την άποψη μιας μακροπρόθεσμης στρατηγικής.

Για παράδειγμα, τα δημιουργικά γραφεία συνήθως εργάζονται για διάφορους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς ή φιλανθρωπικές οργανώσεις για ένα συμβολικό ποσό ή pro bono, αλλά τα έργα μπορεί να βοηθήσουν στη βελτίωση της εικόνας και στη δημιουργία ενός αξέχαστο και ισχυρό δημιουργικό. Αυτό μπορεί στη συνέχεια να φέρει νέους πελάτες στην εταιρεία.

Οι προσφορές είναι ένα καλό παράδειγμα – ο πελάτης θέτει συχνά πολύ στενές προθεσμίες. Ως ικανός διαχειριστής έργου, πρέπει βρείτε πόρους γρήγορα και κάντε ένα έργο flash. Η ανταμοιβή για τη συμμετοχή στον διαγωνισμό είναι συνήθως συμβολική (ή και καμία) και η ίδια η «διαγωνισμός» είναι επομένως εξαιρετικά μειονεκτική από την άποψη της ανάλυσης κόστους.

Ωστόσο, όταν νικάτε τον ανταγωνισμό με τις ιδέες και τις λύσεις σας, δεν έχετε μόνο μια νέα πηγή χρηματοδότησης αλλά και ευκαιρίες για επιχειρηματική ανάπτυξη και όλα τα μέλη της ομάδας.

Χαρακτηριστικά

Η ανάλυση κόστους-οφέλους θα πρέπει να είναι ένα από τα πέντε βήματα απαραίτητα για την οικονομική υγεία του έργου. Ένας ικανός διαχειριστής έργου δεν είναι μόνο ο «εκτελεστής της αποστολής», αλλά σκέφτεται τα οικονομικά και στρατηγικά οφέλη του έργου ακόμη και πριν ξεκινήσει η εργασία.

Για να προετοιμάσετε μια ειλικρινή ανάλυση που βασίζεται σε δεδομένα, είναι πιο εύκολο και αποτελεσματικό να χρησιμοποιείτε διασυνδεδεμένα εργαλεία διαχείρισης έργων - ειδικά WBS και CBS. Ακόμα κι αν η ανάλυση αποδειχθεί καλή για το έργο σας, πρέπει να επαναληφθεί και να ενημερωθεί, ειδικά για έργα που διαχειρίζονται με την ευέλικτη μέθοδο.